Was hinein muss, darf und nicht darf
Zur Personalakte gehört alles über einen Mitarbeiter, was mit seinem Arbeitsverhältnis zu tun hat, egal wo es liegt. Die Ermahnung im Postfach der Teamleitung und die Excel-Liste mit Fehlzeiten zählen mit, auch bei Einsicht und Löschung.
Erlaubt sind Daten, die du für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses brauchst (Art. 6 und Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG). Was dich nur interessiert, gehört nicht hinein.
| Muss hinein | Pflicht aus |
|---|---|
| Arbeitsvertrag oder Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen | § 2 NachwG |
| Lohnsteuerabzugsmerkmale, Lohnkonto | § 41 EStG, meist beim Lohnbüro |
| Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Meldungen | § 28a, § 28f SGB IV |
| Nachweise über Arbeitszeit, die 8 Stunden werktäglich übersteigt | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Arbeitszeitnachweise bei Minijobs und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG | § 17 MiLoG |
| Kopie des Aufenthaltstitels bei Drittstaatsangehörigen | § 4a Abs. 5 AufenthG |
Sinnvoll, weil du es im Streitfall brauchst: Bewerbungsunterlagen der eingestellten Person, Probezeitgespräch, Abmahnungen mit Zugangsnachweis, Urlaubskonto und Hinweise zum Urlaubsverfall, Zwischenzeugnisse, Vereinbarungen zu Dienstwagen, Homeoffice und Fortbildungskosten, Elternzeit und Teilzeit mit allen Nachträgen. Ein Notfallkontakt ist freiwillig.
Nicht hinein gehören Diagnosen und Arztberichte, Privates ohne Bezug zur Arbeit, Antworten auf unzulässige Fragen aus dem Vorstellungsgespräch, Gerüchte und ungeprüfte Beschwerden, Ausweiskopien ohne Zweck. Beim erweiterten Führungszeugnis, etwa in Pflege oder Kinderbetreuung, reicht ein Vermerk mit Datum und Ergebnis.
Entscheidungshilfe
Gehört dieses Dokument in die Personalakte?
Für jedes neue Blatt in drei Fragen. Orientierung, keine Rechtsberatung.
Hat das Dokument einen Bezug zum Arbeitsverhältnis, also zu Vertrag, Leistung, Verhalten, Vergütung oder Abwesenheit?
Gesundheitsdaten getrennt halten
Gesundheitsdaten darfst du verarbeiten, soweit Lohnfortzahlung oder BEM es verlangen (Art. 9 DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG). Das Bundesarbeitsgericht verlangt eine Aufbewahrung, die zufällige Kenntnisnahme verhindert, etwa im verschlossenen Umschlag, und einen kleinen Kreis von Berechtigten (12.09.2006, 9 AZR 271/06). Digital heißt das ein eigener Ordner, den zwei oder drei Personen öffnen können.
| Unterlage | Wohin |
|---|---|
| eAU-Daten, Krankheitstage | Teilakte Gesundheit, Zugriff Office und Geschäftsführung |
| BEM-Gespräche | Eigene BEM-Akte. In die Hauptakte nur Angebot, Antwort und vereinbarte Maßnahmen |
| Schwerbehinderung | Teilakte Gesundheit, Vermerk für den Zusatzurlaub in der Hauptakte |
| Arbeitsmedizinische Vorsorge | Nur die Vorsorgebescheinigung, keine Befunde |
Einsichtsrecht und Gegendarstellung
Jeder Mitarbeiter darf seine Personalakte ohne Grund einsehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG), auch nach dem Austritt (BAG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09). Du legst die vollständige Akte vor, auch digitale Teile und die Teilakte Gesundheit, und vermerkst die Einsicht mit Datum.
Dazu kommt das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO mit kostenloser Kopie, auch über E-Mails außerhalb des Ordners. Du antwortest innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), bei komplexen Anfragen nach begründeter Mitteilung bis zu zwei Monate später. Rechne damit, dass eine Anfrage auch zwei Jahre nach einer Trennung kommt, oft kurz vor einem Rechtsstreit. Wer nach sieben Wochen noch nichts geschickt hat, riskiert ein Bußgeld.
Muster: Antwort auf ein Auskunftsersuchen
Hallo [Vorname], vielen Dank für deine Anfrage vom [Datum]. Anbei erhältst du eine Kopie der Daten, die wir über dich verarbeiten: deine Personalakte mit [Zahl] Dokumenten, die Daten aus Lohn- und Zeiterfassung und [Zahl] E-Mails zu deinem Arbeitsverhältnis. Wir verarbeiten sie, um dein Arbeitsverhältnis durchzuführen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Empfänger sind unser Lohnbüro, deine Krankenkasse, das Finanzamt und die Rentenversicherung. Wir speichern die Daten bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Du hast das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht. [Name]
Hält der Mitarbeiter etwas für falsch, kann er eine Gegendarstellung abgeben, die du der Akte beifügen musst (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Ist ein Dokument falsch, kann er die Entfernung verlangen. Auch eine berechtigte Abmahnung muss raus, wenn du kein schutzwürdiges Interesse mehr an ihr hast (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11).
Aufbewahren und löschen
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Nach Ablauf der jeweiligen Frist musst du löschen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e, Art. 17 DSGVO). Die Fristen beginnen meist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstand. Ein Lohnkonto mit letzter Eintragung im Dezember 2026 darf frühestens Anfang 2033 weg.
Zum Sortieren
Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
| Buchungsbelege, etwa Gehaltsabrechnungen | 8 | § 147 AO, § 257 HGB, seit 2025 |
| Lohnkonto | 6 | § 41 Abs. 1 EStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Zeugniskopie (üblich) | 3 | Regelmäßige Verjährung, § 195 BGB |
| Arbeitszeitnachweise (mindestens) | 2 | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG |
| Bewerbungen abgelehnter Bewerber (ca. 6 Monate) | 0,5 | § 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG plus Puffer |
Quelle: genannte Gesetze, Fristbeginn meist mit Ende des Kalenderjahres.
Nach dem Austritt schließt du die Akte und gehst einmal im Jahr alle geschlossenen Akten durch. Was abgelaufen ist, vernichtest du oder löschst es endgültig. Akten mit laufendem oder drohendem Rechtsstreit nimmst du aus. Konkrete Daten rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Struktur zum Übernehmen
Die Gliederung passt für Papier und digital. Digital ist zulässig, Originale mit Schriftform-Pflicht wie befristete Verträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG), Aufhebungsverträge und Kündigungen (§ 623 BGB) hebst du trotzdem auf Papier auf.
Muster: Gliederung einer Personalakte
- Stammdaten: Name, Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, Notfallkontakt freiwillig
- Bewerbung und Einstellung: Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Aufenthaltstitel
- Vertrag: Arbeitsvertrag, Nachweis, Nachträge, Befristung, Teilzeit, Elternzeit
- Vergütung: Gehaltsänderungen, Zielvereinbarungen, Sachbezüge, Dienstwagen
- Arbeitszeit und Urlaub: Urlaubskonto, Hinweise zum Verfall, Arbeitszeitnachweise
- Entwicklung: Gespräche, Fortbildungen, Rückzahlungsvereinbarungen
- Arbeitsschutz: Unterweisungen, Vorsorgebescheinigungen, Unfallanzeigen
- Abmahnungen und Gegendarstellungen
- Austritt: Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Zeugnis, Rückgabeprotokoll
- Gesundheit, getrennt und zugriffsbeschränkt
Zum Abhaken
Checkliste Personalakte
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Quellen
- § 15 AGG
- § 147 AO
- § 61b ArbGG
- § 16 ArbZG
- § 4a AufenthG
- § 26 BDSG
- § 83 BetrVG
- § 195 BGB
- § 623 BGB
- Art. 9 DSGVO
- Art. 12 DSGVO
- Art. 15 DSGVO
- Art. 17 DSGVO
- Art. 88 DSGVO
- § 41 EStG
- § 257 HGB
- § 17 MiLoG
- § 2 NachwG
- § 2a SchwarzArbG
- § 28f SGB IV
- § 14 TzBfG
- BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11
- BAG, Urteil vom 16.11.2010, 9 AZR 573/09
Häufige Fragen
Ist eine Personalakte gesetzlich vorgeschrieben?
Eine Akte mit diesem Namen verlangt kein Gesetz. Du hast aber Aufzeichnungs- und Nachweispflichten, etwa das Lohnkonto nach § 41 EStG, den Nachweis nach dem Nachweisgesetz und Arbeitszeitnachweise nach § 16 ArbZG. Die Personalakte ist der Ort, an dem du diese Unterlagen geordnet aufbewahrst.
Darf ein Mitarbeiter seine Personalakte einsehen?
Ja, nach § 83 BetrVG und aus der Rücksichtnahmepflicht im Arbeitsverhältnis, auch ohne Betriebsrat und auch nach dem Austritt (BAG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09). Dazu kommt das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO mit Anspruch auf eine Kopie.
Wie lange muss ich die Personalakte nach dem Austritt aufbewahren?
Jedes Dokument hat seine eigene Frist. Lohnkonten sechs Jahre, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre. Für Unterlagen ohne gesetzliche Frist orientieren sich viele Firmen an der Verjährung von drei Jahren.
Gehören Krankmeldungen in die Personalakte?
Ja, aber geschützt. Gesundheitsdaten müssen so aufbewahrt werden, dass niemand sie zufällig liest, etwa in einem verschlossenen Umschlag oder einem eigenen Ordner mit wenigen Berechtigten (BAG, 12.09.2006, 9 AZR 271/06). Diagnosen gehören nicht hinein.
Muss ich eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen?
Ja, wenn sie falsch ist. Auch eine berechtigte Abmahnung muss raus, wenn du kein schutzwürdiges Interesse mehr an ihr hast. Eine feste Frist gibt es nicht (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11).
Darf ich eine Kopie des Personalausweises in die Akte legen?
Nur mit konkretem Zweck. Meist reicht ein Vermerk, dass der Ausweis vorgelegen hat. Bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb der EU musst du dagegen eine Kopie des Aufenthaltstitels für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren (§ 4a Abs. 5 AufenthG).