Lintelly, die Marke hinter diesem Blog, bietet selbst eine externe HR-Leitung an und hat damit ein Eigeninteresse. Die Prüffragen in diesem Artikel gelten für jeden Anbieter gleich. Der Entscheidungsbaum führt dich in wenigen Fragen zu einer Richtung.
Entscheidungshilfe
Welcher Weg passt zu deiner Lücke?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Weißt du für jede Person aus dem Stand, wann Probezeit, Befristung und Hinweis zum Urlaubsverfall anstehen?
Gemeint ist: ohne lange Suche in Ordnern und Postfächern.
Welche Lücke hast du?
Meist fehlt eines von drei Dingen: Zeit, Wissen oder Überblick. Jede Lücke zeigt in eine andere Richtung.
| Lücke | Woran du sie erkennst | Passender Weg |
|---|---|---|
| Überblick | Du suchst Verträge in mehreren Ordnern, Fristen stehen nur im Kopf | HR-Software mit Fristenerinnerung |
| Zeit | Personalarbeit landet abends oder bei Leuten, die dafür keine Zeit haben | Externe Personalabteilung oder zusätzliche Stelle, je nach Umfang |
| Wissen | Niemand kann sagen, ob eine Befristung oder Kündigung formal sauber ist | Externe Fachprüfung, eigene Stelle mit Arbeitsrechtswissen |
Die Lücken treten oft gemeinsam auf. Dann sortierst du nach Dringlichkeit. Eine Befristung, die ohne Schriftform abgeschlossen wurde, ist ein Wissensproblem mit Folgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Eine volle Urlaubsliste ist ein Überblicksproblem mit Geduld. Schreibe zu jeder Lücke einen konkreten Vorfall der letzten zwölf Monate auf. Ohne Vorfall hast du nur eine Vermutung. Wie sich die Frage zur Betriebsgröße verhält, steht im Artikel Ab wie vielen Mitarbeitenden braucht es eine Personalabteilung?
Aufgabe für Aufgabe zuordnen
Was eine externe Personalabteilung tatsächlich macht, steht im Vertrag, die Spalte zeigt häufige Zuschnitte. Die letzte Spalte nennt, was in jedem Fall bei dir liegt.
| Aufgabe | HR-Software | Externe Personalabteilung | Eigene Stelle | Bleibt bei dir |
|---|---|---|---|---|
| Vertragsstand und Personalakte | speichert und sortiert | pflegt die Ablage, prüft Vollständigkeit | pflegt die Ablage | Zugriffsrechte |
| Fristen (Probezeit, Befristung) | erinnert an eingetragene Daten | führt den Kalender, meldet mit Vorlauf | führt den Kalender | Entscheidung, ob verlängert oder beendet wird |
| Arbeitsvertrag und Nachweis | füllt Vorlagen | entwirft, prüft Form und Pflichtangaben | entwirft | Unterschrift |
| Kündigung | stellt Vorlage bereit | entwirft, berechnet die Frist | entwirft | Entscheidung und eigenhändige Unterschrift |
| Zeugnis | liefert Textbausteine | entwirft | entwirft | Freigabe |
| Gespräche (Kritik, Gehalt, Rückkehr) | erinnert an Termine | bereitet vor, liefert Leitfaden | bereitet vor | Führung des Gesprächs |
| Fragen aus der Belegschaft | Selbstbedienung für Urlaub und Abwesenheit | Anlaufstelle, je nach Vertrag | Anlaufstelle im Haus | Regeln festlegen |
| Onboarding und Offboarding | Aufgabenlisten | stößt an, hält nach | setzt um | Begrüßung, Verabschiedung |
Bei Kündigung, Zeugnis und Arbeitsvertrag gibt das Gesetz die Form vor (§ 623 BGB, § 109 GewO, § 2 Abs. 1 NachwG), Software kann sie nicht ersetzen. Sie weiß auch nicht, wann eine Frist beginnt, etwa die Zwei-Wochen-Frist der fristlosen Kündigung ab Kenntnis der maßgebenden Tatsachen (§ 626 Abs. 2 BGB).
Lege zu jeder Zeile fest, wer vorbereitet, wer prüft und wer unterschreibt. Bleibt das bei einem Weg für zwei Zeilen offen, ist dort deine Lücke noch offen.
Was du je Weg vorab klärst
Bei HR-Software klärst du vor der Einführung den Datenschutz. Der Anbieter braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der ihn an deine dokumentierte Weisung bindet und Gegenstand, Dauer und Zweck festlegt (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Die Software gehört in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Als Pflichtfelder darf sie nur Daten verlangen, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind (§ 26 Abs. 1 BDSG). Kann sie Verhalten oder Leistung auswerten und gibt es einen Betriebsrat, kann Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen. Mehr dazu im Artikel Datenschutz im Personalbereich.
Bei einer externen Personalabteilung bleibt das Weisungsrecht bei dir (§ 106 GewO). Der Partner entscheidet nicht über Kündigungen, Gehälter oder Abmahnungen, er bereitet sie vor und du gibst sie frei. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt auch hier. Weitere Auftragsverarbeiter dürfen nur mit deiner Genehmigung arbeiten, frag deshalb nach Unterauftragnehmern. Arbeitet eine freiberufliche Person nach deinen Weisungen, in deinen Räumen und deiner Organisation, sind das Anhaltspunkte für eine Beschäftigung (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Beschreibe Aufgabe und Ergebnis, achte darauf, dass die gelebte Praxis dazu passt, und lass Zweifel prüfen. Macht heute dein Steuerberater den Lohn, deckt er meist nur die Abrechnung ab. Was dann offen bleibt, steht in Steuerberater macht Lohn: Wer macht das Personal?
Bei einer eigenen Stelle misst du den Aufwand zwei Wochen lang, bevor du ausschreibst. Wer die Stelle nach Gefühl zuschneidet, schreibt zu viel oder zu wenig aus. Die Person fällt bei Urlaub, Krankheit und Kündigung aus, und ein einzelner Kopf deckt selten Arbeitsrecht, Software, Recruiting und Führungsfragen zugleich ab. Für Rechtsfragen im Einzelfall braucht auch die Stelle einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Wie du den Ausfall absicherst, steht im Artikel Die einzige HR-Person geht, die Regeln zu Probezeit und Befristung der neuen Stelle im Artikel Befristeter Arbeitsvertrag.
Ein Rechenbeispiel
Die erfundene Beispielfirma Falkenau Dienstleistungen GmbH hat 70 Beschäftigte. Die Annahme: Büroleitung und Führungskräfte messen zwei Wochen und kommen zusammen auf 28 Stunden Personalarbeit pro Woche. Eine Vertretung für die Personalarbeit gibt es nicht. Die Stundenzahlen je Block sind eine Annahme, keine Statistik.
| Aufgabenblock | Stunden pro Woche | Wer ihn künftig trägt |
|---|---|---|
| Verwaltung (Akten, Urlaub, Abwesenheit) | 10 | Büro, mit HR-Software und Selbstbedienung |
| Fristen und Verträge | 6 | externe Personalabteilung |
| Onboarding und Offboarding | 3 | externe Personalabteilung, Aufgabenlisten in der Software |
| Gespräche und Führungsfragen | 7 | Führungskräfte und Inhaber, Vorbereitung extern |
| Datenschutz und Sonstiges | 2 | externe Personalabteilung, Freigabe beim Inhaber |
| Summe | 28 |
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nach außen | 6 + 3 + 2 | 11 Stunden |
| Im Büro mit Software | 10 | 10 Stunden |
| Bei Führung und Inhaber | 7 | 7 Stunden |
| Anteil nach außen, bezogen auf alle 28 Stunden | 11 ÷ 28 | rund 39 Prozent |
| Stelle statt Extern | 28 − 7 Führungsstunden | 21 Stunden, gut eine halbe Stelle |
Die 21 Stunden liegen knapp über der Faustregel von 20. Trotzdem kombiniert die Beispielfirma zwei Wege, weil eine Stelle hier gut eine halbe Stelle wäre und ohne Vertretung bei Urlaub oder Krankheit stillstünde. Mit planbarer Vertretung käme der Entscheidungsbaum oben zu einer eigenen Stelle. Führungsgespräche bleiben bei dir, egal welchen Weg du wählst. Rechne sie heraus, bevor du die Lücke bemisst.
Wege kombinieren
Software und externe Personalabteilung: Der Partner arbeitet in deiner Software, du siehst jeden Stand. Kläre vorher, wer die Verwaltungsrechte hat und wie die Daten bei einem Wechsel zu dir zurückkommen.
Eigene Stelle und externe Personalabteilung: Die Stelle trägt den Alltag, der Partner übernimmt Vertretung und Fachprüfung. Das schließt die Lücke bei Urlaub und Krankheit, braucht aber eine klare Absprache, wer wann zuständig ist.
Software und eigene Stelle: Das ist die klassische Aufstellung. Sie braucht trotzdem eine Vertretung, sonst hängt das Wissen an einer Person.
Bei jeder Kombination brauchst du eine Person, die den Überblick über alle Beteiligten hat. Meist bist das du oder die Büroleitung.
Vorlage: Vergleichsbogen
Fülle eine Spalte je Weg oder Anbieter aus und vergleiche die Antworten. Danach testest du vier Wochen an echten Fällen: ein Onboarding, eine Fristenprüfung, eine Anfrage aus der Belegschaft. Lege vorher fest, woran du das Ergebnis misst, zum Beispiel an der Zahl der Fristen, die rechtzeitig sichtbar waren, und an der Zeit, die du selbst noch aufwendest.
Vergleichsbogen Personalarbeit, Stand [Datum]
Meine Lücke (Zeit, Wissen, Überblick) und der Vorfall dazu: [Beschreibung]
| Frage | Weg 1: [Name] | Weg 2: [Name] |
|---|---|---|
| Welche Aufgaben aus meiner Tabelle sind abgedeckt? | [Liste] | [Liste] |
| Wer bereitet vor, wer prüft, wer unterschreibt? | [Namen oder Rollen] | [Namen oder Rollen] |
| Wer vertritt bei Urlaub und Krankheit, wie schnell? | [Antwort] | [Antwort] |
| Welcher Vertrag regelt den Datenschutz, wer sind die Unterauftragnehmer? | [Antwort] | [Antwort] |
| Was ist ausdrücklich nicht enthalten? | [Liste] | [Liste] |
| Was passiert mit meinen Unterlagen bei einem Wechsel? | [Antwort] | [Antwort] |
| Testlauf möglich, woran messe ich ihn? | [Antwort] | [Antwort] |
Entscheidung bis [Datum], Verantwortlich: [Name]
Als Testfall eignet sich das Onboarding, den Ablauf findest du im Artikel zum Onboarding-Prozess.
Checkliste vor der Entscheidung
Hake ab, was du geklärt hast. Der Stand bleibt in deinem Browser.
Checkliste
HR-Weg wählen: dein nächster Schritt
Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
Häufige Fragen
Ist eine externe Personalabteilung besser als HR-Software?
Das hängt von deiner Lücke ab. Software ordnet Daten und erinnert an Fristen, sie arbeitet aber nicht und prüft kein Recht. Eine externe Personalabteilung bringt Arbeitszeit und Fachwissen, braucht aber klare Abgrenzung. Beide lassen sich kombinieren.
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich eine eigene HR-Stelle?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Es zählt, ob dauerhaft genug Personalarbeit für eine Stelle anfällt und ob du Vertretung und Einarbeitung planen kannst. Miss dafür zwei Wochen lang den Aufwand in deinem Betrieb.
Kann ich HR komplett auslagern?
Aufgaben ja, Verantwortung nein. Du bleibst Arbeitgeber, behältst das Weisungsrecht nach § 106 GewO und unterschreibst Kündigungen selbst. Ein externer Partner bereitet vor, setzt um und erinnert, entscheiden musst du.
Brauche ich für HR-Software oder einen externen Dienstleister einen Vertrag zum Datenschutz?
Ja, sobald der Anbieter Personaldaten in deinem Auftrag verarbeitet. Nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO braucht es einen Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Zweck und deine Weisungsrechte festlegt. Schließe ihn, bevor die ersten Daten fließen.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung von HR-Software mitbestimmen?
Wenn es einen Betriebsrat gibt und die Software dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Ob das auf eine konkrete Software zutrifft, hängt vom Funktionsumfang ab.
Ist ein freiberuflicher HR-Berater für mich riskant?
Er kann es werden, wenn er faktisch wie ein Angestellter arbeitet. Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind nach § 7 Abs. 1 SGB IV Weisungen und die Eingliederung in deine Arbeitsorganisation. Beschreibe Aufgabe und Ergebnis und lass Zweifel prüfen.
Wie lange sollte ich einen Weg testen, bevor ich mich festlege?
Plane vier Wochen an echten Fällen ein: ein Onboarding, eine Fristenprüfung, eine Anfrage aus der Belegschaft. Vergleiche danach, ob die Lücke kleiner geworden ist, und lege vorab fest, woran du das misst.