Weihnachtsfeier: Arbeitszeit und Unfallschutz

Ist die Weihnachtsfeier Arbeitszeit?

Fall	Arbeitszeit?	Was das für dich heißt
Du lädst ein, die Teilnahme ist freiwillig, die Feier beginnt nach Feierabend	Nein	Du schuldest keinen Lohn für die Feierstunden, weil keine Arbeit angeordnet ist.
Die Feier beginnt in der Arbeitszeit und du gibst die Zeit frei	Das legst du fest	Zahlst du den Lohn weiter, kostet die Feier dich Arbeitsstunden, bei 70 Beschäftigten 70 mal die Stunden. Schreib in die Einladung, ob die Zeit bezahlt ist.
Du verlangst, dass jemand kommt	Ja	Du hast Arbeit angeordnet und schuldest die Vergütung.
Beschäftigte bauen auf, schenken aus oder bedienen	Ja, für diese Tätigkeit	Das ist Arbeit, auch wenn die Feier selbst freiwillig ist.

Das Arbeitszeitgesetz nennt als Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Du bestimmst nach § 106 GewO Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen, und für weisungsgebundene Arbeit schuldest du nach § 611a BGB die vereinbarte Vergütung. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Weihnachtsfeier selbst haben wir nicht gefunden, die Tabelle ist aus diesen Vorschriften abgeleitet.

Die Teilnahme solltest du nicht verlangen. Die BG RCI nennt als Bedingung für den Unfallschutz, dass keine Teilnahmepflicht besteht. Liegt die Feier in der bezahlten Arbeitszeit, brauchen Nichtteilnehmende eine Alternative: reguläre Arbeit oder eine frühere Heimkehr. Lege das vorab fest und schreibe es auf. Das gilt auch für Theke, Lager und Telefon, die nicht alle gleichzeitig verlassen können.

Zwei Fälle haben wir nicht belegt gefunden: die Teilnahme aus dem Homeoffice und die Mitbestimmung eines Betriebsrats bei der Lage der Feier. Gibt es einen Betriebsrat, sprich die Planung vorher mit ihm ab.

Wer ist unfallversichert?

Ein Unfall bei der versicherten Tätigkeit ist nach § 8 Abs. 1 SGB VII ein Arbeitsunfall, und versichert ist auch der unmittelbare Weg dorthin und zurück (§ 8 Abs. 2 Nr. 1). Eine Weihnachtsfeier gehört dazu, wenn sie eine betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung ist. Nach der Pressemitteilung der DGUV vom 20.11.2025 gelten diese Kriterien:

• Das Unternehmen richtet die Feier aus oder billigt sie offiziell.
• Die Feier soll den Zusammenhalt im Betrieb stärken.
• Alle Beschäftigten dürfen mitfeiern. Eine exklusive Feier für einen ausgewählten Kreis genügt nicht, kleinere Einheiten großer Unternehmen können geschützt sein, wenn die Unternehmensleitung zugestimmt hat.
• Die Unternehmensleitung oder eine von ihr beauftragte Person nimmt teil.

Das Bundessozialgericht hat das an zwei Fällen geschärft. Am 26.06.2014 (B 2 U 7/13 R) feierte ein Jobcenter-Team im Bowlingcenter, organisiert und bezahlt von den Beschäftigten selbst, und eine Mitarbeiterin stürzte. Das Gericht verneinte den Arbeitsunfall: Die Leitung hatte die Feier nicht als eigene durchgeführt oder zugelassen, Wissen und freundliche Wünsche genügten nicht. Am 05.07.2016 (B 2 U 19/14 R) ging es um die Weihnachtsfeier eines Sachgebiets bei einer Rentenversicherung. Das Gericht bejahte den Arbeitsunfall und verlangte nicht mehr, dass die Unternehmensleitung persönlich teilnimmt. Es genügt, dass die betriebliche Leitung die Feier wünscht und sie objektiv die Verbundenheit der Beschäftigten fördert.

Du musst die Feier als deine ausrichten. Schreibe die Einladung selbst oder lass sie von der Geschäftsführung schreiben, trage die Kosten oder billige die Planung schriftlich, und nenne die Person, die für dich vor Ort ist. Eine Gruppe, die ohne dich plant und selbst bezahlt, hat für ihren Abend keinen Schutz.

Nicht gesetzlich versichert sind externe Gäste: Partnerinnen, Partner, Familie und eingeladene ehemalige Kolleginnen und Kollegen. Wer sie einlädt, sollte ihnen sagen, dass der Schutz der Berufsgenossenschaft für sie nicht gilt.

Wann der Schutz endet

Der Schutz gilt laut DGUV während des offiziellen Programms und solange noch eine Mehrzahl der Teilnehmenden anwesend ist. Wer danach noch in eine Bar oder auf den Weihnachtsmarkt geht, ist in der Regel nicht gesetzlich versichert. Die BG RCI nennt eine Grenze für den Heimweg: Wird ohne die Verantwortlichen privat weitergefeiert und dauert das länger als zwei Stunden, besteht an diesem Tag kein versicherter Heimweg mehr. Maßgeblich ist der Beginn der Heimfahrt.

In die Einladung gehören deshalb eine Uhrzeit für das offizielle Ende und ein Satz, dass danach keine betriebliche Veranstaltung mehr läuft. Feiert ihr ohne die Verantwortlichen privat weiter, besteht dafür nach der BG RCI kein Schutz mehr.

Passiert ein Unfall, gelten die Pflichten wie im Betrieb. Wer wegen der Verletzung mehr als drei Tage arbeitsunfähig wird, den zeigst du dem Unfallversicherungsträger an, binnen drei Tagen ab Kenntnis. Eine Anmeldung der Feier vorher brauchst du nicht, der Schutz besteht kraft Gesetzes. Halte nach einem Unfall Zeit, Ort, Zeugen und das Programm fest.

Wen du einladen musst

Die Freibetragsregel nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gilt nur, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Das BMF erlaubt, die Feier auf eine Organisationseinheit zu begrenzen, etwa eine Abteilung, solange alle Beschäftigten dieser Einheit kommen können und die Begrenzung keine Bevorzugung einer Gruppe ist. Eine Feier nur für die Geschäftsführung und das Büro, während die Werkstatt zuschauen muss, fällt durch. Im Beispiel weiter unten wären dann alle 3.150 Euro steuerpflichtig statt 290 Euro.

Auf die Liste gehören Teilzeit- und Minijob-Beschäftigte, Azubis und Werkstudenten, denn sie sind Beschäftigte deines Betriebs. Praktikanten und ähnliche Personen nennt das BMF ausdrücklich. Personen in Elternzeit oder langer Krankheit bleiben Beschäftigte: Lade sie ein, ohne Druck, zu kommen. Wie du mit ihnen sonst umgehst, steht in Elternzeit: Pflichten des Arbeitgebers und Krankmeldung: Was Arbeitgeber wissen müssen. Leiharbeitnehmer darfst du einbeziehen, das BMF beanstandet es nicht. Ehemalige Beschäftigte zählen steuerlich mit, unfallversichert sind sie nicht.

Das Benachteiligungsverbot ergänzt das: § 7 Abs. 1 AGG verbietet Benachteiligungen wegen Rasse oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität. Wer aus einem dieser Gründe nicht eingeladen wird, hat einen Streitpunkt. Gestalte die Feier deshalb so, dass alle teilnehmen können: Ort ohne Stufen, vegetarisches Essen, alkoholfreie Getränke.

110-Euro-Grenze: netto oder brutto?

Brutto. Die 110 Euro sind ein Bruttobetrag, die Umsatzsteuer auf Essen, Raum und Musik zählt mit. Und sie sind ein Freibetrag, keine Freigrenze: Liegt die Feier bei 121,15 Euro je Person, sind nur 11,15 Euro steuerpflichtig, nicht der ganze Betrag. Vor 2015 war das anders, ältere Ratgeber rechnen deshalb noch mit dem Wegfall der ganzen Steuerfreiheit.

Bis zu 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Beschäftigten gehören nach § 19 EStG nicht zum Arbeitslohn, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Weihnachtsfeier und Sommerfest teilen sich also zwei Mal 110 Euro. Mitgerechnet werden alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 (BStBl I S. 832) zählt dazu Speisen und Getränke, Fahrt- und Übernachtungskosten, Musik, Geschenke, Zuwendungen an Begleitpersonen und den äußeren Rahmen wie Raum, Beleuchtung oder Eventmanager. Auch Sanitäter, Stornokosten und Trinkgelder gehören dazu.

Die Gesamtkosten werden zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Personen verteilt. Der Anteil einer Begleitperson wird dem Beschäftigten zugerechnet, der sie mitbringt. Für die Begleitperson gibt es keinen eigenen Freibetrag. Die 44-Euro-Grenze für Sachbezüge gilt bei Betriebsveranstaltungen nicht.

Beispiel: Ein Dachdeckerbetrieb mit 30 Beschäftigten plant seine Weihnachtsfeier im Restaurant für alle 30, ohne Begleitpersonen.

Posten	Betrag inkl. Umsatzsteuer
Essen und Getränke	2.250 Euro
Musik	400 Euro
Raum	300 Euro
Kleine Geschenke	200 Euro
Gesamtkosten	3.150 Euro
Je Person bei 30 Anwesenden	105 Euro, unter dem Freibetrag

Dann sagen kurzfristig vier Beschäftigte ab. Das Menü ist bestellt, die Kosten bleiben.

Rechenschritt	Ergebnis
3.150 Euro geteilt durch 26 Anwesende	121,15 Euro je Person
Abzug des Freibetrags: 121,15 Euro minus 110 Euro	11,15 Euro steuerpflichtig, je Person
Steuerpflichtiger Anteil gesamt	290 Euro (3.150 minus 26 mal 110)
Pauschsteuer von 25 Prozent darauf	72,50 Euro

Mit Begleitpersonen trifft es die Beschäftigten, die jemanden mitbringen. Im Beispiel des BMF kosten 10.000 Euro bei 75 Beschäftigten und 25 Begleitungen je Person 100 Euro. Wer eine Begleitung mitbringt, hat 200 Euro, davon sind 90 Euro steuerpflichtig.

Der Bundesfinanzhof hat am 29.04.2021 (VI R 31/18) entschieden, dass durch die tatsächlich Anwesenden geteilt wird, nicht durch die Angemeldeten. Wer absagt, senkt die Kosten nicht. Plane deshalb mit Puffer. Rechnest du mit vier Absagen, darf die Feier bei 30 Angemeldeten höchstens 2.860 Euro kosten (26 mal 110), also rund 95 Euro je angemeldeter Person. Lass dir am Tag vorher bestätigen, wer kommt. Die Absagen im Beispiel kosten 72,50 Euro Pauschsteuer und einen Posten für das Lohnbüro, mehr nicht.

Für den steuerpflichtigen Anteil kannst du nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG eine Pauschalsteuer von 25 Prozent abführen, wenn die Feier allen Betriebsangehörigen offensteht. Was bis zur Grenze steuerfrei bleibt, zählt nach § 1 SvEV nicht zum beitragspflichtigen Entgelt. Was auf die 25 Prozent noch anfällt und wie der Überschuss in der Sozialversicherung läuft, rechnet dein Lohnbüro. Umsatzsteuerlich geht das BMF bis 110 Euro je Beschäftigten im Regelfall von einer betrieblich veranlassten Zuwendung aus. Darüber nimmt es eine überwiegend private Veranlassung an, und in seinem Beispiel entfällt der Vorsteuerabzug. Sprich das Steuerbüro vor der Buchung an.

Geschenke und Fehlende

Geschenke zählen zur Zuwendung. Das gilt nach dem BMF auch für Geschenke, die du Beschäftigten nachträglich überreichst, die nicht kommen konnten. Eine Barzuwendung, die du ihnen stattdessen zahlst, fällt nicht unter diese Regel.

Die Ehrung eines einzelnen Beschäftigten, auch unter Beteiligung weiterer, ist laut BMF keine Betriebsveranstaltung, ebenso ein Arbeitsessen. Ob ein Fest eine Betriebsveranstaltung ist, fragst du vor der Buchung beim Lohnbüro.

Alkohol, Azubis und der Heimweg

Alkohol schließt den Unfallschutz nicht aus. Die DGUV schreibt, dass Unfälle, die hauptsächlich auf Alkohol zurückgehen, nicht versichert sind. Die BG RCI ergänzt: Wer volltrunken ist, ist nicht versichert, und bei Unfällen unter Alkoholeinfluss wird geprüft, ob die Veranstaltung oder die Trunkenheit die Ursache war. Eine Promillegrenze nennt keine der beiden Stellen.

Bestelle Taxis oder organisiere einen Fahrdienst, damit niemand betrunken fährt. Übernimmst du Fahrt- oder Übernachtungskosten, zählen sie nach dem BMF zu den Zuwendungen. Reist jemand von einem anderen Standort an, können es Reisekosten sein, das klärt dein Steuerbüro.

Für Jugendliche regelt § 9 JuSchG: In Gaststätten und sonst in der Öffentlichkeit dürfen Bier, Wein und Schaumwein nicht an unter 16-Jährige abgegeben werden, andere alkoholische Getränke wie Spirituosen nicht an unter 18-Jährige. Bis zur Volljährigkeit gibst du Azubis deshalb höchstens Bier, Wein oder Sekt aus, und das nur ab 16. Ob die Vorschrift auch in eigenen Räumen greift, ist hier nicht geklärt. Gib dort dieselbe Grenze vor.

Einladung zur Weihnachtsfeier: Vorlage

Die Einladung hält fest, dass du ausrichtest, dass alle kommen dürfen, wann das offizielle Ende ist und wie es mit der Arbeitszeit steht. Schicke sie spätestens vier Wochen vorher an alle, auch an Personen in Elternzeit, und halte fest, wann sie rausging. Für eine Feier am 11. Dezember 2026 ist das der 13. November.

Checkliste vor der Feier

Wer solche Fragen nicht neben dem Tagesgeschäft klären will, kann sie an eine HR-Beratung abgeben. Die Feier planst du am besten zusammen mit dem Weihnachtsgeld und den freien Tagen zwischen den Jahren, siehe Weihnachtsgeld: Pflicht, Vorbehalt, Rückzahlung und Betriebsferien anordnen.