Personalfristen verpasst: Was passiert dann?

Der Entscheidungsbaum zeigt in fünf Fragen, welche Frist bei dir am ehesten unbeobachtet läuft.

Neun Fristen im Überblick

Die Tabelle zeigt, welche Folge jede Frist hat.

Frist	Läuft	Wenn sie durchrutscht	Grundlage
Befristungsende	zum Enddatum im Vertrag	Weiterarbeit mit deinem Wissen ohne Widerspruch: unbefristet	§ 15 Abs. 6 TzBfG
Schriftform der Befristung	vor Arbeitsbeginn	Befristung unwirksam, Vertrag unbefristet	§ 14 Abs. 4, § 16 TzBfG
Wartezeit	sechs Monate ab Beginn	Kündigungsschutz greift, Kündigung braucht Grund	§ 1 Abs. 1, § 23 KSchG
Probezeit	höchstens sechs Monate	Zwei-Wochen-Frist entfällt, es gilt die Grundfrist	§ 622 Abs. 1, 3 BGB
Urlaubshinweis	vor dem Jahresende	gesetzlicher Mindesturlaub verfällt nicht, wächst an, wird abgegolten	§ 7 BUrlG, BAG 9 AZR 423/16
BEM-Angebot	ab sechs Wochen in zwölf Monaten	krankheitsbedingte Kündigung schwer zu halten	§ 167 Abs. 2 SGB IX, BAG 2 AZR 138/21
Nachweis	erster Tag, siebter Tag, ein Monat	Bußgeld bis 2.000 Euro	§ 2, § 4 NachwG
Zeugnis	bei Beendigung	Mahnung, Verzug, möglicher Schadensersatz	§ 109 GewO, §§ 280, 286 BGB
Fristlose Kündigung	zwei Wochen ab Kenntnis	fristlose Kündigung nicht mehr möglich	§ 626 Abs. 2 BGB

Bußgelder sind selten der teure Teil. Teuer werden Verträge, die du nicht mehr beenden kannst, und Ansprüche, die sich jedes Jahr aufbauen.

Die Fristen einzeln

Befristung

Läuft ein befristeter Vertrag ab und arbeitet die Person mit deinem Wissen weiter, gilt er als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn du nicht unverzüglich widersprichst. Eine Tageszahl nennt das Gesetz nicht. Fehlt schon bei Arbeitsbeginn die Schriftform, ist die Befristung unwirksam und der Vertrag gilt als unbefristet. Trag das Enddatum acht Wochen vorher ein und halte schriftlich fest, ob die Person bleibt. Die Regeln im Einzelnen stehen im Artikel zum befristeten Arbeitsvertrag.

Wartezeit und Probezeit

Hat das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate ohne Unterbrechung bestanden, greift der Kündigungsschutz. Bei rechnerisch mehr als zehn Beschäftigten brauchst du dann für eine Kündigung einen Grund (§ 23 KSchG). In der Probezeit, längstens sechs Monate, gilt eine Kündigungsfrist von zwei Wochen, danach vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Beide enden oft in derselben Woche, deshalb legst du einen Monat vorher ein Gespräch und drei Wochen vorher die Entscheidung fest. Wie du Beschäftigte zählst, steht im Artikel zum Kündigungsschutzgesetz, die Fristen im Artikel zur Kündigung in der Probezeit.

Urlaubshinweis

Gesetzlicher Mindesturlaub erlischt nur, wenn du die Person zuvor aufgefordert hast, ihn zu beantragen, und klar und rechtzeitig auf den Verfall hingewiesen hast (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Ohne Hinweis beginnt auch die Verjährung nicht (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Die Tage sammeln sich über Jahre an, und beim Austritt wird der Urlaub abgegolten.

Der Rechner nimmt vereinfacht Monatsgehalt mal drei geteilt durch 65 Arbeitstage, die genaue Berechnung nach § 11 BUrlG kann abweichen. Haben sechs Beschäftigte je zehn Tage aus Vorjahren offen, sind das bei 3.900 Euro Monatsgehalt 6 x 10 x 180 = 10.800 Euro, sobald sie gehen. Schick den Hinweis deshalb jedes Jahr im Herbst einzeln und schriftlich, etwa mit dem Urlaubsverfall-Hinweis-Generator. Die Regeln stehen im Artikel zum Resturlaub.

BEM

Ist jemand innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, musst du ein Eingliederungsmanagement anbieten, auch ohne Schwerbehinderung. Hast du es nicht angeboten, musst du in einem Kündigungsprozess darlegen und beweisen, dass auch ein BEM nicht hätte helfen können (BAG, 18.11.2021, 2 AZR 138/21). Zähle laufend über den Jahreswechsel hinweg und leg eine Warnung ab 35 Kalendertagen an. Die Schritte zeigt der Artikel zum BEM-Ablauf.

Nachweis

Parteien, Entgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung schriftlich vorliegen, Beginn, Ort, Tätigkeit und Probezeit am siebten Kalendertag, der Rest einen Monat nach Beginn. Wer den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig aushändigt, handelt ordnungswidrig, die Geldbuße kann bis zu 2.000 Euro betragen. Den Ablauf erklärt der Artikel zum Nachweisgesetz.

Zeugnis

Das Zeugnis ist bei Beendigung geschuldet (§ 109 GewO), eine feste Tageszahl nennt das Gesetz nicht. Mahnt die Person und du leistest nicht, gerätst du in Verzug. Schadensersatz wegen Verzögerung ist dann möglich, etwa wenn eine Bewerbung daran scheitert. Formulierungen stehen im Artikel zu Zeugnisformulierungen.

Fristlose Kündigung

Die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund kann nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Frist läuft ab dem Moment, in dem die kündigungsberechtigte Person die maßgebenden Tatsachen kennt, nicht ab dem Vorfall, danach bleibt dir die ordentliche Kündigung. Notiere bei jedem schweren Vorfall sofort Datum und Uhrzeit der Kenntnis. Mehr im Artikel zur Kündigung durch den Arbeitgeber.

Wenn es schon passiert ist

Eine verpasste Frist lässt sich meist nicht rückgängig machen, aber der Schaden lässt sich begrenzen. Die Tabelle nennt den ersten Schritt je Versäumnis.

Versäumnis	Erster Schritt	Was offen bleibt
Befristung ist weitergelaufen	Prüfe, ob du den Vertrag ohnehin entfristen willst, und halte es schriftlich fest	Eine neue sachgrundlose Befristung mit derselben Person ist nicht zulässig, wenn sie schon bei dir beschäftigt war (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG)
Schriftform fehlte	Lass die Person den Vertrag künftig vor Arbeitsbeginn unterschreiben	Der bisherige Zeitraum bleibt unbefristet; kündigen kannst du auch vor dem vereinbarten Ende (§ 16 Satz 2 TzBfG)
Urlaubshinweis fehlte	Versende ihn jetzt an alle, einzeln und schriftlich	Alte Ansprüche bleiben bestehen, weil sie ohne Hinweis nicht verfallen sind
BEM nicht angeboten	Biete es an, sobald du den Fehler bemerkst, und dokumentiere das Angebot	Wie sich das in einem späteren Verfahren auswirkt, hängt vom Einzelfall ab
Nachweis zu spät	Händige ihn sofort aus und quittiere den Empfang	Der Verstoß war schon eingetreten, als die Frist verstrich
Zwei Wochen bei fristloser Kündigung verstrichen	Prüfe die ordentliche Kündigung mit Frist	Die fristlose Kündigung ist für diesen Anlass nicht mehr möglich

Hol dir bei Streit mit einer Person früh einen Fachanwalt für Arbeitsrecht dazu.

Fristenkalender aufbauen

Führe die Liste an einem Ort, benenne eine verantwortliche Person samt Vertreter und geh die Liste einmal im Monat gemeinsam durch. Die Vorlage trägst du für jede Person bei Eintritt ein, die Platzhalter rechnest du vom vereinbarten Beginn aus.

Die Erinnerungen vorher sind Empfehlungen, keine gesetzlichen Fristen. Den Urlaubshinweis für dieses Jahr schickst du jetzt, solange das Jahr läuft.

Wer die Fristen übernimmt

Ein Kalender in Eigenregie reicht, wenn jemand ihn pflegt. Der Steuerberater überwacht Fristen nur, wenn der Auftrag es nennt, HR-Software erinnert, handelt aber nicht. Lintelly, unser eigenes Angebot, übernimmt sie als ausgelagerte HR-Leitung, den Vergleich der Wege findest du im Artikel zu Software, externer Personalabteilung und eigener Stelle.

Checkliste für deine Fristen