Zwei Pflichten, die sich widersprechen
Bei Personalunterlagen stehen zwei Pflichten nebeneinander. Steuer- und Handelsrecht verlangen, dass du bestimmte Unterlagen eine Mindestzeit aufbewahrst. Der Datenschutz verlangt, dass du personenbezogene Daten löschst, sobald du sie nicht mehr brauchst (Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO). Die Aufbewahrungsfrist ist deshalb eine Untergrenze und in vielen Fällen zugleich das Löschdatum.
Wer Personalakten ausgeschiedener Mitarbeitender jahrzehntelang im Keller liegen lässt, verstößt gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung. Wer Lohnbelege zu früh vernichtet, hat bei der nächsten Betriebsprüfung ein Problem. Der Rechner gibt dir für jedes Dokument beide Daten: aufbewahren bis, löschen ab.
Lohnunterlagen: 8 Jahre seit 2025
Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lohnlisten und Reisekostenabrechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit dem 01.01.2025 eine Frist von 8 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Vorher waren es 10 Jahre. Die Verkürzung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt auch für ältere Belege, deren alte Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Abrechnung vom März 2026 musst du also bis zum 31.12.2034 aufbewahren und kannst sie ab dem 01.01.2035 löschen. Abrechnungen aus dem Jahr 2017 und älter darfst du heute (Stand Oktober 2026) schon vernichten, solange keine Prüfung läuft.
Eine Ausnahme ist wichtig: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Läuft eine Außenprüfung oder ein Einspruch, bleibt alles liegen, bis das Verfahren abgeschlossen ist.
Lohnkonto und Sozialversicherung
Das Lohnkonto ist die lohnsteuerliche Aufzeichnung je beschäftigter Person. Es muss bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufbewahrt werden, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Bei einer letzten Eintragung im Jahr 2026 heißt das: bis 31.12.2032. Führt dein Lohnbüro das Lohnkonto so, dass es zugleich Buchungsbeleg ist, gilt die längere Frist von 8 Jahren. Frag im Zweifel nach.
Für die Sozialversicherung musst du die Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf die Betriebsprüfung folgt, die ihren Zeitraum geprüft hat (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Die Deutsche Rentenversicherung prüft in der Regel alle 4 Jahre. Welcher Zeitraum geprüft wurde, steht im Prüfbescheid, er endet meist vor dem Tag der Prüfung. Hat die Prüfung im Jahr 2026 stattgefunden und den Zeitraum der Unterlagen erfasst, darfst du sie aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ab dem 01.01.2028 löschen. Weil dieselben Unterlagen meist auch Lohnbelege sind, gewinnt in der Praxis fast immer die steuerliche Frist von 8 Jahren.
Arbeitszeitnachweise: mindestens 2 Jahre
Aufzeichnungen über die Arbeitszeit, die über 8 Stunden am Werktag hinausgeht, musst du mindestens 2 Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie, Logistik und Gebäudereinigung, gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, ebenfalls 2 Jahre.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen. Eine gesetzliche Neuregelung mit Details zur Aufbewahrung steht noch aus. Bis dahin sind 2 Jahre die sichere Mindestfrist.
Werden Stundenzettel als Grundlage für die Lohnabrechnung verwendet, etwa bei Stundenlohn oder Zuschlägen, bewahren viele Lohnbüros sie wie Lohnbelege 8 Jahre auf. Stimm das mit deinem Lohnbüro oder Steuerberater ab, damit nicht zwei unterschiedliche Regeln im Betrieb gelten.
Personalakte nach dem Austritt
Für Zeugniskopie, Abmahnungen und den übrigen Schriftverkehr gibt es nach dem Austritt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Der Arbeitsvertrag ist als Grundlage der Lohnabrechnung oft steuerlich relevant, viele bewahren ihn deshalb 6 Jahre ab Ende des Austrittsjahres auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO). Unterlagen zu einer Betriebsrente brauchst du, solange daraus Ansprüche bestehen können. Die verbreitete Empfehlung von 3 Jahren ab Ende des Austrittsjahres orientiert sich an der regelmäßigen Verjährung (§§ 195, 199 BGB). Solange noch Ansprüche geltend gemacht werden können, etwa auf ein Zeugnis, auf Lohn oder auf Schadensersatz, brauchst du die Unterlagen als Beweis.
Wer am 30.06.2026 ausscheidet, dessen Personalakte kannst du nach dieser Empfehlung ab dem 01.01.2030 löschen. Die Lohnunterlagen aus derselben Akte bleiben bis Ende 2034. Der Löschplan im Rechner trennt das sauber und zeigt dir, welche Teile wann rausgehen.
Eine Abmahnung im laufenden Arbeitsverhältnis hat keine feste Frist. Mitarbeitende können die Entfernung verlangen, wenn sie inhaltlich falsch ist oder für das Arbeitsverhältnis keine Rolle mehr spielt. Gesundheitsdaten wie AU-Daten oder BEM-Unterlagen gehören in einen getrennten Teil der Akte, auf den nur wenige Personen Zugriff haben, und werden gelöscht, sobald du sie nicht mehr brauchst.
Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach der Absage
Abgelehnte Bewerberinnen und Bewerber können Ansprüche wegen Diskriminierung innerhalb von 2 Monaten schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG) und danach innerhalb von 3 Monaten klagen (§ 61b ArbGG). Daraus ergibt sich die übliche Praxis, Unterlagen 6 Monate nach Zugang der Absage aufzubewahren und dann zu löschen. Die Zeit enthält einen Puffer für Zustellung und Postlauf.
Willst du Unterlagen länger behalten, etwa für einen Talentpool, brauchst du eine Einwilligung der Person. Ohne Einwilligung ist eine längere Speicherung nicht zulässig. Das gilt auch für Kopien in E-Mail-Postfächern, Bewerbermanagement-Systemen und auf den Rechnern derjenigen, die an der Auswahl beteiligt waren.
Ein Löschkonzept statt Einzelentscheidungen
Am einfachsten wird es mit einer festen Routine: Einmal im Jahr, zum Beispiel im Januar, gehst du alle Unterlagen durch, deren Frist zum 31.12. abgelaufen ist, und löschst sie. Halte in einer kurzen Tabelle fest, welche Dokumentarten du wie lange aufbewahrst und wer für das Löschen zuständig ist. Diese Tabelle ist zugleich dein Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht.
Denk an alle Orte, an denen Personaldaten liegen: Papierakte, Lohnprogramm, Zeiterfassung, E-Mail, geteilte Laufwerke und Cloud-Speicher. Die Frist im Rechner hilft nur, wenn am Ende auch die Kopie im Postfach der Geschäftsführung gelöscht wird.
Löschen heißt bei Papier: datenschutzgerecht vernichten, etwa über einen Aktenvernichter der passenden Sicherheitsstufe oder einen zertifizierten Entsorger mit Vernichtungsprotokoll. Bei digitalen Daten heißt es: so entfernen, dass sie ohne großen Aufwand nicht wiederherstellbar sind. Backups dürfen bis zu ihrem regulären Überschreiben bestehen bleiben, solange niemand ohne Anlass darauf zugreift. Notiere nach jedem Löschlauf kurz, was du gelöscht hast. Diese Notiz enthält keine Inhalte, nur Dokumentart, Zeitraum und Datum.