Wann BEM Pflicht ist
Die Pflicht steht in § 167 Abs. 2 SGB IX. Sie gilt für alle Beschäftigten, obwohl sie im Schwerbehindertenrecht steht, und für jede Betriebsgröße.
- Zeitraum: die letzten zwölf Monate, rollierend. Vier Wochen im Herbst und drei Wochen im Frühjahr können die Schwelle erreichen, obwohl in keinem Kalenderjahr sechs Wochen zusammenkommen.
- Sechs Wochen sind 42 Kalendertage laut Krankmeldung, Wochenenden eingeschlossen. Wer nur Arbeitstage erfasst, rechnet bei der Fünf-Tage-Woche mit 30. Die Pflicht beginnt ab dem 43. Kalendertag beziehungsweise dem 31. Arbeitstag.
- Jede Arbeitsunfähigkeit zählt, auch kurze ohne Bescheinigung und Zeiten teilweiser Arbeitsunfähigkeit, etwa in einer stufenweisen Wiedereingliederung. Ob die Erkrankungen zusammenhängen, spielt keine Rolle.
- Ist ein BEM abgeschlossen und kommen danach wieder mehr als sechs Wochen in zwölf Monaten zusammen, bietest du erneut eines an.
Selbsttest · 1 Minute
Musst du jetzt ein BEM anbieten?
Orientierung nach § 167 Abs. 2 SGB IX, keine Rechtsberatung.
War die Person in den letzten zwölf Monaten zusammengerechnet mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig?
Rollierend ab heute zurück, alle Krankmeldungen und kurzen Fehltage zusammen, mehr als 42 Kalendertage.
Prüf die Krankheitstage einmal im Monat. Der BEM-Pflicht-Rechner zählt die Zeiträume einer Person zusammen und zeigt den Tag, ab dem du einladen musst. Anders als die Entgeltfortzahlung, die je Krankheit neu beginnt, zählt das BEM alle Krankheitstage zusammen.
Ablauf in 6 Schritten
Das Gesetz schreibt keinen festen Ablauf vor. In kleinen und mittleren Betrieben funktionieren diese sechs Schritte:
| Schritt | Was passiert | Wer | Dokument |
|---|---|---|---|
| 1. Schwelle erkennen | Krankheitstage monatlich prüfen, Schwelle über 6 Wochen in 12 Monaten | Personal oder Lohnbüro | Fristenliste |
| 2. Einladen | schriftliche Einladung mit Zielen, Freiwilligkeit, Datenschutzhinweis, Antwortfrist | Geschäftsführung oder BEM-Beauftragte | Einladungsschreiben |
| 3. Zustimmung | Mitarbeitender sagt zu oder ab, wählt Beteiligte | Mitarbeitender | Rückantwort, Einwilligung |
| 4. Erstgespräch | Situation, Belastungen am Arbeitsplatz, Ideen sammeln | BEM-Team mit Mitarbeitendem | Gesprächsprotokoll in der BEM-Akte |
| 5. Maßnahmen | vereinbaren, umsetzen, externe Partner einbinden | Arbeitgeber, Partner | Maßnahmenplan |
| 6. Prüfen und abschließen | Wirkung prüfen, nachsteuern, Abschluss festhalten | BEM-Team mit Mitarbeitendem | Abschlussvermerk für die Personalakte |
Plane mindestens zwei Termine ein, das Erstgespräch und ein Folgegespräch nach vier bis acht Wochen. Ein BEM aus einem Gespräch mit dem Vermerk "keine Maßnahmen erforderlich" hält vor Gericht nicht, wenn es naheliegende Ansätze gegeben hätte. Führen kann es die Geschäftsführung oder das Office-Management, solange es nicht die direkte Führungskraft ist. Die nimmt nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden teil.
Einladung: Inhalt und Muster
Die Einladung prüfen Gerichte am genauesten. Eine fehlerhafte Einladung gilt so, als hättest du gar kein BEM angeboten, und eine spätere Ablehnung schützt dich dann nicht. Diese Punkte müssen drinstehen:
- Der Anlass: mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit in den letzten zwölf Monaten.
- Die Ziele des BEM: Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter vorbeugen, Arbeitsplatz erhalten (§ 167 Abs. 2 Satz 4 SGB IX).
- Die Freiwilligkeit: Der Mitarbeitende kann ablehnen und das BEM jederzeit beenden.
- Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten, wer Zugriff hat und wo sie gespeichert werden.
- Die möglichen Beteiligten und dass jede Beteiligung seine Zustimmung braucht.
- Das Recht, eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuzuziehen.
- Eine Antwortfrist, üblich sind zwei Wochen, und eine Ansprechperson.
Muster: Einladung zum BEM
Hallo [Vorname],
du warst in den letzten zwölf Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig. In diesem Fall bieten wir dir nach § 167 Abs. 2 SGB IX ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) an. Ziel ist es, gemeinsam herauszufinden, wie wir die Arbeitsunfähigkeit überwinden, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorbeugen und deinen Arbeitsplatz erhalten können.
Die Teilnahme ist freiwillig. Wenn du nicht teilnehmen möchtest, entstehen dir daraus keine Nachteile. Du kannst das BEM jederzeit beenden. Deine Diagnose musst du nicht nennen.
Im BEM erheben wir nur Angaben, die wir für die Suche nach Maßnahmen brauchen, etwa welche Tätigkeiten dir schwerfallen und welche Einschränkungen bestehen. Diese Angaben speichern wir in einer gesonderten BEM-Akte, getrennt von der Personalakte. Zugriff haben nur [Name, Funktion]. In die Personalakte kommen nur diese Einladung, deine Antwort und die vereinbarten Maßnahmen. Die beiliegende Datenschutzinformation erklärt die Einzelheiten.
Du kannst zum Gespräch eine Vertrauensperson deiner Wahl mitbringen. Auf deinen Wunsch beteiligen wir [den Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung,] den Betriebsarzt.
Bitte gib uns bis zum [Datum, zwei Wochen] Bescheid, ob du teilnehmen möchtest. Ansprechperson ist [Name, Telefon].
Viele Grüße
[Name, Funktion]
Stell die Einladung so zu, dass du den Zugang belegen kannst, persönlich, per Bote oder per Post an die Privatadresse.
Datenschutz und BEM-Akte
Gesundheitsangaben sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Du darfst sie nur verarbeiten, soweit es für das BEM nötig ist. Lass dir zu Beginn schriftlich einwilligen, welche Daten du verarbeitest und an wen du sie weitergibst, etwa an den Betriebsarzt. Ohne Einwilligung behandelst du das wie eine Ablehnung.
| Unterlage | Personalakte | BEM-Akte |
|---|---|---|
| Einladung und Antwort | ja | ja |
| Einwilligung zur Datenverarbeitung | nein | ja |
| Gesprächsprotokolle | nein | ja |
| Ärztliche Stellungnahmen, Atteste, Diagnosen | nein | ja |
| Vereinbarte Maßnahmen | ja, ohne Gesundheitsangaben | ja |
| Abschlussvermerk | ja, ohne Gesundheitsangaben | ja |
Die BEM-Akte liegt verschlossen, Zugriff haben nur die Personen, die das BEM führen. Die Geschäftsführung erfährt, welche Maßnahmen vereinbart wurden, nicht warum. Leg eine feste Löschfrist fest, etwa drei Jahre nach Abschluss.
Ein Betriebsrat überwacht die BEM-Pflicht und bekommt dafür die Namen der Beschäftigten, bei denen die Schwelle erreicht ist (§ 167 Abs. 2 Satz 7 und 8 SGB IX). Am Gespräch nimmt er nur teil, wenn der Mitarbeitende zustimmt.
Erstgespräch: Fragen, die du stellen darfst
Das Erstgespräch klärt, was der Mitarbeitende braucht, um gesund zu arbeiten. Es ist kein Krankenrückkehrgespräch. Plane eine Stunde in einem ruhigen Raum ein.
| Gute Fragen | Fragen, die du lassen solltest |
|---|---|
| Welche Tätigkeiten fallen dir zurzeit schwer? | Was hast du genau? |
| Gibt es etwas an deinem Arbeitsplatz, das die Beschwerden verstärkt? | Warst du wirklich so lange krank? |
| Wie geht es dir mit der Arbeitszeit, den Schichten, dem Arbeitsweg? | Wann bist du wieder voll einsatzfähig? |
| Hast du eine Idee, was helfen könnte? | Fragen nach Familie oder Privatleben, wenn er sie nicht selbst anspricht |
| Gibt es Einschränkungen, die ein Arzt dir mitgegeben hat? | Fragen nach der Prognose deines Arztes |
| Möchtest du, dass wir den Betriebsarzt einbinden? | Hinweise auf mögliche Folgen für den Arbeitsplatz |
Frag nach Einschränkungen, nicht nach Diagnosen. "Kann nicht länger als zwei Stunden am Stück stehen" reicht für die Suche nach Maßnahmen. Ins Protokoll kommen: wer dabei war, welche Belastungen genannt wurden, welche Ideen es gibt, wer was bis wann klärt und der Termin für das Folgegespräch. Der Mitarbeitende bekommt eine Kopie.
Maßnahmen und Partner
| Maßnahme | Beispiel | Wer hilft oder zahlt |
|---|---|---|
| Stufenweise Wiedereingliederung | 2 Wochen je 4 Stunden, dann 6, dann voll | Arzt erstellt den Plan, Krankenkasse oder Rentenversicherung zahlt weiter Krankengeld oder Übergangsgeld |
| Arbeitsplatz anpassen | höhenverstellbarer Tisch, Hebehilfe im Lager | Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, bei Schwerbehinderung Zuschüsse vom Integrationsamt |
| Arbeitszeit ändern | keine Nachtschichten, spätere Anfangszeit, befristete Teilzeit | intern |
| Aufgaben umverteilen | Fahrer übernimmt Disposition statt Touren | intern |
| Qualifizierung | Schulung für eine neue Tätigkeit | Rentenversicherung (Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben), Agentur für Arbeit |
| Medizinische Reha | Rehaklinik, ambulante Reha | Rentenversicherung, Krankenkasse |
Ruf vor der ersten größeren Maßnahme eine Einheitliche Ansprechstelle für Arbeitgeber an. Sie berät und vermittelt an den passenden Träger (§ 185a SGB IX). Bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten ist zusätzlich das Integrationsamt zuständig.
Bei der stufenweisen Wiedereingliederung bleibt der Mitarbeitende arbeitsunfähig. Du zahlst in der Regel kein Gehalt, er bekommt weiter Krankengeld oder Übergangsgeld. Du musst dem Plan nicht zustimmen. Lehnst du ihn ohne Prüfung ab, spricht das später gegen dich.
Wenn der Mitarbeitende ablehnt
Lehnt der Mitarbeitende nach einer vollständigen Einladung ab, hast du deine Pflicht erfüllt. Halte die Ablehnung schriftlich fest, am besten mit seiner Unterschrift, sonst mit einem eigenen Vermerk mit Datum.
- Eine Ablehnung darfst du nicht abmahnen oder anders sanktionieren.
- Antwortet er nicht, schick nach Ablauf der Frist eine kurze Erinnerung mit neuer Frist. Bleibt es still, gilt das als Ablehnung. Vermerke beides.
- Erreicht er nach dem Angebot wieder die Schwelle, musst du erneut einladen.
- Lehnt er nur einzelne Beteiligte ab, etwa den Betriebsrat oder die Führungskraft, führst du das BEM ohne diese Personen.
BEM und spätere Kündigung
Ein BEM ist keine Voraussetzung für eine wirksame Kündigung. Hast du keines durchgeführt, musst du im Prozess aber im Einzelnen darlegen, dass auch ein BEM kein milderes Mittel gefunden hätte. Das BAG stellt daran hohe Anforderungen.
| Ausgangslage | Deine Lage im Kündigungsschutzprozess |
|---|---|
| Kein BEM angeboten | du musst ausführlich darlegen, dass jedes BEM nutzlos gewesen wäre |
| BEM mit fehlerhafter Einladung | wie kein BEM |
| BEM korrekt angeboten, abgelehnt | bessere Ausgangslage |
| BEM durchgeführt, Maßnahmen ausprobiert, ohne Erfolg | beste Ausgangslage |
| BEM hat eine Maßnahme ergeben, die du nicht umgesetzt hast | Kündigung in der Regel unwirksam |
In Betrieben mit bis zu zehn Beschäftigten gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht. Dort spielt das BEM für die Kündigung kaum eine Rolle, die Pflicht zum Angebot besteht trotzdem. Bei schwerbehinderten Beschäftigten brauchst du nach sechs Monaten für jede Kündigung die Zustimmung des Integrationsamts, und das Amt fragt nach dem BEM. Die Prüfstufen stehen im Artikel Kündigung wegen Krankheit.
Quellen
Häufige Fragen
Ab wann muss ich ein BEM anbieten?
Sobald ein Beschäftigter innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, ununterbrochen oder in mehreren Zeiträumen zusammengerechnet (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Es zählt ein rollierender Zeitraum von zwölf Monaten, nicht das Kalenderjahr. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten und alle Betriebsgrößen.
Ist das BEM für den Mitarbeitenden freiwillig?
Ja. Du musst das BEM anbieten, der Mitarbeitende darf ablehnen. Eine Ablehnung darfst du nicht abmahnen. Das gilt aber nur, wenn deine Einladung vollständig war, vor allem mit dem Hinweis auf die Ziele des BEM und auf Art und Umfang der erhobenen Daten.
Darf ich im BEM-Gespräch nach der Diagnose fragen?
Du darfst nicht verlangen, dass der Mitarbeitende eine Diagnose nennt. Er kann sie freiwillig mitteilen. Für das BEM reicht meist, welche Tätigkeiten gerade schwerfallen und welche Einschränkungen bestehen. Diese Angaben sind Gesundheitsdaten und gehören in eine getrennte BEM-Akte.
Muss ich auch in einem Kleinbetrieb ohne Betriebsrat ein BEM machen?
Ja. § 167 Abs. 2 SGB IX gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Betriebsrat. Ohne Betriebsrat führst du das BEM zusammen mit dem Mitarbeitenden und, wenn er zustimmt, mit dem Betriebsarzt oder einer Vertrauensperson seiner Wahl.
Ist eine krankheitsbedingte Kündigung ohne BEM unwirksam?
Nicht automatisch. Das BEM ist keine formale Wirksamkeitsvoraussetzung. Gilt das Kündigungsschutzgesetz, musst du aber im Prozess darlegen, dass auch ein BEM keine Möglichkeit gefunden hätte, die Fehlzeiten zu senken. Das gelingt nur selten. In der Praxis ist eine Kündigung ohne vorheriges BEM deshalb kaum zu halten.
Wie lange dauert ein BEM?
Das Gesetz nennt keine Dauer. Ein einfaches BEM ist in vier bis acht Wochen erledigt, mit Wiedereingliederung oder Reha dauert es mehrere Monate. Abgeschlossen ist es, wenn die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt und geprüft sind oder beide Seiten feststellen, dass es keine weiteren Ansätze gibt.