Der folgende Entscheidungsbaum klärt in wenigen Fragen, wo dein Betrieb steht.
Entscheidungshilfe
Reicht Personal nebenher bei dir noch?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Ist in den letzten zwölf Monaten mindestens eine Personalfrist durchgerutscht (Befristung, Probezeit, Zeugnis, Urlaubshinweis, BEM)?
Auch Fristen, die ihr gerade noch erwischt habt, zählen als Hinweis.
Der Aufwand pro Woche
Die Zeit, die Personal braucht, hängt an Vorgängen: Einstellungen, Austritte, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse, Gespräche, Fragen der Mitarbeitenden.
Der Rechner zeigt eine Hochrechnung. Die Minuten je Person und Woche sind eine eigene Annahme, keine Statistik und keine Norm.
Rechenbeispiel
Wie viele Stunden Personalarbeit pro Woche?
Eigene Annahme: 10, 20 oder 30 Minuten je Person und Woche. Keine Statistik, bitte mit deinen Werten vergleichen.
Ruhiger Betrieb (10 Minuten)
6,7 Stunden pro Woche
Normaler Betrieb (20 Minuten)
13,3 Stunden pro Woche
Wachstum oder hohe Fluktuation (30 Minuten)
20,0 Stunden pro Woche
Eigene Annahme der Redaktion, keine amtliche Zahl.
Ein Beispiel mit erfundener Firma: Die Beispielfirma Nordtec GmbH hat 60 Beschäftigte und wächst. Annahme 30 Minuten je Person und Woche, also 60 mal 0,5 Stunden.
| Annahme | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 60 Beschäftigte, Wachstum | 60 × 30 Minuten | 1.800 Minuten |
| Umrechnung | 1.800 ÷ 60 | 30 Stunden pro Woche |
Das wäre fast eine ganze Stelle. In der ruhigen Variante mit 10 Minuten wären es 10 Stunden.
Die Annahme ersetzt keine Messung. Führe deshalb zwei Wochen lang ein Zeitprotokoll: Wer eine Personalaufgabe erledigt, notiert Aufgabe und Minuten. Zähle die Zeit von Inhaber und Führungskräften mit, denn sie taucht in keiner Stellenbeschreibung auf. Die gemessene Zahl fällt oft höher aus als gedacht, weil Unterbrechungen und Nachfragen selten als Arbeit gelten. Liegt sie über 15 Wochenstunden, greift die Faustregel aus dem ersten Absatz.
Miss die Zeit, die Personal wirklich braucht, und vergleiche sie mit der Zeit, die jemand dafür frei hat.
Warnsignale im Alltag
Die meisten Firmen merken die Überlastung an Vorfällen, selten an einer Zahl.
| Signal | Was dahintersteckt | Erste Maßnahme |
|---|---|---|
| Eine Befristung oder Probezeit läuft aus, niemand hat es gesehen | Fristen stehen nur im Kopf | Fristenkalender mit Erinnerung, zwei Wochen Vorlauf |
| Verträge liegen in drei Ordnern und zwei Mailpostfächern | Kein Stand je Person | Eine Ablage, eine Übersicht, ein Verantwortlicher |
| Führungskräfte fragen den Inhaber, nicht das Büro | Es gibt keine Anlaufstelle | Benannte Ansprechperson für Personalfragen |
| Du beantwortest Personalfragen abends | Aufgaben liegen beim Inhaber | Aufgaben nach Abgeben und Behalten sortieren |
| Eine Person ist krank oder im Urlaub, und Personal steht still | Einzelperson als Engpass | Vertretung und Checkliste je Aufgabe |
| Die Gehaltsfrage kommt jedes Mal neu | Keine Struktur | Gehaltsband je Stelle, Entscheidungsregel |
Zähle die Treffer. Bei drei oder mehr Zeilen brauchst du mehr als einen besseren Ordner. Was eine durchgerutschte Befristung oder ein fehlender Urlaubshinweis kostet, steht im Artikel Personalfristen verpasst.
Die Schwellen im Überblick
Das Arbeitsrecht kennt den Begriff Personalabteilung nicht. Manche Pflichten gelten schon ab der ersten Angestellten, etwa der schriftliche Nachweis der Vertragsbedingungen (§ 2 Abs. 1 NachwG), die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 Abs. 1 ArbSchG) und das BEM bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit im Jahr (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Weil dazu oft kein Termin im Kalender steht, fallen sie leicht weg.
Weitere Pflichten kommen mit der Größe. Die Tabelle zeigt die Zahlen, die für Firmen mit 10 bis 150 Beschäftigten am häufigsten greifen, Stand 07.10.2026, geprüft am Gesetzestext. Jedes Gesetz zählt anders: Arbeitsplätze, Arbeitnehmer, Beschäftigte oder wahlberechtigte Arbeitnehmer.
| Schwelle | Was ab hier gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| ab 5 | Betriebsrat kann gewählt werden (5 ständige Wahlberechtigte, 3 wählbar) | § 1 Abs. 1 BetrVG |
| über 10 | Kündigungsschutz nach KSchG greift (für Arbeitsverhältnisse ab 2004) | § 23 Abs. 1 KSchG |
| über 15 | Anspruch auf Teilzeit | § 8 TzBfG |
| ab 20 Arbeitsplätze | 5 Prozent Pflichtquote Schwerbehinderte (Arbeitsplätze, nicht Köpfe) | § 154 SGB IX |
| ab 20 Personen | Datenschutzbeauftragter, wenn so viele Personen ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind | § 38 BDSG |
| über 20 wahlberechtigte | Wo es einen Betriebsrat gibt: Unterrichtung vor jeder Einstellung und Versetzung | § 99 BetrVG |
| bis 30 | Ausgleichsverfahren U1: Krankenkasse erstattet 80 Prozent des fortgezahlten Entgelts, ohne Auszubildende gezählt | § 1 AAG |
| über 45 | Anspruch auf Brückenteilzeit | § 9a TzBfG |
| ab 50 | Interne Meldestelle für Hinweisgeber | § 12 HinSchG |
| über 200 | Auskunftsanspruch zur Entgelttransparenz | § 12 EntgTranspG |
| ab 200 | erste Freistellung eines Betriebsratsmitglieds | § 38 BetrVG |
Die Quellen: § 1 BetrVG, § 23 KSchG, § 8 TzBfG, § 154 SGB IX, § 38 BDSG, § 99 BetrVG, § 1 AAG, § 9a TzBfG, § 12 HinSchG, § 12 EntgTranspG und § 38 BetrVG.
Zwischen 10 und 50 Beschäftigten kommen mehrere Pflichten dazu, die niemand mehr nebenbei aus dem Gedächtnis erledigt. Wer in dieser Zone wächst, braucht ab dem Zeitpunkt der Schwelle einen Verantwortlichen, nicht erst ab einer runden Zahl. Zähle dabei für jedes Gesetz neu und halte die Zählung mit Datum fest. Beim Kündigungsschutz zählen Teilzeitkräfte bis 20 Wochenstunden mit 0,5 und bis 30 Stunden mit 0,75, Auszubildende gar nicht (§ 23 Abs. 1 KSchG). Dieselbe Belegschaft kann so für ein Gesetz über und für ein anderes unter der Schwelle liegen. Die Einzelheiten stehen im Artikel Kündigungsschutzgesetz: ab wann gilt es?, ob dein Betrieb unter eine Schwelle fällt, beantwortet der Schwellenwerte-Check.
Welche Wege es gibt
Neben einer eigenen HR-Stelle gibt es vier weitere Wege. Preise stehen bewusst nicht drin, sie hängen von Umfang und Region ab.
| Weg | Passt, wenn | Deckt ab | Deckt nicht ab |
|---|---|---|---|
| Personal nebenher im Office-Management | die Zahl überschaubar ist und wenig wechselt | tägliche Fragen, Urlaubsliste | Fristen und Verträge fachlich absichern |
| HR-Software | du Prozesse hast, aber Werkzeug fehlt | Akten, Urlaub, Abwesenheit, Erinnerungen | Entscheiden, Gespräche führen, Texte prüfen |
| Lohnbüro oder Steuerberater | du Abrechnung brauchst | Lohn, Meldungen | Verträge, Zeugnisse, Fristen, Führung |
| Externe HR-Leitung (zum Beispiel Lintelly, unser Angebot) | du laufende Arbeit abgeben willst, ohne eine Stelle zu schaffen | Dokumente, Fristen, Anlaufstelle, Vorbereitung | Entscheidungen, Unterschrift, Lohnabrechnung |
| Eigene HR-Stelle (Teilzeit oder Vollzeit) | du genug Aufgaben für eine Stelle hast und Vertretung planst | alles, was eine Person schafft | Ausfall, Urlaub, Spezialwissen |
Die Wege lassen sich kombinieren, zum Beispiel Lohnbüro und externe HR-Leitung. Wo die Grenze zwischen Lohnbüro und Personalarbeit verläuft, zeigt Steuerberater macht Lohn: Wer macht das Personal? Benenne zuerst die Lücke. Rutschen Fristen durch, braucht es jemanden, der Ergebnisse prüft. Fehlt die Zeit, braucht es zusätzliche Hände.
Stelle jedem Anbieter und jeder Stelle dieselben Fragen und schreibe die Antworten nebeneinander: Wer bereitet vor, wer prüft, wer unterschreibt? Wer vertritt bei Urlaub und Krankheit, und wie schnell? Wo liegen die Personaldaten? Was passiert mit deinen Unterlagen, wenn du den Weg wechselst? Welche Aufgaben sind ausdrücklich nicht enthalten?
Gleich, wohin du Aufgaben abgibst: Du bleibst Arbeitgeber. Das Weisungsrecht nach § 106 GewO und die Unterschrift unter Verträge und Kündigungen liegen bei dir. Gibst du Personaldaten an einen Dienstleister, schließt du mit ihm einen Vertrag, der ihn an deine dokumentierten Weisungen bindet (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Rechtsberatung im Einzelfall leistet ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Vorlage: Aufgabeninventur
In zwei Wochen sammelst du die Daten für die Entscheidung. Tag 1 bis 3: Beschäftigte je Gesetz zählen und mit Datum eintragen. Tag 4 bis 10: Alle, die Personalaufgaben erledigen, notieren Zeit und Aufgaben in dieser Vorlage. Tag 11 bis 14: mit dem Rechner gegenrechnen, Fristenkalender für zwölf Monate anlegen, für jede Aufgabe eine Vertretung benennen. Danach weißt du, ob dir Zeit, Wissen oder Überblick fehlt.
Aufgabeninventur Personal, Stand [Datum]
Eine Zeile je Aufgabe. Die Beispielzeilen sind erfunden, überschreibe sie.
| Aufgabe | Wer | Wie oft | Minuten | Bei Ausfall | Vertretung |
|---|---|---|---|---|---|
| Probezeit-Enden prüfen (Beispiel) | [Name] | monatlich | 15 | Frist verpasst | [Name oder offen] |
| Urlaubsliste führen (Beispiel) | [Name] | wöchentlich | 30 | Verzug, Streit | [Name oder offen] |
| [weitere Aufgabe] | [Name] | [Takt] | [Zahl] | [Folge] | [Name oder offen] |
Aufgaben zum Eintragen: Vertragserstellung, Befristungen, Krankmeldungen, Zeugnisse, Gespräche, Datenschutz, Lohnbüro, Onboarding, Offboarding.
Ergebnis: Summe der Minuten je Woche [Stunden], Aufgaben ohne Vertretung [Zahl].
Das Onboarding ist ein guter Startpunkt, weil dort jeder Fehler sichtbar wird. Wie du es aufsetzt, steht im Artikel zum Onboarding-Prozess.
Checkliste für deine Entscheidung
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Checkliste
Personal organisieren: dein nächster Schritt
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Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern braucht man eine Personalabteilung?
Eine feste Zahl gibt es nicht, kein Gesetz schreibt eine Personalabteilung vor. Ab wann Personal nebenher zur Dauerlast wird, hängt von Fluktuation, Wachstum und Aufgaben ab. Es zählt der Aufwand pro Woche, nicht die Kopfzahl.
Gibt es eine gesetzliche Pflicht für eine HR-Abteilung?
Nein. Gesetze knüpfen Pflichten an Beschäftigtenzahlen, zum Beispiel die Meldestelle für Hinweisgeber ab 50 Beschäftigten oder den Datenschutzbeauftragten ab 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung. Wer diese Pflichten erfüllt, ist frei in der Frage, wie er sie organisiert.
Wie viele HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte sind üblich?
Dafür gibt es keine belastbare amtliche Zahl. Kennzahlen aus Verbandsumfragen schwanken stark nach Branche und Aufgabenzuschnitt, deshalb nennen wir keine. Rechne lieber deinen eigenen Wochenaufwand und vergleiche ihn mit der Zeit, die jemand real dafür hat.
Ab wann reicht Personal nebenher durch das Office-Management nicht mehr?
Spätestens wenn Fristen durchrutschen, der Vertragsstand je Person unklar ist oder die Person mit den Personalaufgaben krank oder im Urlaub ausfällt und niemand vertreten kann. Das sind Warnsignale, keine Zahlen.
Welche Alternativen gibt es zu einer eigenen HR-Stelle?
Du kannst HR-Software einsetzen, die Aufgaben zwischen Geschäftsführung und Office-Management klarer verteilen, ein Lohnbüro für die Abrechnung nutzen, eine externe HR-Leitung beauftragen oder eine Teilzeitstelle schaffen. Jeder Weg deckt etwas anderes ab, ein Vergleich steht im Artikel.
Was bleibt beim Inhaber, wenn ich HR auslagere?
Du bleibst Arbeitgeber. Weisungsrecht, Entscheidungen und Unterschriften liegen bei dir, und für Personaldaten brauchst du mit externen Dienstleistern einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein externer Partner bereitet vor und setzt um, er entscheidet nicht für dich.
Zählen Teilzeitkräfte und Azubis bei den Schwellenwerten mit?
Das hängt vom Gesetz ab. Beim Kündigungsschutz zählen Teilzeitkräfte bis 20 Stunden mit 0,5 und bis 30 Stunden mit 0,75, Auszubildende zählen nicht mit. Beim Hinweisgeberschutz kommt es auf die Beschäftigten insgesamt an. Prüfe die Zählweise je Gesetz.