Arbeitszeugnis-Formulierungen von Note 1 bis 5

Zusammenfassung: Note 1 bis 5

Die Zufriedenheitsformel fasst die Leistung in einem Satz zusammen und wird als Note gelesen. Die Einzelaussagen davor müssen auf derselben Höhe liegen. Das Wort „stets“ macht oft den Unterschied zwischen 2 und 3.

Diese Varianten liest man gleich:

Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein. Einzelne Ausrutscher gehören nicht hinein, wenn sie für das Gesamtbild nicht typisch waren. Ein konkretes Ergebnis schlägt jede Formel: „Sie stellte die Lohnvorbereitung für 85 Mitarbeitende auf ein neues Programm um, ohne dass eine Abrechnung verspätet war“ wiegt mehr als drei Superlative.

Fachwissen, Arbeitsweise, Belastbarkeit: Note 1 bis 5

Vor der Zusammenfassung bewertest du die einzelnen Bereiche. Nimm je Bereich einen Satz aus derselben Zeile wie deine Gesamtnote.

Arbeitsbereitschaft

Fachwissen

Arbeitsweise

Belastbarkeit

Arbeitserfolg

Verhalten: Note 1 bis 6

Die Reihenfolge gehört zur Aussage. Erst kommen Vorgesetzte, dann Kollegen, dann Kunden. Wer Kollegen vor die Vorgesetzten setzt, deutet ein Problem mit der Führung an.

Nenne alle Gruppen, mit denen die Person zu tun hatte. Fehlt bei einer Kundenberaterin der Umgang mit Kunden, wird das als Kritik gelesen, auch wenn du es nicht so meinst.

Formulierungen für Führungskräfte

Bei Team- und Abteilungsleitungen erwartet der Leser einen eigenen Absatz zur Führung. Nenne Teamgröße und Budget. Prokura oder Handlungsvollmacht gehören in die Aufgabenbeschreibung.

Beim Verhalten gilt für Führungskräfte die Reihenfolge Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeitende, Externe. „Er wurde von seinen Mitarbeitenden als fairer und kompetenter Vorgesetzter geschätzt“ ergänzt die Note 2.

Schlussformel: Pflicht oder Kür

Die Schlussformel besteht aus Beendigungsgrund, Dank und guten Wünschen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 25.01.2022 (9 AZR 146/21) entschieden, dass kein Anspruch darauf besteht. Hast du eine Schlussformel geschrieben, darfst du sie nicht entfernen, weil der Mitarbeiter eine andere Stelle berichtigen lassen will.

Den Beendigungsgrund nennst du nur, wenn er der Person nützt. „Auf eigenen Wunsch“ ist positiv, „aus betriebsbedingten Gründen“ entlastet. Eine verhaltensbedingte Kündigung erwähnst du nicht, dann heißt es nur: „Das Arbeitsverhältnis endet am [Datum].“

Reihenfolge und Auslassungen

Erwartet ein Leser einen Baustein und findet ihn nicht, nimmt er an, dass es dazu nichts Gutes zu sagen gab.

Auch die Reihenfolge der Aufgaben sendet ein Signal. Steht die Hauptaufgabe hinter Ablage und Telefondienst, wirkt die Rolle kleiner.

Was nicht ins Zeugnis darf

• Krankheiten und Krankheitstage
• Schwerbehinderung, außer auf ausdrücklichen Wunsch
• Betriebsratstätigkeit und Gewerkschaft
• Elternzeit, außer die Unterbrechung war so lang, dass ohne Hinweis ein falsches Bild entstünde
• Einzelne Abmahnungen oder Vorfälle, die das Gesamtbild nicht prägen
• Der Grund einer verhaltensbedingten Kündigung
• Doppelte Verneinungen, Ironie, Geheimzeichen (§ 109 Abs. 2 GewO)
• Tabellen mit Schulnoten (BAG, 27.04.2021, 9 AZR 262/20)

Meide zweideutige Sätze. „Er war stets bemüht“ liest sich als erfolglos. „Sie trug durch ihre Geselligkeit zum Betriebsklima bei“ wird gern als Hinweis auf Alkohol gedeutet. Ob solche Deutungen immer stimmen, ist umstritten. Ersetze sie trotzdem durch klare Aussagen.

Bei der Note gilt die Beweislast aus dem Urteil vom 18.11.2014 (9 AZR 584/13). Für besser als befriedigend muss der Mitarbeiter Tatsachen vortragen, für schlechter musst du es. Ein berichtigtes Zeugnis trägt das ursprüngliche Datum.

Beispielzeugnis Note 2

Der Aufbau ist immer gleich: Überschrift auf Firmenbriefbogen, Einleitung mit Name, Eintritt, Austritt und Funktion, Aufgaben nach Bedeutung sortiert, Leistung, Verhalten, Schlussformel, Ort, Datum und Unterschrift mit Funktion. Das Muster gilt einer erfundenen Sachbearbeiterin in einem Logistikunternehmen. Schneller geht es mit dem Arbeitszeugnis-Generator, der dieselbe Struktur nutzt.

Das ist eine 2, weil jede Einzelaussage „stets“ hat, aber keine Steigerung wie „äußerst“. Die Schlussformel bedauert „sehr“ statt „außerordentlich“.

Das Datum entspricht meist dem letzten Arbeitstag. Ein deutlich späteres Datum lässt auf Streit schließen. Unterschreiben sollte jemand, der erkennbar ranghöher ist als die bewertete Person. Per E-Mail darfst du das Zeugnis seit 2025 nur mit Einwilligung und qualifizierter elektronischer Signatur schicken. End- und Zwischenzeugnis müssen zusammenpassen.