Lintelly, die Marke hinter diesem Blog, bietet selbst eine externe HR-Leitung an und hat damit ein Eigeninteresse. Die Preise stehen auf der Startseite. Die Preise unten sind Angaben anderer Anbieter, die Rechnung gilt für jeden.
Was externe Anbieter 2026 verlangen
Eine Preisliste für den ganzen Markt gibt es nicht, einen Verbandsdurchschnitt für externe Personalabteilungen haben wir nicht gefunden. Es gibt aber Preisseiten einzelner Anbieter. Diese Angaben haben wir am 14.10.2026 auf den Seiten selbst geprüft:
| Modell | Anbieter und Angabe | Was drin ist | Quelle |
|---|---|---|---|
| Pauschale (Retainer) | Digivi: ab rund 800 € im Monat, steigt mit Mitarbeiterzahl und Umfang | Umfang laut Vertrag | Digivi, August 2026 |
| Beratungspaket | HRzlich: HR-Sparring 1.850 € im Monat | wöchentlicher Austausch bis 60 Minuten, für Softwarefirmen mit 15 bis 150 Mitarbeitenden | HRzlich |
| Recruiting-Paket | HRzlich: 2.650 € im Monat | Einstellungen ohne Vermittlungsprovision | HRzlich |
| Stundensatz | HRklar: ab 75 € netto je Stunde, ausdrücklich Untergrenze | Module mit Festpreis nach Erstgespräch, Reisekosten und Software extra | HRklar |
| Stundensatz | Parakar: HR-Services ab 130 € je Stunde | ohne Mindestlaufzeit | Parakar |
| Interim HR | MC Executives: 1.000 bis 1.700 € je Tag | Werte aus Projekten im DACH-Raum 2024 und 2025 | MC Executives |
| Lohnabrechnung | Parakar: ab 29 € je Kopf und Monat | nur Abrechnung | Parakar |
Alle Werte sind "ab"-Preise der Anbieter, kein Marktdurchschnitt. Was am Ende auf deiner Rechnung steht, hängt vom Umfang ab. Drei Preismodelle tauchen immer wieder auf:
- Pauschale im Monat: Du zahlst einen festen Betrag und bekommst einen vereinbarten Umfang. Gut planbar, aber nur vergleichbar, wenn im Vertrag steht, wie viele Stunden oder welche Aufgaben enthalten sind.
- Stundensatz: Du zahlst, was anfällt. In ruhigen Monaten wenig, in einem Monat mit drei Kündigungen viel. Frag nach einem Monatsdeckel.
- Tagessatz: Typisch für Interim. Eine Person arbeitet an festen Tagen in deinem Betrieb, oft mit Führungsverantwortung auf Zeit.
So rechnest du eine Pauschale auf den Kopf um: 800 € im Monat sind bei 30 Mitarbeitenden rund 27 € je Kopf, bei 75 rund 11 €. Das Paket für 1.850 € sind bei 30 Mitarbeitenden rund 62 € je Kopf, bei 75 rund 25 €. Ob das günstig ist, zeigt erst der Vergleich mit der eigenen Stelle.
Die Rechnung für eine eigene Stelle
Du trägst die Beiträge zur Sozialversicherung mit der Person je zur Hälfte (§ 249 SGB V, § 58 SGB XI). Für 2026 ergibt sich:
| Beitrag 2026 | Satz Arbeitgeber |
|---|---|
| Krankenversicherung (14,6 Prozent allgemein, hälftig) | 7,3 Prozent |
| Zusatzbeitrag (durchschnittlich 2,9 Prozent, hälftig) | 1,45 Prozent |
| Rentenversicherung (18,6 Prozent, hälftig) | 9,3 Prozent |
| Arbeitslosenversicherung (2,6 Prozent, hälftig) | 1,3 Prozent |
| Pflegeversicherung (Arbeitgeberanteil) | 1,8 Prozent |
| Summe | 21,15 Prozent |
Quellen: Bundesgesundheitsministerium für Kranken- und Zusatzbeitrag, § 341 SGB III für die Arbeitslosenversicherung, Techniker Krankenkasse für Renten- und Pflegeversicherung. Der Zusatzbeitrag hängt von der Kasse der Person ab, in Sachsen fällt der Pflegeanteil des Arbeitgebers niedriger aus (§ 58 Abs. 3 SGB XI). Die Summe ist ein Richtwert.
Die Rechnung gilt für Gehälter bis 5.812,50 € im Monat, der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung. Darüber sinkt der Aufschlag, weil die Beitragsgrenzen greifen. Zahlst du Weihnachtsgeld, rechne es zum Jahresgehalt.
Rechner
Was kostet die Stelle, und wann ist extern gleich teuer?
Gehalt ist deine Annahme. Aufschlag 21,15 Prozent, ohne Umlagen, Unfallversicherung, Arbeitsplatz. Keine Rechtsberatung.
Eigene Stelle
5.452 € pro Monat
Gleichstand je Kopf bei 30 Mitarbeitenden
182 € pro Monat
Gleichstand je Kopf bei 75 Mitarbeitenden
73 € pro Monat
Arbeitgeberanteil 2026: BMG, § 341 SGB III, TK (Abruf 14.10.2026). Gehalt: Annahme des Lesers.
| Schritt | 30 Mitarbeitende | 75 Mitarbeitende |
|---|---|---|
| Bruttogehalt im Monat (Annahme) | 4.500,00 € | 4.500,00 € |
| plus 21,15 Prozent Arbeitgeberanteil | 951,75 € | 951,75 € |
| Kosten der Stelle im Monat | 5.451,75 € | 5.451,75 € |
| Kosten im Jahr | 65.421 € | 65.421 € |
| Gleichstand je Kopf und Monat | 181,73 € | 72,69 € |
Weil Umlagen, Unfallversicherung und Arbeitsplatz fehlen, sind die Gleichstandspreise eine Untergrenze: Die Stelle kostet in Wirklichkeit mehr. Wie hoch die Posten bei dir sind, siehst du in deiner Buchhaltung. Das Gehalt für deine Region und Aufgabe findest du im Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit.
Neben die Anbieterpreise gelegt: Die Pauschale ab 800 € liegt bei 30 Mitarbeitenden mit 27 € je Kopf weit unter dem Gleichstand von 182 €. Bei 75 Mitarbeitenden liegt sie mit 11 € ebenfalls darunter. Dann zählt vor allem, ob der Umfang reicht.
Vier Wege im Jahresvergleich
Ein Beispiel: eine Spedition mit 75 Mitarbeitenden und, zum Vergleich, ein Betrieb mit 30. Die Stundenzahlen sind Annahmen, die Preise stammen aus der Tabelle oben.
| Weg | Annahme | Kosten im Jahr |
|---|---|---|
| Eigene Stelle, Vollzeit | 4.500 € brutto | 65.421 € plus Umlagen und Arbeitsplatz |
| Pauschale | ab 800 € im Monat | ab 9.600 € |
| Stundenmodell, 20 Stunden im Monat | 75 bis 130 € je Stunde | 18.000 bis 31.200 € |
| Stundenmodell, 40 Stunden im Monat | 75 bis 130 € je Stunde | 36.000 bis 62.400 € |
| Interim, ein Tag pro Woche, 45 Wochen | 1.000 bis 1.700 € je Tag | 45.000 bis 76.500 € |
| Nur Software, 75 Mitarbeitende | ab 2,99 € je Kopf | ab rund 2.700 € |
| Nur Software, 30 Mitarbeitende | ab 2,99 € je Kopf | ab rund 1.080 € |
Solange du unter etwa 40 Stunden Personalarbeit im Monat hast, ist jeder externe Weg außer Interim günstiger als die eigene Stelle. Interim mit einem Tag pro Woche kostet über ein ganzes Jahr fast so viel wie die Stelle. Es lohnt sich deshalb für Lücken und Projekte. Software allein ist am billigsten, nimmt dir aber keine Arbeit ab.
In der Spedition fällt außerdem viel Lohnarbeit an: Schichten, Zuschläge, Spesen. Die Lohnabrechnung steht in keiner Zeile der Tabelle, weil sie bei jedem Weg dazukommt.
Halbe Auslastung, doppelter Stundenpreis
Der Gleichstandspreis sagt nicht, wie viele Stunden Arbeit du bekommst. Nimm als Annahme 1.600 nutzbare Stunden im Jahr: 2.080 Stunden bei 40 Wochenstunden, minus rund 480 Stunden für Urlaub, Feiertage und Krankheit (keine Statistik). Dann kostet eine Stunde der Stelle aus dem Beispiel 65.421 € ÷ 1.600 = rund 41 €. Brauchst du nur die Hälfte, also 800 Stunden, zahlst du dieselben 65.421 € und kommst auf rund 82 € je Stunde.
Das ist die Zahl, die in keinem Angebot steht: deine eigene Auslastung. Eine halb beschäftigte Stelle ist je Stunde teurer als der günstigste Anbieter aus der Tabelle oben, der ab 75 € netto beginnt.
Ein externes Angebot rechnest du genauso: Monatspreis geteilt durch die enthaltenen Stunden. Beim Stundenmodell ist der Gleichstand einfach zu finden:
| Stundensatz extern | Gleichstand mit der Stelle | je Monat |
|---|---|---|
| 75 € (HRklar, Untergrenze) | 65.421 € ÷ 75 € = 872 Stunden im Jahr | rund 73 Stunden |
| 130 € (Parakar, ab) | 65.421 € ÷ 130 € = 503 Stunden im Jahr | rund 42 Stunden |
Unter diesen Stunden ist extern günstiger, darüber die Stelle. Beim Beratungspaket für 1.850 € im Monat mit bis zu 60 Minuten pro Woche kommst du auf gut vier Stunden im Monat und damit auf über 400 € je Gesprächsstunde. Der Preis gilt für ein anderes Produkt: Beratung für dich. Sachbearbeitung, die dir Arbeit abnimmt, steckt darin nicht. Lies bei jedem Paket, ob jemand berät oder ob jemand die Arbeit macht.
Ob Fachwissen und Vertretung im Angebot stecken, steht im Vertrag, frag danach. Wie du den Bedarf misst, beschreibt Ab wie vielen Mitarbeitenden braucht es eine Personalabteilung? Was bei jedem Weg bei dir bleibt, steht in Personalarbeit auslagern: Was bleibt bei dir?
Interim: teuer je Tag, günstig für eine Lücke
Interim HR heißt: Eine erfahrene Person übernimmt auf Zeit, oft die Leitung, zum Beispiel wenn deine HR-Person kündigt, in Elternzeit geht oder ein Umbau ansteht. Ein Vermittler nennt dafür 1.000 bis 1.700 € je Tag (MC Executives). Ein anderer Anbieter rechnet Interim nach Tagen ab, mit mindestens einem Tag pro Woche (HRklar).
Rechne in Tagen, nicht in Monaten:
| Einsatz | Tage | Kosten bei 1.000 bis 1.700 € |
|---|---|---|
| 3 Monate, 1 Tag pro Woche | 13 | 13.000 bis 22.100 € |
| 3 Monate, 2 Tage pro Woche | 26 | 26.000 bis 44.200 € |
| Gleichstand mit einem Jahr eigener Stelle | 38 bis 65 | 65.421 € |
Für eine Vakanz von drei Monaten ist Interim also bezahlbar, auch wenn der Tagessatz hoch wirkt. Als Dauerlösung kostet es mehr als die Stelle. Wird aus einem Interim-Einsatz ein Dauerzustand mit festen Arbeitszeiten und Weisungen, prüf den Status: Ob eine Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt, kann die Deutsche Rentenversicherung Bund auf Antrag entscheiden (§ 7a SGB IV). Was du bei einer Kündigung der HR-Person zuerst sicherst, steht in Die einzige HR-Person geht: Was tun?
Lohnabrechnung kommt bei jedem Weg dazu
Gibst du die Lohnabrechnung an Steuerkanzlei oder Lohnbüro, ist das ein eigener Posten neben der Personalarbeit. Ein Anbieterratgeber nennt für externe Standardlösungen diese Richtwerte je Mitarbeitendem und Monat (LOHN24):
| Betriebsgröße | je Kopf und Monat | bei 30 im Jahr | bei 75 im Jahr |
|---|---|---|---|
| 21 bis 50 Mitarbeitende | 8 bis 13 € | 2.880 bis 4.680 € | |
| 51 bis 100 Mitarbeitende | 7 bis 12 € | 6.300 bis 10.800 € |
Für Baulohn, Pflege und Gastronomie nennt derselbe Ratgeber 18 bis 30 €. Parakar beginnt bei 29 € je Kopf. Frag bei Schichtbetrieb und Spesen nach, was im Preis steckt. Liegt der Lohn schon bei der Kanzlei, bleiben Verträge, Fristen und Gespräche trotzdem bei dir. Darum geht es in Steuerberater macht Lohn: Wer macht das Personal?
HR-Software ab 3 Euro je Kopf
Eine Vergleichsseite nennt für 2026 Listenpreise ab 2,99 € (absence.io), 3,15 € (Lucca), 5,40 € (Kenjo), 5,50 € (HeavenHR) und 8 € (Factorial) je Mitarbeitendem und Monat (Find-Your-Software). Bei 30 Mitarbeitenden sind das ab etwa 90 € im Monat, bei 75 ab etwa 225 €. Einrichtung und Zusatzmodule kommen oft dazu. Software ordnet Daten und erinnert an Fristen. Die Arbeit erledigt sie nicht. Welche Lücke welcher Weg schließt, steht in HR-Software, extern oder eigene Stelle?
Was die 65.400 € nicht enthalten
Nicht drin sind Umlagen und gesetzliche Unfallversicherung, Arbeitsplatz, Software, Weiterbildung, die Suche nach der Person und die Vertretung. Eine Stelle ist außerdem nicht an jedem Arbeitstag da: Der gesetzliche Urlaub beträgt mindestens 24 Werktage (§ 3 BUrlG), bei einer Fünftagewoche sind das 20 Arbeitstage. Bei Krankheit zahlst du bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 EFZG), und die Arbeit bleibt liegen oder wird im Team aufgefangen. In der Probezeit kann die Person mit zwei Wochen Frist gehen (§ 622 Abs. 3 BGB), und du stehst wieder am Anfang.
Welcher Weg zu welchem Betrieb passt
Aus den Zahlen oben ergeben sich vier typische Fälle:
- 30 Mitarbeitende, wenig Wechsel: Selten mehr als 20 Stunden Personalarbeit im Monat. Eine Pauschale oder ein Stundenmodell plus Lohnbüro kostet einen Bruchteil der Stelle. Eine eigene Stelle wäre hier zum großen Teil bezahlte Leerlaufzeit.
- 75 Mitarbeitende, Schichtbetrieb, viele Einstellungen: Hier kann der Bedarf über 40 Stunden im Monat liegen. Miss ihn zwei Wochen lang, bevor du entscheidest. Liegst du über dem Gleichstand aus der Stundentabelle, rechnet sich die eigene Stelle, meist zusammen mit Software und externer Lohnabrechnung.
- Die HR-Person geht kurzfristig: Interim für die Lücke von einigen Wochen oder Monaten, parallel entscheidest du in Ruhe, ob du neu besetzt oder auslagerst.
- Du brauchst vor allem einen Sparringspartner: Ein Beratungspaket passt, wenn die Sachbearbeitung schon läuft und dir nur die zweite Meinung bei Kündigungen, Konflikten oder Gehaltsfragen fehlt.
Mischformen gehen auch, etwa eine Teilzeitkraft im Büro für die Verwaltung und externe Fachberatung für Kündigungen und Konflikte.
Angebote vergleichbar machen
Externe Preise sind meist netto. Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent (§ 12 UStG). Ziehst du Vorsteuer ab (§ 15 UStG), zählt für dich der Nettopreis. Kannst du keine Vorsteuer abziehen, rechne mit dem Bruttopreis: Aus 75 € werden dann 89,25 € je Stunde, und der Gleichstand mit der Stelle sinkt entsprechend.
Bevor Personaldaten an einen Dienstleister gehen, brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Frag danach, bevor du unterschreibst.
Diese Fragen machen zwei Angebote vergleichbar:
- Wie viele Stunden sind im Monatspreis enthalten, und was kostet jede weitere?
- Wie schnell kommt eine Antwort, wenn eine Kündigung oder eine Abmahnung ansteht?
- Wer vertritt, wenn die zuständige Person Urlaub hat?
- Wie lange läuft der Vertrag, und mit welcher Frist kommst du raus?
- Was ist ausdrücklich nicht enthalten: Lohnabrechnung, Recruiting, Reisekosten, Software?
- Berät der Anbieter nur, oder erledigt er auch Verträge, Fristen und Schreiben?
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Häufige Fragen
Was kostet ein Personalreferent den Arbeitgeber im Jahr?
Das Bruttogehalt mal zwölf plus Sonderzahlungen, dazu rund 21 Prozent Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung. Umlagen, Unfallversicherung, Arbeitsplatz und Software kommen obendrauf. Bei 4.500 € brutto im Monat sind es für Gehalt und Anteil etwa 65.400 €.
Was kostet eine externe Personalabteilung?
Eine einheitliche Preisliste gibt es nicht. Anbieter nennen 2026 zum Beispiel Pauschalen ab rund 800 € im Monat, Beratungspakete um 1.850 € im Monat und Stundensätze ab 75 oder 130 € netto. Vergleichbar wird es, wenn du den Monatspreis durch die enthaltenen Stunden teilst.
Was kostet ein Interim HR Manager pro Tag?
Ein Vermittler nennt für 2024 und 2025 im deutschsprachigen Raum 1.000 bis 1.700 € je Tag. Bei 1.000 € je Tag kosten 65 Einsatztage so viel wie eine eigene Stelle mit 4.500 € brutto ein ganzes Jahr.
Was kostet HR-Software für 30 Mitarbeitende?
Laut Listenpreisen 2026 beginnen Anbieter bei etwa 3 bis 8 € je Mitarbeitendem und Monat, bei 30 Personen also ab etwa 90 €. Einrichtung, Lohnabrechnung und Zusatzmodule kommen oft dazu.
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich eine eigene HR-Stelle?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Es zählt, ob dauerhaft genug Personalarbeit für die Stelle anfällt. Bei Stundensätzen von 75 bis 130 € lohnt sich die Stelle aus dem Beispiel ab etwa 42 bis 73 Stunden Bedarf im Monat.
Wer macht die Arbeit, wenn die HR-Person Urlaub hat oder krank ist?
Bei einer eigenen Stelle du oder jemand, den du einplanst. Bei einer externen Lösung klärst du die Vertretung im Vertrag und lässt dir die Reaktionszeit zusagen.
Kann ich HR auch nur teilweise auslagern?
Ja, einzelne Aufgabenblöcke lassen sich abgeben, etwa Lohnabrechnung, Fristen oder Verträge. Was dann bei dir bleibt, beschreibt der Artikel zum Auslagern der Personalarbeit.