Nicht jeder Ausfall ist eine Kündigung. Vier Fragen sortieren deinen Fall und nennen den ersten Schritt.
Entscheidungshilfe
Was ist bei dir passiert?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Hat die Person selbst gekündigt oder einen Aufhebungsvertrag angeboten?
Gemeint ist: Die Person will das Arbeitsverhältnis beenden.
Die ersten fünf Schritte
Der Plan zählt vom Kündigungstag. Bei kurzer Frist rückt alles nach vorn.
Erstens die Schriftform. Nach § 623 BGB braucht eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Mail mit "ich kündige" beendet nichts. Nimm das Original entgegen und bestätige schriftlich den Eingang mit Datum.
Zweitens der Endtermin. Die Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats, in der Probezeit zwei Wochen. Verträge sehen oft längere Fristen vor. Für den Arbeitnehmer darf keine längere Frist gelten als für den Arbeitgeber (§ 622 Abs. 6 BGB). Den Rechenweg macht dir der Kündigungsfrist-Rechner. Ein Beispiel: In der erfundenen Nordtec GmbH mit 70 Beschäftigten übergibt die Personalreferentin am Donnerstag, 8. Oktober 2026, ihre unterschriebene Kündigung. Der Vertrag weicht nicht von der Grundfrist ab.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Zugang der Kündigung | Donnerstag, 8. Oktober 2026 | Fristbeginn am Folgetag |
| Vier Wochen Mindestfrist | 28 Tage ab 9. Oktober | Ende am 5. November 2026 |
| Nächster Kündigungstermin danach | 15. oder Monatsende | 15. November 2026 |
| Verbleibende Arbeitszeit | 8. Oktober bis 15. November | gut fünf Wochen |
Gilt im Vertrag eine Frist von drei Monaten zum Monatsende, wären es bis zum 31. Januar 2027 rund 16 Wochen. Lies deshalb den Vertrag, bevor du Zeit planst.
Drittens der Resturlaub. Kann er bis zum Ende nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Gewährst du den Urlaub in der Frist, kann die Übergabe darunter leiden, plane ihn deshalb früh. Kläre auch das Zeitguthaben laut Konto. Mehr zum Resturlaub.
Viertens das Gespräch. Kläre mit der Person, was sie in der Frist übergeben kann, gib ihr die Vorlage unten und setze einen festen Übergabetermin pro Woche. Informiere das Lohnbüro über das Ende, damit der Lohn-Input weiterläuft.
Fünftens der Zeitplan. Zähle vom Endtermin zurück und plane die Übergabe zwei Wochen vorher ein. In Woche 2 und 3 füllt die Person die Inventur aus, die Stellvertretung liest sie gegen, du prüfst die Fristenliste (Probezeiten, Befristungen, Zeugnisse bis Jahresende) und entscheidest den Überbrückungsweg. Bei kurzer Frist entscheidest du ihn schon in der ersten Woche. Ab Woche 4 folgen Übergabegespräche, das Zeugnis der gehenden Person (§ 109 GewO gibt den Anspruch bei Beendigung, Formulierungen im Artikel zum Arbeitszeugnis) und das Schließen der Zugänge. Prüfe nach dem Weggang zwei Wochen lang jeden Montag den Fristenkalender.
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Vorlage: Übergabedokument
In einer Firma mit einer einzigen Personalkraft liegt das Meiste nicht schriftlich vor. Es steckt in Mailordnern, Notizbüchern und der Erinnerung. Die Tabelle zeigt, wonach du in der Inventur fragst.
| Bereich | Was du sicherst | Wo es meist steckt |
|---|---|---|
| Fristen | Probezeit-Enden, Befristungen, Urlaubshinweise, Zeugnisse, offene BEM-Fälle | Excel, Kalender, Kopf |
| Verträge | aktueller Vertragsstand je Person, Nachweise nach § 2 NachwG, Änderungen | Ordner, Mailverlauf |
| Akten | Ablage der Personalakten, Zugriff, Regeln | Schrank, Server, Cloud |
| Lohn-Input | Stichtage ans Lohnbüro, Meldungen, Sonderfälle | Mails, Notizen |
| Abwesenheit | Urlaubsliste, Krankmeldungen, Nachweise | Zeiterfassung, Papier |
| Laufende Vorgänge | offene Bewerbungen, Verhandlungen, Abmahnungen, Gespräche | Postfach, Notizbuch |
| Externe | Ansprechpartner bei Lohnbüro, Steuerberater, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft | Handy, Visitenkarten |
Lass die Person zuerst aufschreiben, was sie jede Woche, jeden Monat und jedes Quartal tut. Sie füllt dann das Dokument aus, du prüfst es mit der Stellvertretung. Die Beispielzeilen sind erfunden, überschreibe sie.
Übergabe Personal, Stand [Datum], Endtermin [Datum]
Eine Zeile je Aufgabe oder Frist.
| Aufgabe oder Frist | Takt oder Datum | Wo liegt es | Wer übernimmt | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Probezeit-Ende [Name] (Beispiel) | [Datum] | Fristenliste, Tabelle 2 | [Name] | Gespräch 2 Wochen vorher |
| Lohn-Input ans Lohnbüro (Beispiel) | monatlich bis [Tag] | Postfach Personal | [Name] | Sonderzahlungen prüfen |
| Urlaubsliste führen (Beispiel) | laufend | Laufwerk [Pfad] | [Name] | Resturlaub zum Jahresende |
| [weitere Aufgabe] | [Takt] | [Ort] | [Name] | [Hinweis] |
Zugänge: [Lohnprogramm], [Zeiterfassung], [Portal der Krankenkasse], [Laufwerk]. Ende am [Datum]. Externe Ansprechpartner: [Lohnbüro], [Steuerberater], [Berufsgenossenschaft]. Offene Vorgänge: [Liste mit Stand und nächstem Schritt].
Eine Übergabe ist fertig, wenn jemand anderes die Aufgaben ohne Rückruf bei der gehenden Person erledigen kann.
Zugänge, Vollmachten und Pflichten
Die gehende Person hat oft Zugriff auf Gehaltsdaten, Krankmeldungen und Personalakten. Das ist zulässig, soweit es für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 BDSG). Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses entfällt der Grund. Lege deshalb vorab fest, wann welche Zugänge enden und wer sie übernimmt: Lohnprogramm, Zeiterfassung, Portale der Krankenkassen, gemeinsame Laufwerke.
Prüfe außerdem, ob die Person für dich Erklärungen abgegeben hat. Schreibt sie Kündigungen im Namen der Geschäftsführung, braucht sie dafür eine Vollmacht. Sonst kann der Empfänger ein Schreiben nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde beiliegt. Die Zurückweisung ist ausgeschlossen, wenn du den Empfänger zuvor über die Bevollmächtigung informiert hast.
Bei 50 und mehr Beschäftigten: Ist die Person zugleich Ansprechperson der internen Meldestelle für Hinweisgeber, brauchst du eine Nachfolge (§ 12 HinSchG).
Wege durch die Lücke
Für die Zeit zwischen Weggang und Besetzung gibt es fünf Wege. Preise hängen von Umfang und Dauer ab.
| Weg | Passt, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Geschäftsführung übernimmt | die Lücke kurz ist (wenige Wochen) | Du arbeitest abends im Personalbereich, Routine leidet |
| Office-Management mit Checkliste | die Aufgaben dokumentiert sind | Fachliche Prüfung von Verträgen und Fristen fehlt |
| Befristete Vertretung | Elternzeit, planbarer Ausfall oder Kündigung (dann ohne Sachgrund) | Suche und Einarbeitung brauchen Zeit, Schriftform nötig |
| Externe HR-Leitung auf Zeit | du schnell Fristen und Anlaufstelle brauchst | Entscheidung und Unterschrift bleiben bei dir |
| Nachbesetzung der Stelle | die Aufgaben dauerhaft eine Stelle tragen | Suche dauert, Einarbeitung braucht Wissen |
Unter vier Wochen Lücke reichen Geschäftsführung und Checkliste. Heikle Aufgaben wie Verträge, Befristungen, Abmahnungen und Gespräche brauchen darüber hinaus jemanden, der sie fachlich prüft.
Eine befristete Vertretung musst du schriftlich vereinbaren. Bei einer Kündigung ohne Rückkehr der Person trägt die Vertretung als Sachgrund nicht. Dann bleibt die Befristung ohne Sachgrund: bis zu zwei Jahre, bis zu dreimal verlängerbar, aber nicht, wenn die Person schon einmal bei dir angestellt war (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Details im Artikel zum befristeten Arbeitsvertrag. Setzt du eine nicht angestellte Einzelperson auf Zeit ein, prüfe, ob ihre Tätigkeit nach § 7 Abs. 1 SGB IV als Beschäftigung gilt.
Elternzeit und langer Ausfall
Elternzeit muss spätestens sieben Wochen vorher in Textform verlangt werden (§ 16 Abs. 1 BEEG), ab dann gilt Kündigungsschutz (§ 18 BEEG). Die Vertretung darf nach § 21 BEEG befristet werden, einschließlich der Einarbeitung vor dem Beginn. Mehr im Artikel zur Elternzeit als Arbeitgeber.
Bei langem Ausfall zahlst du das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 EntgFG), danach steht das BEM an. Frage die erkrankte Person nicht nach der Diagnose, sondern nur nach Orten, Zugängen und Fristen.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Übergabe in die letzte Woche legen | Sonderfälle gehen verloren | Inventur am Tag nach der Kündigung starten |
| Nachfolge suchen, ohne die Aufgaben zu kennen | Falsches Profil, lange Suche | Erst die Inventur, dann das Stellenprofil |
| Alle Aufgaben aufs Büro legen | Fristen rutschen, Fehler bei Verträgen | Fachlich prüfende Person oder externe Unterstützung |
Häufige Fragen
Was tun, wenn die einzige Personalerin kündigt?
Lass dir die Kündigung schriftlich geben, rechne den Endtermin aus und sichere noch in der Kündigungsfrist alles Wissen: Fristenliste, Ablage, Zugänge, laufende Vorgänge. Entscheide danach, wie die Lücke überbrückt wird. Je früher die Übergabe beginnt, desto weniger geht verloren.
Reicht eine Kündigung per E-Mail oder WhatsApp?
Nein. Nach § 623 BGB braucht jede Kündigung die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Nachricht im Messenger oder per Mail beendet das Arbeitsverhältnis nicht. Bitte um ein unterschriebenes Schreiben oder lege einen Aufhebungsvertrag vor, der ebenfalls schriftlich sein muss.
Wie lange ist die Kündigungsfrist, wenn Mitarbeitende selbst kündigen?
Gesetzlich vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, in der Probezeit zwei Wochen. Der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag kann längere Fristen vorsehen, für den Arbeitnehmer aber keine längere als für den Arbeitgeber. Lies deshalb zuerst den Vertrag.
Darf ich eine Vertretung befristet einstellen?
Ja, wenn jemand in Elternzeit geht, ist die Vertretung ein gesetzlicher Sachgrund nach § 21 BEEG. Auch das Teilzeit- und Befristungsgesetz kennt Vertretung als Sachgrund. Die Befristung muss schriftlich vereinbart sein. Bei einer Kündigung ohne Rückkehr der Person ist Vertretung dagegen kein Grund.
Was passiert mit dem Resturlaub der gehenden Person?
Kann der Urlaub wegen des Endes des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Gewähre ihn besser in der Kündigungsfrist, wenn der Betrieb die Abwesenheit verkraftet.
Kann ich die HR-Aufgaben vorübergehend extern abgeben?
Ja. Du kannst eine befristete Vertretung einstellen, die Geschäftsführung die Aufgaben mit einer Checkliste übernehmen lassen oder eine externe HR-Leitung beauftragen. Entscheidungen und Unterschriften bleiben bei dir als Arbeitgeber. Prüfe bei Einzelpersonen, ob die Tätigkeit als Beschäftigung gilt.