Die 15 Pflichtangaben als Tabelle
Die Liste steht in § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG. Du hältst die Angaben schriftlich fest, unterschreibst sie und händigst sie aus (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG). Enthält dein Arbeitsvertrag alle Angaben, entfällt der gesonderte Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG). Die rechte Spalte zeigt, woran Vorlagen aus dem Internet am häufigsten scheitern.
| Nr. | Angabe | Frist | Typische Lücke |
|---|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift beider Vertragsparteien | Tag 1 | nur Firmenname ohne Anschrift |
| 2 | Beginn des Arbeitsverhältnisses | Tag 7 | selten |
| 3 | bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer | Tag 7 | Zweckbefristung ohne erkennbares Ende |
| 4 | Arbeitsort oder Hinweis auf wechselnde Orte oder freie Ortswahl | Tag 7 | Homeoffice nicht erwähnt |
| 5 | kurze Beschreibung der Tätigkeit | Tag 7 | nur Jobtitel |
| 6 | Dauer der Probezeit, falls vereinbart | Tag 7 | selten |
| 7 | Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, einzeln: Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen; Fälligkeit und Art der Auszahlung | Tag 1 | Zuschläge und Fälligkeit fehlen |
| 8 | Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten, bei Schichtarbeit Schichtsystem, Rhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen | Tag 1 | Pausen und Ruhezeiten fehlen |
| 9 | bei Arbeit auf Abruf: Abrufvereinbarung, Mindeststunden, Referenzzeitrahmen, Ankündigungsfrist | Tag 7 | bei Minijobs auf Abruf fast immer |
| 10 | Möglichkeit, Überstunden anzuordnen, und deren Voraussetzungen | Tag 7 | Klausel ohne Voraussetzungen |
| 11 | Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs | 1 Monat | Bezug auf Fünf- oder Sechs-Tage-Woche fehlt |
| 12 | etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung | 1 Monat | fehlt fast immer |
| 13 | bei betrieblicher Altersversorgung über einen Versorgungsträger: Name und Anschrift | 1 Monat | Versorgungsträger nicht genannt |
| 14 | Kündigungsverfahren: mindestens Schriftform, Kündigungsfristen, Frist für die Kündigungsschutzklage | 1 Monat | Klagefrist fehlt |
| 15 | allgemeiner Hinweis auf anwendbare Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen | 1 Monat | Betriebsvereinbarungen vergessen |
Bei den Nummern 6 bis 8 und 10 bis 14 darfst du auf einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung verweisen, wenn die Regelung dort steht (§ 2 Abs. 4 NachwG). Beim Urlaub und bei den Kündigungsfristen genügt ein Verweis auf das Gesetz, wenn die gesetzliche Regelung gilt.
Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer (§ 1 NachwG), auch für Minijob und kurzfristige Aushilfe. Für Arbeit im Ausland über vier Wochen (§ 2 Abs. 2 NachwG) und für Praktikanten nach § 22 Abs. 1 MiLoG (§ 2 Abs. 1a NachwG) kommen eigene Angaben dazu. Ob deine Vorlage alle 15 Punkte abdeckt, prüfst du mit dem Arbeitsvertrag-Check.
Papier oder digital: die Kurzprüfung
Ob ein digital signierter Vertrag reicht, klären drei Fragen.
Selbsttest · 1 Minute
Papier oder digital: was gilt für deinen nächsten Vertrag?
Orientierung nach § 2 NachwG und § 14 Abs. 4 TzBfG, keine Rechtsberatung.
Arbeitet die Person in Bau, Gastronomie oder Hotel, Personenbeförderung, Spedition oder Logistik, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe, Friseur oder Kosmetik, Schaustellerei oder Prostitutionsgewerbe?
Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG
Fristen: Tag 1, Tag 7, 1 Monat
Seit 2022 hast du nicht mehr einen Monat Zeit für alles. Die Fristen in der Tabelle oben sind gestaffelt (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG): Parteien, Entgelt und Arbeitszeit am ersten Arbeitstag, Nr. 2 bis 6, 9 und 10 am siebten Kalendertag, der Rest nach einem Monat. Wer Verträge erst in der zweiten Woche verschickt, verstößt schon gegen das Gesetz. Gib deshalb die Zusage nur zusammen mit dem Vertragsentwurf und lass niemanden ohne unterschriebenen Vertrag anfangen. Was sonst am ersten Arbeitstag fällig ist, steht im Onboarding-Artikel.
Änderungen
Ändert sich eine wesentliche Bedingung, etwa Gehalt, Arbeitszeit, Arbeitsort oder eine Zulage, teilst du sie spätestens an dem Tag schriftlich mit, an dem sie wirksam wird (§ 3 NachwG). Ausgenommen sind Änderungen von Gesetzen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen, auf die du schon verwiesen hast. Steigt also der Mindestlohn, wie zum 1. Januar 2026 auf 13,90 €, brauchst du keinen neuen Nachweis.
Textform seit 2025 und die Branchen mit Papierpflicht
Seit dem 1. Januar 2025 darfst du den Nachweis in Textform erstellen und elektronisch übermitteln, zum Beispiel als PDF per E-Mail oder über ein Signaturtool. Vier Bedingungen müssen erfüllt sein (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG):
- Das Dokument ist für den Mitarbeitenden zugänglich.
- Er kann es speichern.
- Er kann es ausdrucken.
- Du forderst ihn mit der Übermittlung auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Den Empfangsnachweis musst du nur anfordern. Schickt der Mitarbeitende ihn nicht, ist dein Nachweis trotzdem erbracht. Verlangt der Mitarbeitende den Nachweis auf Papier, musst du ihn unverzüglich schriftlich mit Unterschrift nachliefern (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).
Branchen ohne Textform
Die Textform gilt nicht für Beschäftigte in den Branchen, die § 2a Abs. 1 SchwarzArbG aufzählt (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG). Dort bleibt es beim Papier mit Unterschrift: Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen, Fleischwirtschaft ohne Fleischerhandwerk, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Was weiterhin Papier braucht, egal in welcher Branche
Die Textform betrifft nur den Nachweis. Eine Befristung braucht Originalunterschriften beider Seiten vor Arbeitsbeginn, sonst ist der Vertrag unbefristet (§ 14 Abs. 4 TzBfG, mehr unter befristeter Arbeitsvertrag). Kündigungen und Aufhebungsverträge brauchen ebenfalls Papier (§ 623 BGB). Die elektronische Form mit qualifizierter Signatur ist für den Nachweis ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 Satz 8 NachwG).
Altverträge vor August 2022
Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 begonnen haben, musst du die neuen Angaben nur auf Verlangen nachliefern: Nr. 1 bis 10 spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung, Nr. 11 bis 15 nach einem Monat (§ 5 NachwG). In älteren Verträgen fehlen fast immer die Frist für die Kündigungsschutzklage, der Hinweis auf Fortbildung und die getrennte Aufschlüsselung der Entgeltbestandteile mit Fälligkeit. Erstell dafür ein Nachweisblatt und verteil es bei der nächsten Gehaltsrunde, statt auf die Aufforderung zu warten.
Bußgeld und echte Folgen im Streit
Bußgeld
Seit August 2022 ist ein Verstoß eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis zu 2.000 € (§ 4 NachwG). Ein Verstoß liegt vor, wenn der Nachweis fehlt, falsch oder unvollständig ist, in falscher Form oder zu spät kommt. Das gilt auch für Änderungen nach § 3 NachwG.
Folgen vor dem Arbeitsgericht
Teurer als das Bußgeld sind Beweisprobleme. Behauptet ein Mitarbeitender eine Zulagenzusage ohne Nachweis, kannst du das Gegenteil kaum belegen. Arbeitsgerichte berücksichtigen einen fehlenden Nachweis bei der Beweiswürdigung zulasten des Arbeitgebers.
Dazu kommt Schadenersatz. Fehlt der Hinweis auf einen Tarifvertrag und versäumt der Mitarbeitende deshalb eine tarifliche Ausschlussfrist, wird er so gestellt, als hätte er sie gewahrt.
Was nicht passiert
Der Vertrag wird nicht unwirksam. Und die Frist für die Kündigungsschutzklage läuft auch dann, wenn du sie im Nachweis vergessen hast (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 14 NachwG mit § 7 KSchG).
Ein Fall aus dem Alltag
Eine Spedition mit 60 Beschäftigten stellt im Herbst acht Aushilfen ein, die Verträge kommen als PDF per E-Mail. Zwei Monate später verlangt eine Aushilfe einen mündlich zugesagten Nachtzuschlag. Ein Nachweis fehlt, und wegen der Logistik-Ausnahme hätte er auf Papier vorliegen müssen. Die Spedition zahlt, statt vor Gericht zu erklären, warum es keine Unterlagen gibt.
Musterformulierungen für die heiklen Punkte
Diese Formulierungen decken die Angaben ab, die in Vorlagen am häufigsten fehlen.
Kündigungsverfahren (Nr. 14)
"Die Kündigung bedarf der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Nach Ablauf der Probezeit gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen nach § 622 BGB. Verlängert sich die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber nach § 622 Abs. 2 BGB, gilt die verlängerte Frist auch für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer. Will der Arbeitnehmer geltend machen, dass eine Kündigung sozial ungerechtfertigt oder aus anderen Gründen rechtsunwirksam ist, muss er innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG)."
Überstunden (Nr. 10)
"Der Arbeitgeber kann Überstunden anordnen, wenn betriebliche Gründe dies erfordern, etwa Auftragsspitzen, Krankheitsvertretung oder Termingeschäfte, höchstens [10] Stunden pro Monat. Die Anordnung erfolgt mit einer Ankündigung von mindestens [einem Arbeitstag], außer in Notfällen. Überstunden werden [mit dem Stundenlohn vergütet / durch Freizeit innerhalb von drei Monaten ausgeglichen]."
Entgelt (Nr. 7)
"Der Arbeitnehmer erhält ein monatliches Bruttogehalt von [Betrag] €. Daneben werden gezahlt: [Zuschlag für Nachtarbeit von 25 % zwischen 23 und 6 Uhr], [Fahrtkostenzuschuss von Betrag € monatlich]. Sonderzahlungen: [keine / Weihnachtsgeld in Höhe von …, fällig mit dem Novembergehalt]. Das Entgelt ist am letzten Bankarbeitstag des Monats fällig und wird auf ein vom Arbeitnehmer benanntes Konto überwiesen."
Fortbildung (Nr. 12) und Tarifhinweis (Nr. 15)
"Ein Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung besteht [nicht / im Umfang von …]. Auf das Arbeitsverhältnis finden [keine Tarifverträge / folgende Tarifverträge] Anwendung. Es gelten die jeweils gültigen Betriebsvereinbarungen [falls Betriebsrat vorhanden]."
Auch eine negative Angabe erfüllt die Pflicht. Für Arbeitszeit und Pausen genügt bei Vollzeit oft "Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag. Es gelten die gesetzlichen Ruhepausen und Ruhezeiten nach §§ 4, 5 ArbZG."
Checkliste für bestehende Verträge
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Zum Abhaken
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Quellen
Häufige Fragen
Muss ich nach dem Nachweisgesetz einen schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen?
Nein. Ein Arbeitsvertrag kann auch mündlich geschlossen werden. Das Nachweisgesetz verlangt aber, dass du die wesentlichen Bedingungen schriftlich oder unter bestimmten Voraussetzungen in Textform festhältst und übergibst. Ein Arbeitsvertrag, der alle Pflichtangaben enthält, ersetzt diesen Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG).
Darf ich den Arbeitsvertrag per E-Mail oder digital signieren lassen?
Seit 01.01.2025 ja, wenn das Dokument zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist und du mit der Übermittlung um einen Empfangsnachweis bittest. Das gilt nicht in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung, Friseur und Kosmetik. Befristungen brauchen weiterhin die Schriftform mit Originalunterschrift (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Wie hoch ist das Bußgeld nach dem Nachweisgesetz?
Bis zu 2.000 € je Verstoß (§ 4 NachwG). Ein Verstoß liegt vor, wenn du den Nachweis nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Form oder nicht rechtzeitig übergibst. Teurer wird es oft im Streit vor dem Arbeitsgericht, weil du Vereinbarungen dann schlechter beweisen kannst.
Muss ich alte Arbeitsverträge an das Nachweisgesetz 2022 anpassen?
Nicht von dir aus. Bei Arbeitsverhältnissen, die vor dem 01.08.2022 begonnen haben, musst du die Angaben nur auf Verlangen des Mitarbeitenden nachreichen: die Angaben Nr. 1 bis 10 spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung, die übrigen spätestens nach einem Monat (§ 5 NachwG). Ändert sich eine wesentliche Bedingung, gilt die Mitteilungspflicht aus § 3 NachwG aber sofort.
Gilt das Nachweisgesetz auch für Minijobber und Aushilfen?
Ja. Das Gesetz gilt seit August 2022 für alle Arbeitnehmer, auch für Minijobber und kurzfristige Aushilfen. Die frühere Ausnahme für Aushilfen bis zu einem Monat gibt es nicht mehr.
Was muss ich zum Kündigungsverfahren in den Nachweis schreiben?
Mindestens die Schriftform der Kündigung, die Kündigungsfristen und die Frist von drei Wochen für die Kündigungsschutzklage (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 14 NachwG). Für die Fristen darfst du auf das Gesetz verweisen. Fehlt der Hinweis auf die Klagefrist, läuft sie trotzdem.