Befristungs-Rechner: Befristung ohne Sachgrund prüfen

Was der Rechner prüft

Eine Befristung ohne Sachgrund ist für kleine Firmen der einfachste Weg, jemanden einzustellen, ohne sich sofort auf Dauer zu binden. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz erlaubt sie in § 14 Abs. 2 für höchstens 2 Jahre. Innerhalb dieser 2 Jahre darfst du den Vertrag höchstens dreimal verlängern. Ein Vertrag über 6 Monate, dreimal um 6 Monate verlängert, schöpft den Rahmen genau aus.

Der Rechner nimmt den Beginn des ersten Vertrags und rechnet daraus das späteste zulässige Ende. Beginnt der Vertrag am 01.03.2026, endet die Höchstdauer am 29.02.2028, weil 2028 ein Schaltjahr ist. Danach prüft er jede Verlängerung einzeln: Wurde sie vor dem Ablauf des alten Vertrags unterschrieben? Liegt das neue Ende innerhalb der Höchstdauer? Ist es die vierte Verlängerung? Am Ende siehst du eine Ampel, die übrigen Verlängerungen, die Restlaufzeit und einen Zeitstrahl aller Vertragsabschnitte.

Zusätzlich fragt der Rechner nach den beiden Punkten, an denen Befristungen in der Praxis am häufigsten scheitern: frühere Beschäftigung bei dir und die Schriftform. Beides kann eine sonst saubere Befristung unwirksam machen. Der Vertrag gilt dann als unbefristet. Arbeiten bei dir mehr als 10 Beschäftigte (Teilzeit zählt anteilig, § 23 KSchG), hat die Person nach 6 Monaten vollen Kündigungsschutz.

Vorbeschäftigung: die häufigste Falle

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG ist eine sachgrundlose Befristung nicht zulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Gemeint ist der Vertragspartner, also deine GmbH oder dein Einzelunternehmen, nicht der Standort oder die Abteilung. Ein früherer Minijob zählt. Eine Tätigkeit als Werkstudent zählt. Auch ein Arbeitsverhältnis, das acht Jahre zurückliegt, zählt nach dem Bundesarbeitsgericht noch (BAG, 23.01.2019, 7 AZR 733/16).

Viele Ratgeber nennen noch eine 3-Jahres-Regel: Lag die Vorbeschäftigung mehr als drei Jahre zurück, sei eine neue sachgrundlose Befristung erlaubt. Diese Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat das Bundesverfassungsgericht mit Beschluss vom 06.06.2018 gekippt. Seitdem gilt das Verbot grundsätzlich zeitlich unbegrenzt. Ausnahmen gibt es nur in seltenen Fällen: wenn die Vorbeschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet war oder nur sehr kurz gedauert hat. Wo genau die Grenze liegt, entscheiden die Gerichte im Einzelfall. Deshalb zeigt der Rechner bei jeder früheren Beschäftigung eine rote Warnung.

Nicht als Vorbeschäftigung gelten nach der Rechtsprechung eine Berufsausbildung und ein echtes Praktikum, bei dem der Lernzweck im Vordergrund stand. Auch eine Zeit als Leiharbeitskraft in deinem Betrieb sperrt nicht, weil der Arbeitsvertrag mit der Verleihfirma bestand. Frag im Bewerbungsprozess ausdrücklich nach früheren Beschäftigungen bei deinem Unternehmen und lass dir die Antwort schriftlich geben. Eine falsche Angabe der Person hilft dir vor Gericht nur begrenzt.

Verlängern, ohne den Vertrag zu gefährden

Eine Verlängerung im Sinne des Gesetzes verschiebt nur das Enddatum. Sie muss vor dem Ablauf des laufenden Vertrags vereinbart werden, und zwar schriftlich mit Unterschrift beider Seiten. Läuft der Vertrag am 30.06. aus und unterschreibt ihr die Verlängerung am 01.07., ist das ein neuer Vertrag. Weil die Person dann schon bei dir beschäftigt war, greift das Vorbeschäftigungsverbot, und die Befristung ist unwirksam.

Zweite Falle: Mit der Verlängerung werden auch andere Bedingungen geändert, etwa mehr Gehalt, andere Stunden oder ein neuer Aufgabenbereich. Das Bundesarbeitsgericht sieht darin in aller Regel einen Neuabschluss und keine Verlängerung. Sauberer ist es, Gehaltserhöhung oder Stundenänderung zu einem anderen Zeitpunkt zu vereinbaren, getrennt von der Verlängerung. Ausnahme sind Änderungen, auf die die Person ohnehin einen Anspruch hat, etwa eine tarifliche Erhöhung.

Plane die Entscheidung über eine Verlängerung mindestens vier Wochen vor dem Ende. So bleibt Zeit für Unterschriften auf Papier, auch wenn jemand im Urlaub oder krank ist. Lintelly trägt diese Fristen bei Kunden in den Fristenkalender ein und erinnert mit Vorlauf.

Sonderregeln: Neugründung und ab 52 Jahren

Für junge Unternehmen gibt es § 14 Abs. 2a TzBfG. In den ersten 4 Jahren nach der Gründung darfst du ohne Sachgrund bis zu 4 Jahre befristen und innerhalb dieser 4 Jahre beliebig oft verlängern. Es zählt, dass der Vertrag in den ersten 4 Jahren nach Aufnahme der Tätigkeit beginnt, die dem Finanzamt gemeldet wurde. Das Ende darf später liegen. Nicht begünstigt sind Gründungen, die aus einer Umstrukturierung bestehender Unternehmen oder Konzerne entstehen. Das Vorbeschäftigungsverbot gilt auch hier.

§ 14 Abs. 3 TzBfG erlaubt Befristungen bis zu 5 Jahren, wenn die Person bei Beginn mindestens 52 Jahre alt ist und unmittelbar davor mindestens 4 Monate beschäftigungslos war, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen hat. Auch hier sind mehrere Verlängerungen bis zur Gesamtdauer möglich. Lass dir die Beschäftigungslosigkeit belegen, etwa durch eine Bescheinigung der Agentur für Arbeit.

Der Rechner wählt automatisch die günstigste Grundlage, die nach deinen Angaben in Frage kommt, und nennt sie im Ergebnis. Prüf trotzdem, ob die Voraussetzungen wirklich vorliegen. Im Streitfall musst du sie beweisen.

Schriftform: Papier, beide Unterschriften, vor dem ersten Tag

Die Befristung bedarf nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform. Das heißt: ein Dokument auf Papier, eigenhändig unterschrieben von dir und der Person. E-Mail, PDF mit eingescannter Unterschrift oder die einfache Signatur der üblichen Signaturplattformen reichen nicht. Ersetzen kann die Unterschrift nur eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB, und zwar von beiden Seiten. Die hat in kleinen Firmen kaum jemand, deshalb rechnet der Rechner mit Papier. Daran hat auch die Erleichterung beim Nachweisgesetz seit 2025 nichts geändert, die nur den Nachweis der Vertragsbedingungen betrifft.

Der Zeitpunkt ist ebenso wichtig. Beide Unterschriften müssen vorliegen, bevor die Person die Arbeit aufnimmt. Arbeitet jemand am Montag los und unterschreibt am Mittwoch, ist am Montag ein unbefristeter Vertrag entstanden. Die spätere Unterschrift kann das nicht mehr reparieren. Wenn du Verträge per Post verschickst, plane eine Woche Vorlauf ein oder lass am ersten Morgen vor Arbeitsbeginn unterschreiben und dokumentiere die Uhrzeit.

Ist eine Befristung unwirksam, gilt der Vertrag nach § 16 TzBfG als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Person muss das innerhalb von 3 Wochen nach dem vereinbarten Ende beim Arbeitsgericht geltend machen (§ 17 TzBfG). Nach Ablauf dieser Frist gilt die Befristung als wirksam. Arbeitet die Person nach dem Ende mit deinem Wissen einfach weiter und du widersprichst nicht unverzüglich, entsteht ebenfalls ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (§ 15 Abs. 6 TzBfG).

Wenn die sachgrundlose Befristung ausgeschöpft ist

Sind die 2 Jahre oder die drei Verlängerungen verbraucht, bleiben drei Wege. Du stellst unbefristet ein, du lässt den Vertrag enden, oder du befristest mit einem Sachgrund nach § 14 Abs. 1 TzBfG. Typische Sachgründe in kleinen Firmen sind die Vertretung einer Kollegin in Elternzeit, ein vorübergehender Mehrbedarf mit klarem Ende, etwa ein befristetes Kundenprojekt, oder der Wunsch der Person selbst. Den Sachgrund musst du im Streitfall belegen. Ein bloßes "wir wissen noch nicht, ob wir dich brauchen" reicht nicht.

Viele Firmen nutzen die sachgrundlose Befristung als verlängerte Probezeit. Das ist legitim, kostet aber Bindung: Wer nach 18 Monaten noch nicht weiß, ob er bleiben darf, sucht oft schon. Entscheide deshalb früh und sag es der Person. Für die Probezeit selbst gilt seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 30.10.2025, dass es bei befristeten Verträgen keinen festen Regelwert gibt. Sie muss im Verhältnis zur Dauer und Art der Tätigkeit stehen.