Wann Urlaub ausgezahlt werden muss
Urlaub ist zur Erholung da. Solange das Arbeitsverhältnis läuft, darf er deshalb nicht gegen Geld abgelöst werden, auch nicht auf Wunsch der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Erst wenn das Arbeitsverhältnis endet und Urlaub nicht mehr genommen werden kann, wird er abgegolten. So steht es in § 7 Abs. 4 BUrlG.
Der Grund für das Ende spielt keine Rolle. Abgegolten wird nach einer Kündigung durch dich oder durch die Person, nach einem Aufhebungsvertrag, am Ende einer Befristung und beim Eintritt in die Rente. Auch wenn jemand im laufenden Arbeitsverhältnis stirbt, geht der Anspruch auf Abgeltung auf die Erben über.
Bevor du rechnest, lohnt die Frage, ob der Urlaub nicht noch genommen werden kann. In der Kündigungsfrist darfst du Urlaub festlegen. Bei einer Freistellung kannst du den Resturlaub ausdrücklich anrechnen, wenn die Freistellung unwiderruflich ist und das im Schreiben steht. Was danach noch offen ist, zahlst du aus.
So rechnet der Rechner: der Tagessatz nach § 11 BUrlG
Grundlage ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Diesen Verdienst teilst du durch die Zahl der Arbeitstage in diesen 13 Wochen. Bei einer 5-Tage-Woche sind das 65 Tage, bei einer 4-Tage-Woche 52 Tage. Das Ergebnis ist der Tagessatz. Tagessatz mal offene Urlaubstage ergibt die Abgeltung.
Bei festem Monatsgehalt setzt du drei Monatsgehälter als Verdienst der 13 Wochen an. Beispiel: 3.900 Euro brutto im Monat, 5-Tage-Woche, 8 offene Tage. Drei Gehälter sind 11.700 Euro. Geteilt durch 65 ergibt das 180 Euro pro Tag. Die Abgeltung beträgt 1.440 Euro brutto.
Nicht in den Verdienst gehören zusätzlich bezahlte Überstunden. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder eine jährliche Prämie bleiben ebenfalls außen vor, weil sie nicht für die Arbeit in diesen 13 Wochen gezahlt werden. Regelmäßige Provisionen und Zulagen, etwa für Nachtarbeit, zählen dagegen mit.
Eine Gehaltserhöhung, die im Bezugszeitraum dauerhaft wirksam wird, rechnest du so, als hätte sie die ganzen 13 Wochen gegolten. Kürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfall oder unverschuldete Fehlzeiten mindern den Verdienst nicht. Für diese Wochen setzt du das an, was ohne den Ausfall verdient worden wäre.
Wie viel Urlaub beim Austritt offen ist
Im Austrittsjahr hängt der Anspruch davon ab, wann die Person geht. Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte, also bis einschließlich 30. Juni, gibt es für jeden vollen Beschäftigungsmonat im Jahr ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 Abs. 1 c BUrlG). Wer zum 31. März geht und 30 Tage Jahresurlaub hat, bekommt 7,5 Tage. Der Rechner rundet auf 8 Tage auf. Ab einem halben Tag ist das Pflicht (§ 5 Abs. 2 BUrlG), kleinere Bruchteile rundet er freiwillig auf, genau wie der Urlaubsanspruch-Rechner.
Endet das Arbeitsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte und ist die Wartezeit von 6 Monaten erfüllt, steht der volle gesetzliche Jahresurlaub zu. Das überrascht viele Arbeitgeber: Wer zum 31. Juli geht, hat Anspruch auf den ganzen gesetzlichen Mindesturlaub, nicht auf sieben Zwölftel. Für vertraglichen Mehrurlaub über das Minimum hinaus darf der Vertrag eine anteilige Kürzung vorsehen. Steht dazu nichts im Vertrag, gilt auch für den Mehrurlaub der volle Anspruch.
Ist die Wartezeit beim Austritt noch nicht erfüllt, gibt es ebenfalls nur Teilurlaub: ein Zwölftel je vollem Monat. Ein voller Monat zählt ab dem Eintrittstag, nicht ab dem Monatsersten. Wer am 15. März anfängt und am 14. Juni geht, war drei volle Monate beschäftigt. Beginnt das Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr, wird Urlaub angerechnet, den ein früherer Arbeitgeber im selben Jahr schon gewährt hat (§ 6 Abs. 1 BUrlG).
Dazu kommt Resturlaub aus dem Vorjahr, der noch nicht verfallen ist. Urlaub verfällt nur, wenn du die Person rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen hast. Fehlt dieser Hinweis, läuft der alte Urlaub weiter und muss beim Austritt mit abgegolten werden. Ein Hinweisschreiben erstellst du mit unserem Generator zum Urlaubsverfall.
Steuer, Sozialversicherung und Arbeitslosengeld
Die Urlaubsabgeltung ist normaler Arbeitslohn. Sie wird als sonstiger Bezug versteuert und ist als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Sie gehört in die letzte Abrechnung und wird dem letzten Monat des Arbeitsverhältnisses zugeordnet. Diese Rechnung übernimmt dein Lohnbüro. Der Rechner liefert den Bruttobetrag, den du dorthin meldest.
Für die ausscheidende Person hat die Abgeltung eine Folge beim Arbeitslosengeld: Der Anspruch ruht für die Zeit des abgegoltenen Urlaubs (§ 157 Abs. 2 SGB III). Bei 8 abgegoltenen Tagen beginnt die Zahlung also etwas später. Das ist kein Grund, die Abgeltung zu kürzen, aber gut zu wissen, wenn im Trennungsgespräch die Frage kommt.
Typische Fehler beim Abrechnen
Der häufigste Fehler ist die Zwölftelung in der zweiten Jahreshälfte. Wer im September geht, hat nach erfüllter Wartezeit den vollen gesetzlichen Urlaub, auch wenn der Urlaubsplan im Büro anderes sagt.
Ebenso häufig: Vorjahresurlaub wird als verfallen gestrichen, obwohl es nie ein Hinweisschreiben gab. Seit der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2019 verfällt Urlaub ohne diesen Hinweis nicht. Bei langjährigen Mitarbeitenden können so mehrere Jahre zusammenkommen.
Dritter Fehler: Überstundenvergütung im Verdienst. Sie bleibt draußen, auch wenn sie regelmäßig gezahlt wurde. Vierter Fehler: zu viel genommener Urlaub wird vom letzten Gehalt abgezogen. Für den Teilurlaub beim Austritt im ersten Halbjahr nach erfüllter Wartezeit verbietet § 5 Abs. 3 BUrlG die Rückforderung ausdrücklich.
Achte außerdem auf Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifvertrag. Sie können den Anspruch auf Abgeltung nach einigen Monaten erlöschen lassen, wenn er nicht geltend gemacht wird. Auf den gesetzlichen Mindesturlaub darf die Person vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses nicht wirksam verzichten.
Teilzeit, Wechsel der Arbeitstage und Minijob
Bei Teilzeit gilt dieselbe Rechnung. Wer an 3 Tagen pro Woche arbeitet, teilt den Verdienst der 13 Wochen durch 39 Arbeitstage. Der Urlaub wird ebenfalls in Arbeitstagen gezählt, bei 3 Tagen pro Woche sind das gesetzlich mindestens 12 Tage im Jahr. Trag deshalb den Jahresurlaub bei Vollzeit ein, der Rechner rechnet ihn um: 30 Tage bei 5 Tagen werden bei 3 Tagen 18 Tage.
Hat jemand im Jahr von Vollzeit in Teilzeit gewechselt, wird Urlaub aus der Vollzeitphase nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs nicht nachträglich gekürzt. In diesem Fall rechnest du die Phasen getrennt. Das ist ein Fall für eine Einzelprüfung.
Minijobber haben denselben Urlaubsanspruch und dieselbe Abgeltung. Die Abgeltung ist einmalig gezahltes Arbeitsentgelt. Ob sie im letzten Monat Folgen für die Minijob-Grenze von 603 Euro (2026) hat, prüft dein Lohnbüro bei der Abrechnung.