Warum Urlaub ohne Hinweis nicht verfällt
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Lange galt: Was am 31. Dezember offen ist, verfällt, außer es gibt einen Grund zur Übertragung. Seit 2019 ist das anders. Das Bundesarbeitsgericht hat am 19.02.2019 (9 AZR 423/16) nach Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs entschieden, dass der Arbeitgeber mitwirken muss. Er muss die Mitarbeitenden in die Lage versetzen, ihren Urlaub zu nehmen, und sie klar auf den drohenden Verfall hinweisen.
Fehlt dieser Hinweis, verfällt der Urlaub nicht. Er wird dem Urlaub des Folgejahres hinzugerechnet und unterliegt dort wieder derselben Regel. So können über Jahre Ansprüche wachsen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 außerdem entschieden, dass auch die Verjährung erst beginnt, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Ohne Hinweis gibt es also keine Grenze nach drei Jahren.
Für dich heißt das: Ein kurzes Schreiben pro Person und Jahr schützt vor Nachforderungen, die beim Austritt teuer werden. Jeder nicht verfallene Tag muss dann als Urlaubsabgeltung bezahlt werden.
Was im Schreiben stehen muss
Die Rechtsprechung verlangt drei Dinge. Erstens: konkret. Das Schreiben nennt die Zahl der Urlaubstage, die der Person im Jahr noch zustehen. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag, im Handbuch oder am Schwarzen Brett reicht nicht. Zweitens: Aufforderung. Die Person wird aufgefordert, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er im Urlaubsjahr genommen werden kann. Drittens: Folgen. Das Schreiben sagt klar, dass nicht genommener Urlaub mit Ablauf des 31. Dezember verfällt, oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums, wenn er übertragen wurde.
Dazu kommt die Rechtzeitigkeit. Ein Hinweis am 15. Dezember bei 12 offenen Tagen ist wertlos, weil die Tage kaum noch zu nehmen sind. Der Generator rechnet deshalb die verbleibenden Arbeitstage bis zum Jahresende aus und warnt, wenn das Schreiben zu spät kommt.
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Weil du im Streit beweisen musst, dass der Hinweis angekommen ist, empfehlen wir Textform mit Nachweis: Übergabe gegen Unterschrift oder E-Mail mit Lesebestätigung. Der Generator hängt dafür eine Empfangsbestätigung an.
Übertragung bis 31. März und abweichende Verträge
Das Gesetz erlaubt die Übertragung ins Folgejahr nur, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person das rechtfertigen. Beispiele sind ein Projekt, das keine Abwesenheit zuließ, oder eine Krankheit im Dezember. Übertragener Urlaub muss in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März. Auch für diesen Übertragungszeitraum gilt die Hinweispflicht. Wer im Januar Resturlaub aus dem Vorjahr hat, sollte das im Schreiben lesen.
Viele Arbeits- und Tarifverträge sind großzügiger und erlauben die Übertragung ohne Grund oder bis zu einem späteren Datum, etwa bis 30. Juni. Wähl dann im Generator die vertragliche Regel und trag das Datum ein. Kürzer als gesetzlich darf der Vertrag den gesetzlichen Mindesturlaub nicht befristen.
Der beste Zeitpunkt: Jahresbeginn und Herbst
Bewährt hat sich ein Rhythmus mit zwei Terminen. Das erste Schreiben geht zu Jahresbeginn raus, im Januar oder Februar, mit dem vollen Jahresanspruch und dem Resturlaub aus dem Vorjahr, falls es ihn gibt. Die Erinnerung folgt im Herbst, Anfang Oktober, mit den dann noch offenen Tagen. So bleibt genug Zeit, den Rest zu planen, auch wenn im Dezember Feiertage und Jahresabschluss die Abwesenheiten begrenzen.
Für eine Firma mit 40 Beschäftigten ist das ein Nachmittag im Jahr, wenn die Urlaubskonten aktuell sind. Wer die Zahlen aus dem Zeiterfassungs- oder Lohnsystem exportiert, kann die Schreiben in einer Serie erstellen. Wichtig ist nur, dass jede Person ihre eigenen Zahlen bekommt.
Ein Schreiben ist auch sinnvoll, wenn alle Tage schon verplant sind. Fällt ein geplanter Urlaub später aus, etwa weil ein Auftrag dazwischenkommt, ist der Hinweis bereits erteilt. Die Person muss die frei gewordenen Tage dann nur neu beantragen.
Sonderfälle: Krankheit, Elternzeit, Austritt
Wer das ganze Jahr oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums arbeitsunfähig ist, kann den Urlaub nicht nehmen. Für diese Fälle gilt eine eigene Grenze: Der gesetzliche Urlaub verfällt frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also mit Ablauf des 31. März des übernächsten Jahres. Hat die Person im Urlaubsjahr vor der Erkrankung noch gearbeitet, verlangt das Bundesarbeitsgericht auch hier einen rechtzeitigen Hinweis.
In der Elternzeit darfst du den Urlaub für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel kürzen, wenn du das erklärst (§ 17 BEEG). Urlaub, der vor der Elternzeit nicht genommen wurde, wird nach der Elternzeit nachgewährt. Im Mutterschutz gibt es keine Kürzung. Endet das Arbeitsverhältnis im Jahr, wird offener Urlaub abgegolten statt zu verfallen.
Alle diese Fälle verändern den Anspruch, der im Schreiben steht. Prüf sie einzeln, bevor du das Schreiben verschickst.
Was du nach dem Versand tust
Leg die unterschriebene Empfangsbestätigung oder die Lesebestätigung in die Personalakte. Trag den Termin für die Erinnerung im Herbst in den Kalender. Sprich Personen mit vielen offenen Tagen im Herbst persönlich an und plane die Tage gemeinsam.
Wenn jemand den Urlaub trotz Hinweis nicht beantragt, darfst du ihn grundsätzlich verfallen lassen. Lehnst du dagegen Urlaubsanträge ab, ohne dass es dafür einen betrieblichen Grund gibt, verfällt der Urlaub nicht. Halte deshalb auch fest, wann Anträge gestellt und warum sie abgelehnt wurden.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Pflegedienst mit 45 Beschäftigten verschickt die Schreiben jedes Jahr in der zweiten Januarwoche zusammen mit der Lohnabrechnung, jeweils mit den Zahlen aus dem Dienstplanprogramm. Am 1. Oktober folgt die Erinnerung an alle, die noch mehr als fünf Tage offen haben. Die Pflegedienstleitung bespricht diese Liste in der Teamrunde und plant die restlichen Tage in den Dienstplan für November und Dezember ein. Wer sich trotzdem nicht meldet, bekommt einen Vorschlag mit konkreten Daten.
So entsteht über das Jahr eine lückenlose Spur: Hinweis, Erinnerung, Urlaubsanträge, Genehmigungen. Kommt es beim Austritt zum Streit über Resturlaub aus früheren Jahren, legst du diese Unterlagen vor. Ohne sie musst du im Zweifel jeden offenen Tag auszahlen.