Mitarbeiter kündigt: Was Arbeitgeber tun müssen

Die ersten 48 Stunden

1. Lies das Schreiben genau. Ist es auf Papier, mit Originalunterschrift, mit Datum und, falls genannt, mit einem Beendigungstermin?
2. Schreibe auf, wann und wie es dich erreicht hat: Tag, Uhrzeit, persönlich übergeben oder eingeworfen, wer dabei war.
3. Sprich am Zugangstag unter vier Augen mit der Person und weise schon dort auf die Arbeitsuchendmeldung hin, denn bei weniger als drei Monaten Restzeit läuft die Frist ab Kenntnis. Frage nach dem Wunschtermin und danach, ob die Entscheidung feststeht. Den Grund musst du nicht erfragen, er hilft dir aber bei der Frage, ob ein Gegenangebot Sinn hat.
4. Entscheide, ob du die Person halten willst. Ein Gegenangebot ist erlaubt, zurücknehmen kann sie die Kündigung nur mit deiner Zustimmung (siehe unten).
5. Rechne den Beendigungstermin nach Vertrag und Gesetz selbst nach.
6. Schicke die schriftliche Bestätigung. Sie nennt Eingang, Termin, Urlaubsstand, Zeugnis und den Hinweis auf die Arbeitsuchendmeldung.
7. Gib dem Lohnbüro Austrittsdatum und Urlaubsstand und trage Zeugnis und Übergabe in den Kalender ein.
8. Informiere Team und Kunden erst danach, abgestimmt mit der Person.

Form und Zugang prüfen

Eine Kündigung ist nur in Schriftform wirksam, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Mail, eine WhatsApp-Nachricht, ein Foto oder ein PDF beendet das Arbeitsverhältnis nicht. Du brauchst das Original mit eigenhändiger Unterschrift. Das gilt auch für den Aufhebungsvertrag, der im Gesetz als Auflösungsvertrag derselben Form unterliegt. Wie du ihn aufsetzt, steht im Artikel zum Aufhebungsvertrag.

Kommt die Kündigung nur per Nachricht, antworte höflich: Du hast sie zur Kenntnis genommen, brauchst aber das unterschriebene Original. Nenne darin noch keinen Beendigungstermin. Hebe die Nachricht samt Datum auf.

Die Kündigung wird wirksam, wenn sie dir zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Der Tag des Zugangs bestimmt die Frist. Lass dir deshalb bei persönlicher Übergabe den Empfang auf einer Kopie mit Datum quittieren. Wirft die Person das Schreiben ein, notiere, wann du es gefunden hast und ob es am Vortag schon da war.

Beendigungstermin berechnen

Das Gesetz gibt für Beschäftigte vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats vor (§ 622 Abs. 1 BGB). In einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten gilt eine Frist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB). Die Frist beginnt mit dem Zugang, nicht mit dem Datum auf dem Schreiben.

Rechne in drei Schritten. Erstens: Zugangstag plus vier Wochen. Zweitens: den nächsten 15. oder das nächste Monatsende suchen, das auf oder nach diesem Tag liegt. Drittens: prüfen, ob Vertrag oder Tarifvertrag etwas anderes regeln.

Beispiel: In einer Digitalagentur mit 30 Mitarbeitenden übergibt dir eine Entwicklerin, seit dem 1. April 2022 im Team und außerhalb der Probezeit, am Mittwoch, 4. November 2026, ihre schriftliche Kündigung. Ihr Vertrag regelt keine eigene Frist.

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Zugang	Mittwoch, 4. November 2026	Fristbeginn
Plus vier Wochen	4. November + 28 Tage	Mittwoch, 2. Dezember 2026
Nächster Termin danach	15. Dezember liegt nach dem 2. Dezember, der 30. November davor	Dienstag, 15. Dezember 2026
Zum 30. November	wäre nur möglich bei Zugang spätestens am 2. November	nicht erreichbar

Das Arbeitsverhältnis endet also am 15. Dezember. Der 2. Dezember ist kein Termin, den das Gesetz kennt. Der 30. November hätte einen Zugang bis zum 2. November verlangt.

Durchgerechnet mit dem Kündigungsfrist-Rechner: Nach 4 vollen Jahren gilt für die Entwicklerin trotzdem nur die Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB). Die Frist beginnt am Tag nach dem Zugang und läuft am 2. Dezember ab, nächster zulässiger Termin ist der 15. Dezember. Für diesen Termin hätte die Kündigung bis zum 17. November zugehen können, für den 31. Dezember bis zum 3. Dezember. Die längeren Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten nur für dich, außer der Vertrag dehnt sie ausdrücklich auf Kündigungen der Beschäftigten aus. Deshalb steht der Vertrag bei Abweichungen an erster Stelle.

Prüfe den Vertrag, bevor du bestätigst. Ein Tarifvertrag darf andere Fristen vorsehen, und in einem Betrieb mit bis zu 20 Beschäftigten darf der Vertrag eine kürzere Frist vereinbaren, die aber nicht unter vier Wochen liegen darf. Eine vertraglich längere Frist für die Beschäftigten darf nicht länger sein als die für dich (§ 622 Abs. 6 BGB).

Steht in der Kündigung ein früheres Datum, nenne trotzdem den Termin nach Vertrag und Gesetz. Will die Person früher gehen, biete einen schriftlichen Aufhebungsvertrag zum Wunschtermin an.

Kann man eine Kündigung zurückziehen?

Nicht einseitig, nur mit deiner Zustimmung. Eine Erklärung wird mit Zugang wirksam, ein Widerruf wirkt nur, wenn er vorher oder gleichzeitig zugeht. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Fall einer schriftlichen fristlosen Eigenkündigung entschieden, dass der Arbeitnehmer sie weder nach § 123 BGB anfechten noch widerrufen konnte und dass auch eine fehlende Bedenkzeit sie nicht unwirksam macht (BAG, 09.06.2011, 2 AZR 418/10). Für eine ordentliche Eigenkündigung gilt derselbe Ausgangspunkt aus § 130 BGB.

Praktisch heißt das: Die Person kann ihre Kündigung nicht einseitig zurücknehmen. Sie kann dich fragen, und du kannst zustimmen. Hält sie das Arbeitsverhältnis aufrecht, halte schriftlich fest, dass es unverändert weiterläuft, mit Datum und beiden Unterschriften.

Entscheide vorher, was du bieten kannst, und sage im Gespräch nichts zu. Eine Gehaltszusage unter Zeitdruck spricht sich im Team herum. Ist Geld gar nicht der Grund, ändert sie ohnehin nichts.

Muss Resturlaub bei Kündigung genehmigt werden?

Ja. Urlaub gewährst du, auch in der Kündigungsfrist. Die Person darf ihn nicht einfach antreten. Bei der Festlegung musst du ihre Wünsche berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder vorrangige Wünsche anderer Beschäftigter stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Eine Übergabe, die ohne die Person nicht gelingt, kann ein solcher Belang sein. Lehnst du ab, sag das schnell und schriftlich, denn wer eigenmächtig Urlaub nimmt, verletzt seine Arbeitspflicht und kann abgemahnt werden.

Kann der Urlaub wegen der Beendigung nicht mehr gewährt werden, musst du ihn abgelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Du hast also zwei Wege: Die Person nimmt den Urlaub bis zum letzten Arbeitstag, oder sie bekommt ihn ausgezahlt. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob du die Person in den letzten Wochen noch brauchst. Wer sie früher freistellen will, findet die Regeln im Artikel zur Freistellung nach Kündigung.

Beim Zählen der offenen Tage kommt es auf alle Jahre an. Gezählt wird auch der Urlaub aus früheren Jahren. Hast du in früheren Jahren nie schriftlich zur Urlaubnahme aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen, verfällt und verjährt der gesetzliche Mindesturlaub nicht (BAG, 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Auch solche Tage können dann offen sein und mit abgegolten werden. Schau in die Urlaubsliste aller Jahre. Die Regeln dazu stehen im Artikel zum Resturlaub.

Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig und dann bis zum 31. März (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Durchgerechnet mit dem Urlaubsabgeltungs-Rechner für die Entwicklerin aus dem Beispiel: 4.000 Euro brutto im Monat, Fünftagewoche, 28 Tage Jahresurlaub, 18 davon genommen, letzter Tag 15. Dezember 2026. Sie geht in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit, deshalb stehen ihr alle 28 Tage zu. Offen sind 10 Tage. Der Tagessatz beträgt 3 mal 4.000 Euro geteilt durch 65 Arbeitstage gleich 184,62 Euro (§ 11 Abs. 1 BUrlG). Kann sie die 10 Tage bis zum 15. Dezember nicht mehr nehmen, zahlst du 1.846,15 Euro brutto mit der letzten Abrechnung, dazu deine Arbeitgeberanteile. Rechne außerdem die Tage aus Vorjahren mit, wenn der Hinweis fehlte.

Zum Austritt gehört noch eine Bescheinigung: Die Person bekommt von dir eine Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub (§ 6 Abs. 2 BUrlG). So entsteht beim nächsten Arbeitgeber kein doppelter Anspruch (§ 6 Abs. 1 BUrlG).

Meldungen und Papiere

Wer sein Arbeitsverhältnis beendet, muss sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden. Weiß die Person weniger als drei Monate vorher vom Ende, gilt eine Frist von drei Tagen nach Kenntnis (§ 38 Abs. 1 SGB III). In unserem Beispiel liegen zwischen Zugang am 4. November und Ende am 15. Dezember knapp sechs Wochen, die Drei-Tage-Frist gilt also. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt die Meldung online, telefonisch oder persönlich mit Termin, aber nur auf einem Weg.

Deine Rolle steht in § 2 Abs. 2 Nr. 3 SGB III: Arbeitgeber sollen Beschäftigte frühzeitig auf die Meldepflicht hinweisen und sie für die Suche nach einer neuen Beschäftigung freistellen. Das ist eine Sollvorschrift. Die Vorlage oben enthält den Satz.

Eine verspätete Meldung kostet die Person eine Sperrzeit von einer Woche. Wer selbst kündigt, ohne einen wichtigen Grund zu haben, riskiert grundsätzlich eine Sperrzeit von zwölf Wochen (§ 159 SGB III). Sie ist kürzer, wenn das Arbeitsverhältnis ohnehin bald geendet hätte. Beurteile das nicht, verweise an die Agentur für Arbeit.

Zwei Papiere kommen von dir. Erstens die Arbeitsbescheinigung: Auf Verlangen der Person oder der Agentur musst du alle Tatsachen bescheinigen, die für den Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können, darunter Art der Tätigkeit, Beginn, Ende, Grund der Beendigung und Entgelt (§ 312 Abs. 1 SGB III). Zweitens die Urlaubsbescheinigung von oben. Das Lohnbüro braucht Austrittsdatum und Urlaubsstand, damit letzte Abrechnung und Abmeldung stimmen. Wer im Betrieb welche Aufgabe hat, steht im Artikel zu Steuerberater und Lohnbüro.

Zeugnis und Wissen sichern

Bei Beendigung hat die Person Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 GewO), auch wenn sie selbst gekündigt hat. Es ist einfach, wenn es nur Art und Dauer der Tätigkeit nennt, und qualifiziert, wenn es auf Verlangen Leistung und Verhalten einschließt. Es muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Bedeutungen enthalten. Elektronisch darfst du es nur mit Einwilligung der Person ausstellen. Frage in der Bestätigung, welche Art sie möchte, und schreibe den Entwurf zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag.

Mit dem Arbeitszeugnis-Generator kommst du schneller zu einem Entwurf, die Formulierungen stehen im Artikel zu Zeugnisformulierungen. Wer schon vor dem Ende ein Zeugnis möchte, liest den Artikel zum Zwischenzeugnis.

Plane die Übergabe, bevor das Team es erfährt. Frage fünf Dinge. Welche Aufgaben laufen gerade, und wer übernimmt sie? Welche Kunden oder Lieferanten kennen sie persönlich? Welche Zugänge, Konten und Passwörter hängen an ihr, und welche davon sind nur ihr bekannt? Welche Geräte, Schlüssel und Karten sind zurückzugeben? Und: Welches Wissen steht nur in ihrem Kopf, und wie bekommst du es in der Restzeit heraus?

Lege den Tag fest, an dem Zugänge enden. Bei einer Rolle mit Zugriff auf Kundendaten oder Konten kann das früher sein als der letzte Arbeitstag, das besprichst du mit der Person vorher. Ein Abschiedsgespräch bleibt freiwillig, hilft dir aber, die Gründe zu verstehen. Die Dokumente der Person gehören in die Personalakte, die Aufbewahrungsfristen prüfst du mit dem Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Kündigt die einzige Person, die Personal macht, hilft der Artikel Einzige HR-Person kündigt. Wer Austritte nicht selbst abwickeln will, kann sich externe HR-Beratung ansehen.

Kann ein Arbeitnehmer fristlos kündigen?

Ja, aber nur aus wichtigem Grund nach § 626 BGB. Ihr muss es unzumutbar sein, bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterzuarbeiten, etwa weil du über Monate keinen Lohn gezahlt hast. Die Kündigung kann nur innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen erfolgen. Auf Verlangen muss sie den Grund schriftlich mitteilen. Verlange das.

Für dich zählt § 628 Abs. 2 BGB: Hat dein vertragswidriges Verhalten die Kündigung veranlasst, etwa weil du Lohn nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt hast, schuldest du Ersatz des Schadens, der durch die Beendigung entsteht. Prüfe deshalb bei jeder fristlosen Eigenkündigung, ob dir selbst etwas vorzuwerfen ist, und hole dir früh einen Fachanwalt für Arbeitsrecht dazu.

Fehlt der wichtige Grund, endet das Arbeitsverhältnis nicht sofort. Bleibt die Person trotzdem weg, arbeitet sie nicht, und du zahlst für diese Tage keinen Lohn. Halte schriftlich fest, ab wann sie fehlt, und bestätige ihr den Termin, zu dem das Arbeitsverhältnis aus deiner Sicht endet.

Wettbewerbsverbot nach dem Austritt

Das zweite Thema trifft Agenturen, IT-Firmen und jeden Vertrieb: Mitarbeitende wechseln zum Kunden oder zum Wettbewerber. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist nur verbindlich, wenn es schriftlich vereinbart ist und du für die Dauer eine Entschädigung zusagst. Sie beträgt für jedes Jahr des Verbots mindestens die Hälfte der zuletzt bezogenen vertragsmäßigen Leistungen (§ 74 HGB). Bei 4.000 Euro Monatsgehalt sind das mindestens 2.000 Euro im Monat. Steht im Vertrag ein Verbot ohne zugesagte Entschädigung, bindet es die Person nicht.

Prüfe die Klausel also vor dem letzten Arbeitstag, nicht danach. Ob du darauf verzichten kannst, lass vor dem Austritt einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sagen.

Typische Fehler

Fehler	Folge	Besser
Kündigung per WhatsApp als gültig behandeln	Ohne Schriftform ist sie nicht wirksam, Nachfolge und Abrechnung stehen auf falschem Grund	Original verlangen, dann bestätigen
Urlaub nur für das laufende Jahr zählen	Tage aus früheren Jahren sind ohne Hinweis nicht verfallen und werden mit abgegolten	Urlaubsliste aller Jahre prüfen
Zugänge erst am letzten Tag sperren	Konten und Daten laufen bis dahin offen	Stichtag mit der Person abstimmen
Zeugnis erst am letzten Tag anfangen	Streit über Formulierungen im Abschied	Entwurf zwei Wochen vorher

Checkliste für den Austritt