BEM-Rechner: Ab wann musst du ein BEM anbieten?

Wann die BEM-Pflicht beginnt

Sobald eine beschäftigte Person innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, musst du ihr ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten. So steht es in § 167 Abs. 2 SGB IX. Es spielt keine Rolle, ob die sechs Wochen am Stück kamen oder sich aus vielen kurzen Krankmeldungen zusammensetzen. Drei Wochen im Februar, eine Woche im Mai und zehn einzelne Tage über das Jahr verteilt reichen genauso wie eine lange Erkrankung.

Die Pflicht gilt für jede Firma, unabhängig von der Größe. Auch ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten muss das BEM anbieten. Sie gilt außerdem für alle Beschäftigten. Die Vorschrift steht zwar im Schwerbehindertenrecht, eine Schwerbehinderung ist aber keine Voraussetzung. Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende sind eingeschlossen.

Anbieten heißt nicht durchführen. Die Person entscheidet frei, ob sie mitmacht. Lehnt sie ab, ist deine Pflicht für diesen Anlass erfüllt, wenn die Einladung ordentlich war. Deshalb ist die Einladung der wichtigste Schritt, und deshalb lohnt es sich, sie sauber zu dokumentieren.

Wie die sechs Wochen gezählt werden

Das Jahr ist nicht das Kalenderjahr. Gemeint sind die letzten zwölf Monate, rückwärts gerechnet ab dem Tag, an dem du prüfst. Krankheitszeiten fallen also nach einem Jahr aus der Rechnung heraus, neue kommen hinzu. Wer im Dezember und Januar je vier Wochen krank war, überschreitet die Grenze im Januar, obwohl in keinem einzelnen Kalenderjahr mehr als vier Wochen zusammenkommen.

Offen ist, ob sechs Wochen als 42 Kalendertage oder als Arbeitstage zu verstehen sind. Bei einer Fünf-Tage-Woche wären das 30 Arbeitstage. Bei einer langen Erkrankung macht das kaum einen Unterschied. Bei vielen Kurzerkrankungen, die oft an Wochenenden grenzen, kann es mehrere Wochen ausmachen. Der Rechner zeigt deshalb beide Werte nebeneinander. Unsere Empfehlung: Biete das BEM an, sobald einer der beiden Werte die Grenze überschreitet.

Gezählt werden die Tage, die auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stehen, also auch Wochenenden und Feiertage innerhalb einer Krankmeldung. Seit dem 30.07.2026 nennt § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX ausdrücklich auch Zeiten, in denen jemand teilweise arbeitsunfähig ist. Trag solche Zeiten deshalb mit ein. Eine Kur oder Reha zählt mit, wenn die Person in dieser Zeit arbeitsunfähig war. Tage, an denen jemand krank zur Arbeit kam, zählen nicht. Auch die Krankheit eines Kindes zählt nicht, weil dann nicht die beschäftigte Person selbst arbeitsunfähig ist. Für die Arbeitstage zählt der Rechner nur Tage, an denen die Person laut deiner Auswahl regulär gearbeitet hätte.

So läuft ein BEM in einer kleinen Firma ab

Der Ablauf ist gesetzlich nicht im Detail vorgeschrieben. Bewährt hat sich ein einfaches Muster in vier Schritten. Erstens die schriftliche Einladung mit dem Hinweis auf die Ziele des BEM und darauf, welche Daten du erhebst und wer sie sieht. Das verlangt § 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX ausdrücklich. Fehlt dieser Hinweis, gilt das BEM als nicht ordnungsgemäß angeboten.

Zweitens ein Erstgespräch, in dem ihr klärt, ob und wie es weitergeht. Die Person kann eine Vertrauensperson eigener Wahl mitbringen. Den Betriebsrat und bei schwerbehinderten Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung beteiligst du, wenn die Person zustimmt. So steht es in § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX. Den Betriebsarzt holst du dazu, wenn es medizinische Fragen gibt.

Drittens die Suche nach Maßnahmen. Typisch sind ein angepasster Arbeitsplatz, andere Arbeitszeiten, eine stufenweise Wiedereingliederung, eine Umsetzung auf eine andere Stelle oder Leistungen der Rentenversicherung oder des Integrationsamts. Viertens die Umsetzung mit einem Termin, an dem ihr prüft, ob die Maßnahmen wirken. Ein BEM kann nach einem Gespräch zu Ende sein, wenn es keine sinnvolle Maßnahme gibt. Auch das hältst du fest.

Ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb mit 35 Beschäftigten: Ein Monteur fällt nach einer Schulter-OP sieben Wochen aus. Im BEM-Gespräch stellt sich heraus, dass Überkopfarbeit noch Monate schwierig bleibt. Ihr vereinbart eine stufenweise Wiedereingliederung über vier Wochen, eine Hebebühne für die Deckenmontage und für ein Quartal mehr Einsätze in der Werkstattvorbereitung. Nach drei Monaten trefft ihr euch noch einmal und schließt das BEM ab. Der ganze Vorgang passt auf zwei Seiten Papier und kostet weniger als eine neue Stellenbesetzung.

Datenschutz: was in die Personalakte gehört und was nicht

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Im BEM erfährst du oft mehr, als du für die Personalakte brauchst. Deshalb führst du eine getrennte BEM-Akte, auf die nur die am Verfahren Beteiligten Zugriff haben. In die Personalakte kommen nur die Einladung, die Antwort der Person und die vereinbarten Maßnahmen, also zum Beispiel ein höhenverstellbarer Tisch oder veränderte Arbeitszeiten.

Diagnosen musst du nicht kennen und solltest sie auch nicht abfragen. Für das BEM reicht es zu wissen, welche Einschränkungen es bei der Arbeit gibt. Lege vorher fest, wann du die BEM-Unterlagen löschst, und schreib es in die Einladung. Eine gesetzliche Frist gibt es dafür nicht. Üblich sind wenige Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

Die Zahl der Krankheitstage selbst darfst du für die Prüfung der BEM-Pflicht auswerten. Dieser Rechner speichert nichts. Alle Eingaben bleiben in deinem Browser und verschwinden, wenn du die Seite schließt.

Was passiert, wenn du kein BEM anbietest

Ein fehlendes BEM ist für sich genommen kein Bußgeldtatbestand. Teuer wird es bei einer krankheitsbedingten Kündigung. Wenn das Kündigungsschutzgesetz gilt, musst du vor Gericht zeigen, dass es kein milderes Mittel als die Kündigung gab. Hast du kein BEM angeboten, trägst du die volle Beweislast dafür, dass auch ein BEM nichts geändert hätte. Das gelingt in der Praxis selten. Viele krankheitsbedingte Kündigungen scheitern genau an diesem Punkt.

Ein ordentlich angebotenes BEM, das die Person abgelehnt hat, entlastet dich dagegen. Ebenso ein BEM, das ohne Ergebnis endete, weil es keinen geeigneten Arbeitsplatz gab. Wichtig ist auch der Zeitpunkt: Wird die Person nach einem abgeschlossenen BEM erneut länger als sechs Wochen krank, ist grundsätzlich ein neues BEM fällig, auch wenn das letzte erst wenige Monate zurückliegt.

Der Rechner ersetzt keine Prüfung der Kündigung. Er hilft dir, die Pflicht rechtzeitig zu erkennen. Am einfachsten ist ein fester Rhythmus: Einmal im Monat prüfst du alle Krankmeldungen, und wer die Grenze überschreitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen eine Einladung.