Welche Pflichten du beim Zeugnis hast
Jede Person hat beim Ende des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 GewO). Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Wunsch muss es sich auch auf Leistung und Verhalten erstrecken. Dieses qualifizierte Zeugnis ist heute der Normalfall. Der Generator erstellt beide Formen: Beim einfachen Zeugnis lässt er Beurteilung und Notenformeln weg.
Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als aus dem Wortlaut hervorgeht (§ 109 Abs. 2 GewO). Geheimcodes sind also verboten. Gleichzeitig verlangt die Rechtsprechung, dass das Zeugnis wohlwollend formuliert ist und das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Wahr muss es trotzdem sein.
Seit 2025 darfst du das Zeugnis mit Einwilligung der Person auch in elektronischer Form erteilen (§ 109 Abs. 3 GewO). Gemeint ist ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein eingescanntes PDF per Mail reicht nicht. Ohne Einwilligung bleibt es beim Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses
Ein Zeugnis folgt einer festen Reihenfolge. Leser in Personalabteilungen erwarten sie und stolpern über Abweichungen. Oben steht die Überschrift, dann die Einleitung mit Name, Geburtsdatum, Zeitraum und Position. Es folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens und die Tätigkeitsbeschreibung mit den wichtigsten Aufgaben zuerst.
Danach kommt die Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise und Arbeitserfolg, bei Führungskräften zusätzlich die Führungsleistung. Der Generator lässt dich jeden Bereich einzeln benoten und bildet daraus die Gesamtnote. Am Ende des Leistungsteils steht die zusammenfassende Formel, an der jeder die Note abliest. Es folgen das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen und Externen, in genau dieser Reihenfolge. Den Schluss bilden der Beendigungssatz und, wenn gewünscht, die Schlussformel mit Dank und guten Wünschen.
Die Notenformeln der Zeugnissprache
Die zusammenfassende Leistungsformel übersetzt sich in Noten. "Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" ist sehr gut. "Stets zu unserer vollen Zufriedenheit" ist gut. "Zu unserer vollen Zufriedenheit" ist befriedigend. "Zu unserer Zufriedenheit" ist ausreichend, "im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" mangelhaft. Das Wort "vollsten" ist sprachlich falsch, hat sich aber als Kennzeichen der Bestnote durchgesetzt.
Die Teile müssen zusammenpassen. Wenn die Einzelbewertungen mit "stets" und "außerordentlich" arbeiten, die Schlussformel aber nur "zu unserer Zufriedenheit" lautet, liest jede Personalerin einen Widerspruch heraus. Der Generator stimmt deshalb Einzelbewertungen, Formel, Verhaltenssatz und Schlussformel auf die gewählte Note ab.
Auch fehlende Teile senden Signale. Fehlt bei einer guten Bewertung die Schlussformel oder der Dank, fällt das auf. Einen Rechtsanspruch auf eine Schlussformel gibt es nach der Rechtsprechung nicht, üblich ist sie trotzdem.
Wer im Streit was beweisen muss
Das Bundesarbeitsgericht geht von einer befriedigenden Leistung als Mitte aus. Will die Person eine bessere Note, muss sie Tatsachen vortragen, die diese Note tragen. Willst du schlechter als befriedigend bewerten, musst du die Gründe darlegen und beweisen (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13).
Für die Praxis heißt das: Eine Note 4 kannst du nur halten, wenn du konkrete Belege hast, etwa Abmahnungen, dokumentierte Fehler oder Zielverfehlungen. Ohne Belege führt ein Streit meist zur Note 3 oder besser. Der Generator zeigt dir bei Note 4 und 5 deshalb einen Hinweis.
Endzeugnis oder Zwischenzeugnis
Das Endzeugnis steht im Präteritum und trägt als Datum den letzten Arbeitstag, auch wenn du es später schreibst. Ein späteres Ausstellungsdatum kann den Eindruck erwecken, es habe Streit gegeben.
Das Zwischenzeugnis steht im Präsens. Mitarbeitende können es bei einem berechtigten Anlass verlangen, etwa bei einem Wechsel der Vorgesetzten, einer Versetzung, vor einer Elternzeit oder bei einem Betriebsübergang. Viele Tarifverträge regeln diesen Anspruch ausdrücklich. Das Endzeugnis darf später nur dann wesentlich vom Zwischenzeugnis abweichen, wenn sich Leistung oder Verhalten seitdem tatsächlich geändert haben.
Ein Tipp aus der Praxis: Bitte die Person vorab um eine eigene Liste ihrer Aufgaben und Projekte. Das spart Zeit, und Aufgaben, die Vorgesetzte vergessen, landen trotzdem im Zeugnis. Die Bewertung bleibt aber deine Entscheidung. Übernimm keinen Entwurf der Person ungeprüft, sonst stehen Noten im Zeugnis, die du nicht vertreten kannst.
So nutzt du den Text richtig
Name, Geburtsdatum, Firmenname und Unterschrift bleiben in deinem Browser. Die KI schreibt mit Platzhaltern, der Generator setzt deine Angaben danach ein. Einleitung, Zufriedenheitsformel, Beendigungssatz und Schlussformel baut er fest nach der Note, nur Firmensatz, Aufgaben und Beurteilungsabsätze formuliert die KI. Schreib die Aufgaben so, wie sie wirklich waren. Was du nicht eingibst, erfindet der Text nicht.
Für die Personalakte gilt: Bewahr eine Kopie des unterschriebenen Zeugnisses auf und notier, wer es wann ausgestellt hat. Fordert die Person später eine Berichtigung, siehst du sofort, was drinstand. Ein berichtigtes Zeugnis trägt übrigens das Datum des ursprünglichen Zeugnisses, nicht das Datum der Korrektur.
Lies den Text vor der Unterschrift einmal laut. Bei jeder Aussage fragst du dich, ob du sie im Streit belegen könntest. Unterschreiben sollte eine vorgesetzte Person mit Funktion, nicht die Buchhaltung, und gedruckt wird auf Firmenbogen.
Formulierungen für die Einzelbewertungen
Neben der Notenformel trägt jede Einzelbewertung die Note. Bei sehr gut stehen Verstärker wie "stets", "jederzeit" und "außerordentlich": "Sie verfügte über ein umfassendes und jederzeit aktuelles Fachwissen, das sie stets sicher und erfolgreich einsetzte." Bei gut fehlen die Superlative: "Sie verfügte über ein fundiertes Fachwissen, das sie stets sicher einsetzte."
Bei befriedigend fehlen auch die Verstärker, die Aussagen bleiben aber klar positiv: "Sie verfügte über gutes Fachwissen und setzte es sicher ein." Vermeide passive und dürre Sätze wie "Das Fachwissen wurde eingesetzt". Solche Sätze lesen erfahrene Leser als versteckte Kritik, auch wenn du sie neutral meinst.
Beim Verhalten zählt die Reihenfolge. Vorgesetzte stehen vor Kolleginnen und Kollegen, danach kommen Kunden und Partner. Wer die Vorgesetzten weglässt oder ans Ende stellt, deutet nach verbreiteter Lesart Probleme mit der Führung an. Der Generator hält die Reihenfolge immer ein.
Fristen und Ansprüche rund ums Zeugnis
Den Anspruch auf ein Endzeugnis hat die Person mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, in der Praxis spätestens mit dem letzten Arbeitstag. Wer kündigt oder gekündigt wird, kann schon ab der Kündigung ein vorläufiges Zeugnis verlangen, um sich bewerben zu können.
Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten Ausschlussfristen, nach denen Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb weniger Monate geltend gemacht werden. Das kann auch den Zeugnisanspruch oder eine Berichtigung betreffen. Unabhängig davon gilt: Je länger das Ende zurückliegt, desto schwerer lässt sich eine Bewertung noch begründen. Schreib das Zeugnis deshalb zeitnah, solange die Erinnerung frisch ist.