Elternzeit: Was Arbeitgeber tun müssen

Was der Antrag enthalten muss

Streng genommen ist es kein Antrag, sondern ein Verlangen. Nach § 16 Abs. 1 BEEG kommt die Erklärung in Textform, eine E-Mail genügt. Sie nennt Kind, Beginn und Ende und, bei Elternzeit bis zum dritten Geburtstag, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen wird.

Beispiel: „Ich nehme Elternzeit vom 10.03.2027 bis zum 09.03.2028. Vom 10.03.2028 bis zum 09.03.2029 nehme ich keine Elternzeit.“ Später verlängern oder verkürzen geht dann nur mit deiner Zustimmung, außer in Härtefällen nach § 16 Abs. 3 BEEG.

• Bis zu drei Jahre je Elternteil und Kind, bis zum dritten Geburtstag.
• Davon bis zu 24 Monate zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr.
• Drei Abschnitte je Elternteil, weitere nur mit deiner Zustimmung.
• Bei der Mutter zählt die Mutterschutzfrist nach der Geburt mit.

Elternzeit gibt es auch in der Probezeit. Ein befristeter Vertrag verlängert sich durch Elternzeit nicht. Elterngeld beantragt der Mitarbeiter selbst, du lieferst höchstens Angaben zu Arbeitszeit und Einkommen.

Fristen und Kündigungsschutz

Kommt die Anmeldung zu spät, verschiebt sich der Beginn, bis die Frist abgelaufen ist. Bei dringenden Gründen ist ausnahmsweise eine kürzere Frist möglich. Rechne die Daten mit dem Elternzeit-Fristenrechner nach.

Ab dem Verlangen und während der ganzen Elternzeit darfst du nicht kündigen (§ 18 BEEG), auch bei Teilzeit und in der Probezeit. Nur die für Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde oder eine von ihr bestimmte Stelle kann eine Kündigung in besonderen Fällen für zulässig erklären. Bei Müttern kommt der Schutz aus dem Mutterschutzgesetz bis vier Monate nach der Entbindung hinzu (Pflichten bei Schwangerschaft). Der Mitarbeiter selbst kann zum Ende der Elternzeit mit drei Monaten Frist kündigen (§ 19 BEEG).

Teilzeit in der Elternzeit

Bis zu 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt sind in der Elternzeit erlaubt (§ 15 Abs. 4 BEEG). Zuerst sollt ihr euch innerhalb von vier Wochen einigen. Gelingt das nicht, hat der Mitarbeiter unter den Bedingungen aus § 15 Abs. 7 BEEG einen Anspruch, höchstens zweimal während der gesamten Elternzeit.

Der Antrag kommt wie die Anmeldung spätestens 7 Wochen vor Beginn, zwischen 3. und 8. Geburtstag 13 Wochen. Ablehnen kannst du nur innerhalb von 4 Wochen nach Zugang, im späteren Zeitraum 8 Wochen, jeweils in Textform mit Begründung. Wer die Frist verpasst, hat keine Wahl mehr, die Zustimmung gilt dann als erteilt.

Dringende betriebliche Gründe sind eine hohe Hürde. „Passt gerade nicht“ reicht nicht. Nenne Tatsachen, die du belegen kannst, etwa eine erfolglose Suche nach einer Ersatzkraft. Teilzeit bei einem anderen Arbeitgeber kannst du nur innerhalb von vier Wochen aus dringenden betrieblichen Gründen in Textform verweigern.

Bestätigung schreiben

§ 16 Abs. 1 BEEG verpflichtet dich, die Elternzeit zu bescheinigen. Schick die Bestätigung innerhalb einer Woche und erklär darin gleich die Urlaubskürzung.

Gib Beginn und Ende sofort an das Lohnbüro weiter. Fehlt die Information, läuft Gehalt weiter, das du später zurückfordern musst.

Urlaub kürzen oder übertragen

Urlaub entsteht in der Elternzeit weiter. § 17 Abs. 1 BEEG erlaubt dir, ihn für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel zu kürzen, bei 30 Tagen Jahresurlaub also 2,5 Tage je Monat. Ohne Erklärung bleibt der volle Anspruch. Erklär die Kürzung am besten mit der Bestätigung, auf jeden Fall solange das Arbeitsverhältnis besteht.

• Angebrochene Monate zählen nicht. Beginnt die Elternzeit am 06.05., zählt der Mai nicht mit.
• Monate mit Teilzeit bei dir während der Elternzeit zählen nicht.
• Mutterschutzfristen zählen nicht, sie gelten als Beschäftigungszeit.

Resturlaub von vor der Elternzeit verfällt nicht. Du gewährst ihn danach im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr (§ 17 Abs. 2 BEEG). Endet das Arbeitsverhältnis während oder direkt nach der Elternzeit, zahlst du ihn aus (§ 17 Abs. 3 BEEG). Zu viel gewährten Urlaub darfst du mit dem Urlaub nach der Elternzeit verrechnen (§ 17 Abs. 4 BEEG).

Vertretung befristet einstellen

Für die Vertretung gibt es einen eigenen Sachgrund in § 21 BEEG. Du kannst eine Ersatzkraft für Mutterschutz und Elternzeit befristen und die Einarbeitung dazurechnen, zwei bis vier Wochen Übergabe deckt § 21 Abs. 2 BEEG ausdrücklich ab.

• Der Vertrag ist vor Arbeitsbeginn schriftlich und von beiden Seiten eigenhändig unterschrieben (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Eine E-Mail reicht nicht.
• Eine Zweckbefristung („bis zur Rückkehr“) endet frühestens zwei Wochen nach deiner schriftlichen Mitteilung, dass der Zweck erreicht ist.
• Kommt die Mitarbeiterin früher zurück, kannst du mit mindestens drei Wochen Frist kündigen, frühestens zum Ende der Elternzeit (§ 21 Abs. 4 BEEG). Schließ das nicht aus Versehen im Vertrag aus.

Rückkehr planen

Nach der Elternzeit lebt das Arbeitsverhältnis zu den alten Bedingungen wieder auf. Teilzeit, die an die Elternzeit gebunden war, endet. Der Mitarbeiter hat Anspruch auf eine gleichwertige Tätigkeit nach seinem Arbeitsvertrag, nicht zwingend auf denselben Schreibtisch.

Drei Monate vorher bietest du ein Gespräch an, über Vollzeit oder einen Antrag auf Teilzeit nach § 8 TzBfG. Zwei Monate vorher prüfst du das Ende der Vertretung. Einen Monat vorher sind Arbeitsplatz, Technik und Zugänge bereit, und das Lohnbüro kennt den Termin.

Ist ein Weihnachtsgeld reine Vergütung für Arbeit, entfällt es für Monate ohne Arbeit anteilig. Belohnt es Betriebstreue, bleibt es oft voll. Während der Elternzeit muss niemand erreichbar sein, freiwilliger Kontakt ist erlaubt.

Zeitstrahl am Beispiel

Ein ausgedachter Fall: Eine Teamleiterin mit 30 Tagen Jahresurlaub bekommt am 10.03.2027 ein Kind, nimmt Elternzeit bis zum ersten Geburtstag und will ab September 20 Stunden pro Woche arbeiten.

Volle Monate ohne Teilzeit sind 2027 Juni, Juli und August. Du kürzt um 3/12, also 7,5 Tage. Es bleiben 22,5 Tage für 2027.