| Situation | Was mit dem Resturlaub passiert |
|---|---|
| Hinweis rechtzeitig gegeben, Mitarbeitender nimmt Urlaub trotzdem nicht | Verfällt am 31.12. (oder am 31.03. bei Übertragung) |
| Kein Hinweis gegeben | Verfällt nicht, wird zum Urlaub des Folgejahres addiert |
| Hinweis zu spät (etwa Mitte Dezember bei 15 offenen Tagen) | Verfällt in der Regel nicht |
| Mitarbeitender durchgehend krank | Verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres |
| Mitarbeitender scheidet aus | Kein Verfall, sondern Abgeltung in Geld |
Entscheidungshilfe
Verfällt dieser Resturlaub?
Orientierung nach § 7 BUrlG und BAG 9 AZR 423/16 sowie 9 AZR 245/19, keine Rechtsberatung. Gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub.
Endet das Arbeitsverhältnis gerade?
Die Hinweispflicht des Arbeitgebers
Das Bundesarbeitsgericht hat am 19.02.2019 beschrieben, wie der Hinweis aussehen muss (9 AZR 423/16), nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (C-684/16). Du erfüllst deine Pflicht in der Regel, wenn du zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilst, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeitenden zustehen, ihn aufforderst, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, und ihn über den Verfall belehrst.
| Anforderung | Was das konkret heißt |
|---|---|
| Persönlich | An jeden Mitarbeitenden einzeln, nicht als Aushang |
| Konkret | Mit der Zahl der Tage für diese Person, inklusive Übertrag aus dem Vorjahr |
| Aufforderung | Klare Bitte, den Urlaub zu beantragen und zu nehmen |
| Belehrung | Hinweis, dass der Urlaub sonst am 31.12. oder 31.03. verfällt |
| Rechtzeitig | So früh, dass die Tage realistisch noch genommen werden können |
| Beweisbar | Textform, Zugang dokumentiert |
Eine feste Frist hat das Gericht nicht genannt. Wer im Januar informiert, ist auf der sicheren Seite. Wer erst am 10. Dezember an 18 offene Tage erinnert, hat die Pflicht nicht erfüllt, denn bis Jahresende gibt es nur noch rund 12 Arbeitstage. Für einzelne Rest-Tage reicht eine spätere Erinnerung, solange sie realistisch umsetzbar ist.
Den Zugang beweist du mit einer persönlichen E-Mail an die dienstliche Adresse mit Bitte um Bestätigung oder mit einem Ausdruck mit Unterschrift „erhalten am“. Ein Hinweis in der Lohnabrechnung reicht nur, wenn er auch Aufforderung und Belehrung enthält.
Bei Mutterschutz und Elternzeit verschiebt sich der Verfall. Urlaub von vorher kann im laufenden oder nächsten Jahr genommen werden (§ 24 MuSchG, § 17 Abs. 2 BEEG). Beim Wechsel in Teilzeit darfst du Urlaub aus der Vollzeit nicht kürzen, siehe Urlaubsanspruch bei Teilzeit.
Übertragung bis 31.03.
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG darf gesetzlicher Urlaub nur ins Folgejahr übertragen werden, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person das verlangen. Dann muss er bis zum 31.03. genommen werden. Auch dann verfällt er nur, wenn du für die übertragenen Tage rechtzeitig aufgefordert und belehrt hast. Arbeits- und Tarifverträge dürfen längere Zeiträume regeln, etwa bis 30.06. (§ 13 BUrlG).
Der Hinweis im Januar nennt den Übertrag gesondert: „Aus 2026 übertragen: 4 Tage, diese verfallen am 31.03.2027.“
Langzeiterkrankte: 15 Monate
Wer das ganze Jahr krank ist, verliert den Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31.03. des übernächsten Jahres. Hat der Mitarbeitende im Jahr zunächst gearbeitet, kommt es darauf an, ob du ihn vor der Krankheit hingewiesen hast (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 245/19).
| Fall | Verfall |
|---|---|
| Krank vom 01.01.2025 bis heute durchgehend | Urlaub 2025 verfällt am 31.03.2027, auch ohne Hinweis |
| Gearbeitet bis 30.06.2025, Hinweis im Januar 2025 gegeben, danach krank | Verfällt am 31.03.2027 |
| Gearbeitet bis 30.06.2025, kein Hinweis, danach krank | Der Teil, der bis Juni hätte genommen werden können, verfällt nicht |
Schick den Januar-Hinweis deshalb auch an alle, die gerade gesund sind.
Verjährung und Altfälle
Urlaubsansprüche verjähren nach drei Jahren (§§ 195, 199 BGB). Die Frist beginnt aber erst am Ende des Jahres, in dem du auf Urlaub und Verfall hingewiesen hast (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Ohne Hinweis beginnt sie nie, auch Urlaub aus 2019 ist dann nicht sicher verjährt.
- Prüf für jeden Mitarbeitenden, wie viele Tage aus Vorjahren offen sind, anhand von Urlaubskarteien, Anträgen und Zeiterfassung.
- Schick ab sofort den Hinweis für das laufende Jahr und nenne die Alt-Tage ausdrücklich mit.
- Plan den Abbau der Alt-Tage über das nächste Jahr.
- Kläre mit deinem Steuerbüro eine Rückstellung für offene Urlaubstage.
Austritt: Abgeltung statt Verfall
Endet das Arbeitsverhältnis, wird offener Urlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG in Geld abgegolten, auch Alt-Tage, die mangels Hinweis nicht verfallen sind. Grundlage ist der durchschnittliche Verdienst der letzten 13 Wochen (§ 11 BUrlG). Bei 3.900 € Monatsgehalt und Fünftagewoche sind das 180 € pro Tag, bei 18 offenen Tagen 3.240 € brutto. Der Abgeltungsanspruch verjährt drei Jahre nach dem Jahr des Austritts (BAG, 31.01.2023, 9 AZR 456/20). Wirksame Ausschlussfristen im Vertrag können ihn begrenzen.
Rechner
Was offener Urlaub beim Austritt kostet
Abgeltung brutto bei festem Monatsgehalt und Fünftagewoche. Orientierung, keine Lohnabrechnung.
2.500 € Monatsgehalt
2.077 € brutto
3.500 € Monatsgehalt
2.908 € brutto
4.500 € Monatsgehalt
3.738 € brutto
5.500 € Monatsgehalt
4.569 € brutto
Rechenweg: Monatsgehalt × 3 ÷ 13 Wochen ÷ 5 Arbeitstage nach § 11 BUrlG, ohne Arbeitgeberanteile.
Günstiger ist es meist, offenen Urlaub in der Kündigungsfrist zu gewähren. Bei einer Freistellung wird Urlaub nur angerechnet, wenn du sie ausdrücklich unwiderruflich und unter Anrechnung des Urlaubs erklärst, sonst zahlst du die Tage zusätzlich aus.
Muster und Termine im Jahr
Muster: Hinweis auf Urlaubsanspruch und Verfall
Betreff: Dein Urlaubsanspruch 2027
Hallo [Vorname],
dir stehen im Kalenderjahr 2027 insgesamt [28] Urlaubstage zu. Aus dem Jahr 2026 wurden [4] Urlaubstage übertragen. Insgesamt hast du damit derzeit [32] Urlaubstage.
Bitte beantrage deinen Urlaub so rechtzeitig, dass du ihn vollständig nehmen kannst. Die [4] übertragenen Tage aus 2026 musst du bis zum 31.03.2027 nehmen. Die [28] Tage aus 2027 musst du bis zum 31.12.2027 nehmen.
Wenn du den Urlaub nicht rechtzeitig beantragst und nimmst, verfällt er: die übertragenen Tage am 31.03.2027, der Urlaub für 2027 am 31.12.2027. Eine Übertragung ins Jahr 2028 ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich. Eine Auszahlung von verfallenem Urlaub ist nicht möglich.
Bitte bestätige kurz, dass du diese Nachricht erhalten hast.
Viele Grüße, [Name, Funktion]
Siezt ihr im Betrieb, ändere die Anrede. Enthält der Vertrag Mehrurlaub mit eigener Verfallsregel, nenn gesetzliche und zusätzliche Tage getrennt. Das Schreiben mit den Tagen pro Person erstellt der Urlaubsverfall-Hinweis-Generator.
| Wann | Was | An wen |
|---|---|---|
| Erste Januarwoche | Jahres-Hinweis: Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, Aufforderung, Belehrung | Alle Mitarbeitenden, auch Minijob und Elternzeit |
| Anfang Februar | Erinnerung an übertragene Tage, Verfall am 31.03. | Alle mit Übertrag |
| Anfang September | Erinnerung mit aktuellem Rest | Alle mit mehr als 5 offenen Tagen |
| Ende Oktober | Letzte Erinnerung, Urlaubsplanung bis Dezember | Alle mit offenen Tagen |
| Mitte Dezember | Entscheidung über Übertragung, Dokumentation | Geschäftsführung, Lohnbüro |
Neue Mitarbeitende bekommen den Hinweis mit den Unterlagen zum ersten Arbeitstag, nach Elternzeit oder langer Krankheit schickst du einen neuen.
Urlaubsverfall im Griff
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Quellen
- § 17 BEEG
- § 195 BGB
- § 199 BGB
- § 7 BUrlG
- § 11 BUrlG
- § 13 BUrlG
- § 24 MuSchG
- BAG, Urteil vom 03.06.2025, 9 AZR 104/24
- BAG, Urteil vom 31.01.2023, 9 AZR 456/20
- BAG, Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 266/20
- BAG, Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 245/19
- BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
- EuGH, Rechtssache C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft)
Häufige Fragen
Verfällt Resturlaub automatisch am 31. Dezember?
Nein. Gesetzlicher Urlaub verfällt nur, wenn du als Arbeitgeber den Mitarbeitenden rechtzeitig und konkret aufgefordert hast, den Urlaub zu nehmen, und auf den Verfall hingewiesen hast. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaub stehen und wandert ins nächste Jahr.
Bis wann muss übertragener Urlaub genommen werden?
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss übertragener Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31.03. Auch für diese Tage gilt: Sie verfallen nur, wenn du rechtzeitig auf die Frist hingewiesen hast.
Reicht ein Aushang am Schwarzen Brett als Hinweis?
Das ist riskant. Der Hinweis muss jeden Mitarbeitenden persönlich erreichen und seine konkrete Zahl an Resttagen nennen. Ein allgemeiner Aushang erfüllt das nicht. Nimm eine persönliche E-Mail oder einen Brief und sichere den Zugang.
Verjährt alter Urlaub nach drei Jahren?
Nur, wenn du den Mitarbeitenden auf den Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hast. Ohne Hinweis beginnt die Verjährung nicht (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Altfälle aus Jahren ohne Hinweis können deshalb noch offen sein.
Gilt die Hinweispflicht auch für vertraglichen Mehrurlaub?
Für den gesetzlichen Mindesturlaub immer. Für Urlaub über dem gesetzlichen Minimum kannst du im Vertrag eigene Verfallsregeln vereinbaren, wenn der Vertrag klar zwischen gesetzlichem und zusätzlichem Urlaub unterscheidet. Fehlt diese Trennung, gelten für alle Tage dieselben Regeln.
Kann ein Mitarbeitender auf seinen Resturlaub verzichten?
Auf den gesetzlichen Mindesturlaub nicht, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 entschieden, dass auch ein Vergleich daran nichts ändert (03.06.2025, 9 AZR 104/24). Möglich ist, den Urlaub zu nehmen oder bei Austritt abzugelten.
Was gilt bei Minijobbern?
Dasselbe wie bei allen anderen. Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Urlaub, anteilig nach ihren Arbeitstagen pro Woche, und die Hinweispflicht gilt auch für sie.