Der Entscheidungsbaum mit fünf Fragen zeigt, wo deine Konstruktion eine Lücke hat.
Entscheidungshilfe
Wo hat dein Personalbetrieb eine Lücke?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Steht im Auftrag deines Steuerberaters oder Lohnbüros schriftlich, welche Personalaufgaben über die Abrechnung hinaus dazugehören?
Gemeint ist der Vertrag oder die Leistungsbeschreibung, nicht das, was ihr mündlich gewohnt seid.
Was Steuerberater tun
Steuerberater beraten in Steuersachen und helfen bei steuerlichen Pflichten. Personalrecht kommt in dieser Aufzählung nicht vor, die Lohnabrechnung gehört dazu, weil sie Lohnsteuer betrifft. Die laufende Lohnabrechnung darf auch eine kaufmännisch qualifizierte Buchhaltungskraft mit mindestens drei Jahren Erfahrung im Buchhaltungswesen erledigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).
| Gebiet | Typischer Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Steuerberatung | Steuern, Buchführung, steuerliche Pflichten | StBerG § 33 |
| Lohnabrechnung | laufende Abrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung | StBerG § 6 Abs. 1 Nr. 1 |
| Personalrecht | Vertrag, Nachweis, Befristung, Kündigung, Zeugnis | NachwG, TzBfG, KSchG, GewO |
| Personalführung | Gespräche, Abmahnung, Konflikte | keine Aufgabe der Kanzlei |
Was das Lohnbüro wirklich macht
Das Lohnbüro reicht die Lohnsteuer-Anmeldung spätestens am zehnten Tag nach Monatsende ein und meldet Beginn und Ende der Beschäftigung, Elternzeit und Unterbrechungen der Entgeltzahlung an die Einzugsstelle (§ 28a SGB IV).
Die Verantwortung bleibt bei dir. Den Gesamtsozialversicherungsbeitrag hat der Arbeitgeber zu zahlen. Für die Lohnsteuer, die du einbehalten und abführen musst, haftest du ebenso, auch für Fehler im Lohnkonto (§ 42d Abs. 1 EStG). Ob und wie du dir einen Schaden von der Kanzlei zurückholen kannst, regelt dein Vertrag mit ihr und hängt vom Einzelfall ab.
Das Lohnbüro rechnet nur mit den Daten, die du liefern musst: Eintritte, Austritte, Stunden, Fehlzeiten, Änderungen des Gehalts. Ein Befristungsende, das in seinem System nicht steht, kann es dir nicht melden. Prüfe deshalb, ob dein Lohn-Input vollständig und pünktlich ankommt.
Wie weit reicht Rechtsrat?
Rechtsdienstleistungen sind nur erlaubt, wenn ein Gesetz sie zulässt, etwa als Nebenleistung, die nach Inhalt, Umfang und sachlichem Zusammenhang zur Haupttätigkeit gehört. Zu steuer- und beitragsrechtlichen Folgen einer Entscheidung kann die Kanzlei viel sagen. Ob eine Kündigung wirksam ist oder eine Befristung hält, klärst du bei Streit mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Die Lücke in der Übersicht
Die folgende Tabelle ordnet Aufgaben nach Norm und typischem Zuständigen. "Typisch" ist eine Praxisbeobachtung und keine Rechtslage. Dein Vertrag kann es anders regeln.
| Aufgabe | Norm | Wer macht es typischerweise | Frist |
|---|---|---|---|
| Lohn abrechnen, Lohnsteuer anmelden | EStG § 41a | Lohnbüro, Kanzlei | zehnter Tag nach Monatsende |
| Sozialversicherung melden | SGB IV § 28a | Lohnbüro, Kanzlei | bei jedem Anlass |
| Nachweis der Vertragsbedingungen | NachwG § 2 | Arbeitgeber | erster Arbeitstag, sieben Tage, ein Monat |
| Befristung schriftlich vereinbaren | TzBfG § 14 Abs. 4 | Arbeitgeber | vor Arbeitsbeginn |
| Wartezeit beobachten | KSchG § 1 Abs. 1 | niemand festgelegt | länger als sechs Monate |
| Kündigung schriftlich erklären | BGB § 623 | Arbeitgeber | je nach Anlass |
| Zeugnis erteilen | GewO § 109 | Arbeitgeber | bei Beendigung |
| Urlaubshinweis | BAG 9 AZR 423/16 | niemand festgelegt | rechtzeitig vor dem Verfall |
| Eingliederungsmanagement | SGB IX § 167 Abs. 2 | niemand festgelegt | mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres |
Zähle die Zeilen mit "niemand festgelegt". Jede steht für einen Termin, der bei dir im Kalender stehen muss oder nirgends.
Das Lohnbüro sieht oft die Daten dazu, etwa die Urlaubsliste oder die Fehltage, verschickt aber weder den Urlaubshinweis noch die BEM-Einladung von sich aus. Welche Folgen jede verpasste Frist hat und wie du sie im Kalender absicherst, steht im Artikel Personalfristen verpasst.
Kündigung und Zeugnis bleiben ebenfalls bei dir, auch wenn die Kanzlei den Austritt abrechnet. Sie kennt Austrittsdatum und Gehalt, über Leistung und Verhalten weiß sie nichts. Form, Fristen und Vollmacht stehen in Kündigung durch den Arbeitgeber, Formulierungen in Arbeitszeugnis-Formulierungen.
Ein Eintritt in vier Schritten
Ein erfundenes Beispiel: Eine Firma mit 60 Beschäftigten stellt eine Disponentin zum 2. November befristet für ein Jahr ein. Der Steuerberater rechnet den Lohn, Personal macht die Assistentin der Geschäftsführung nebenbei.
Erster Schritt: Der Vertrag. Er muss die Befristung schriftlich enthalten, sonst ist sie unwirksam. Die Assistentin nimmt eine alte Vorlage, in der die Befristung fehlt, weil die letzte Stelle unbefristet war.
Zweiter Schritt: Der Nachweis. Entgelt und Arbeitszeit müssen schon am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen. Das Lohnbüro kennt das Gehalt, die Assistentin die Arbeitszeit. Niemand setzt beides zusammen.
Dritter Schritt: Die Meldung. Die Kanzlei meldet den Beginn der Beschäftigung an die Einzugsstelle, sobald sie das Eintrittsdatum und die Stammdaten bekommt. Das funktioniert, weil der Personalfragebogen fest zum Lohn-Input gehört.
Vierter Schritt: Das Ende. Zehn Monate später fragt niemand, ob die Befristung verlängert oder beendet werden soll. Läuft der Vertrag am 1. November 2027 aus und arbeitet die Disponentin mit Wissen des Betriebs weiter, gilt er als auf unbestimmte Zeit verlängert, wenn der Betrieb nicht unverzüglich widerspricht (§ 15 Abs. 6 TzBfG).
Nur einer der vier Schritte läuft, weil ein Formular ihn erzwingt. Die anderen drei laufen nur, wenn jemand sie sich vorgenommen hat. Das ist die Lücke, und sie folgt aus dem Auftrag, nicht aus einem Fehler der Kanzlei. Gib den drei offenen Schritten je einen Namen und ein Datum.
Fragen an die Kanzlei
Mach zuerst die Liste der offenen Aufgaben, dann schick der Kanzlei diese Fragen per E-Mail. Lass dir die Antworten bestätigen und lege sie zu den Vertragsunterlagen.
Vorlage: Abgrenzung Lohn und Personal
Hallo [Name der Kanzlei],
wir möchten festhalten, welche Aufgaben ihr für uns übernehmt. Bitte bestätigt kurz:
- Welche Personalaufgaben über die laufende Lohnabrechnung hinaus gehören zu eurem Auftrag?
- Erstellt ihr Arbeitsverträge und den Nachweis nach dem Nachweisgesetz, oder liefern wir sie?
- Erinnert ihr uns an Befristungs- und Probezeitenden, falls ihr die Daten habt?
- Wer meldet Eintritt, Austritt, Elternzeit und Unterbrechungen der Entgeltzahlung, und welche Angaben braucht ihr dafür von uns, bis wann?
- Erstellt ihr Zeugnisse oder Abmahnungen, und wer gibt sie frei?
- Bei welchen Fragen verweist ihr uns an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht?
- Wie schnell antwortet ihr, wenn eine Kündigung in einer laufenden Frist liegt?
Danke und viele Grüße [Vorname Nachname, Funktion]
Die Antworten teilen die Aufgaben in drei Gruppen: erledigt die Kanzlei, liefern wir zu, liegt bei uns. Die dritte Gruppe ist deine Lücke.
Wer schließt die Lücke?
Den Vergleich von Software, externer Personalabteilung und eigener Stelle findest du im Artikel HR-Software, extern oder eigene Stelle. Was beim Abgeben bei dir bleibt, steht in Personalarbeit auslagern.
| Weg | Passt, wenn | Was offen bleibt |
|---|---|---|
| Du selbst oder Office-Management | wenige Eintritte, ein Kalender, klare Liste | Rechtsprüfung, Zeit in Spitzen |
| Arbeitgeberverband | du willst Rechtsrat zu Einzelfragen | Umsetzung liegt bei dir |
| HR-Software | du hast jemanden, der sie pflegt | Inhalte und Entscheidungen |
| Eigene HR-Stelle | laufend viel Personalarbeit | Vertretung, Einarbeitung |
| Externe HR-Leitung, etwa Lintelly (unser Angebot) | du willst Dokumente, Fristen und Lohn-Input erledigt bekommen | Einarbeitung, Zugriff auf Personaldaten (Vertrag zur Auftragsverarbeitung), Entscheidung und Unterschrift bleiben bei dir |
Bewerte jeden Weg gegen deine Lückenliste. Ein Weg, der keine der Zeilen mit "niemand festgelegt" abdeckt, schließt deine Lücke nicht.
Checkliste für dein Gespräch
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Lohn und Personal sauber trennen
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Häufige Fragen
Macht mein Steuerberater auch das Personal?
Er rechnet in der Regel den Lohn ab, meldet ihn und führt die Lohnsteuer ab. Arbeitsverträge, Fristen, Zeugnisse und Personalgespräche gehören nur dazu, wenn der Auftrag sie ausdrücklich nennt. Lies den Vertrag mit der Kanzlei, bevor du dich auf sie verlässt.
Darf mein Steuerberater Arbeitsrecht beraten?
Rechtsdienstleistungen sind nur erlaubt, wenn ein Gesetz sie zulässt. Als Nebenleistung zur Haupttätigkeit ist Rechtsrat möglich, wenn er nach Inhalt, Umfang und Zusammenhang zum Berufsbild gehört (§ 5 Abs. 1 RDG). Ob das für deine Frage zutrifft, klärst du mit der Kanzlei vorab.
Wer erstellt den Arbeitsvertrag und den Nachweis nach dem Nachweisgesetz?
Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber (§ 2 Abs. 1 NachwG). Du kannst die Erstellung abgeben, die Pflicht bleibt bei dir. Die Frist beginnt am ersten Tag der Arbeitsleistung und kann bis zu einem Monat nach Beginn reichen, je nach Inhalt.
Wer haftet, wenn das Lohnbüro bei der Lohnsteuer einen Fehler macht?
Dem Finanzamt gegenüber haftet der Arbeitgeber für einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer (§ 42d Abs. 1 EStG). Ob du den Schaden beim Lohnbüro zurückholen kannst, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab.
Wer überwacht Befristungen und Probezeiten?
Dafür gibt es keinen gesetzlich festgelegten externen Zuständigen. Eine unwirksame Befristung führt zu einem unbefristeten Vertrag (§ 16 TzBfG). Wenn niemand ausdrücklich beauftragt ist, trägst du die Überwachung selbst.
Reicht ein Arbeitgeberverband oder eine HR-Software statt eines Steuerberaters?
Beides deckt andere Ausschnitte ab. Ein Verband berät, Software erinnert und sammelt Daten, die Kanzlei rechnet. Wer in deinem Betrieb handelt und entscheidet, bleibt eine eigene Frage. Der Vergleich der Wege steht in einem eigenen Artikel.
Wann lohnt sich ein Gespräch mit der Kanzlei über den Auftrag?
Vor dem nächsten Eintritt und vor dem ersten Befristungsende. Dann ist offen, wer Nachweis, Fristen und Zeugnis übernimmt. Frag schriftlich und lass dir die Aufteilung bestätigen.