Die 4 Pflichtbestandteile
Die Abmahnung steht nicht ausdrücklich im Gesetz, sie folgt aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und aus § 314 Abs. 2 BGB. Fehlt einer der vier Bestandteile, ist sie unwirksam und muss aus der Personalakte.
| Bestandteil | Was hineingehört | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| 1. Konkreter Sachverhalt | Datum, Uhrzeit, Ort, was genau passiert ist, wer es festgestellt hat | „Sie kommen ständig zu spät“ ohne Daten |
| 2. Verletzte Pflicht | Welche Regel aus Vertrag, Weisung oder Gesetz verletzt wurde | Nur das Verhalten beschreiben, ohne die Pflicht zu nennen |
| 3. Aufforderung | Klare Erwartung für die Zukunft | Fehlt ganz oder ist unklar („bitte bessern“) |
| 4. Kündigungsandrohung | Hinweis, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht | „arbeitsrechtliche Schritte“ ohne Wort Kündigung |
Der Sachverhalt muss überprüfbar sein: „Am Dienstag, 15.09.2026, haben Sie Ihre Arbeit um 9:47 Uhr aufgenommen. Ihr Arbeitsbeginn ist nach § 4 Ihres Arbeitsvertrags 9:00 Uhr.“ Wertungen wie „unzuverlässig“ oder „respektlos“ sind nicht beweisbar und gehören nicht hinein.
Die Pflicht nennst du mit Quelle: Arbeitsvertrag, Arbeitsanweisung, Betriebsvereinbarung oder Gesetz, etwa die Anzeigepflicht bei Krankheit aus § 5 EFZG. Galt eine Regel nur mündlich, notiere, wann und von wem sie bekanntgegeben wurde.
Für die Androhung muss das Wort Kündigung fallen. Gerichte akzeptieren auch „Ihr Arbeitsverhältnis ist im Wiederholungsfall gefährdet“. „Wir behalten uns arbeitsrechtliche Schritte vor“ ist zu weich, denn auch eine Versetzung wäre ein Schritt. Ohne Androhung ist das Schreiben nur eine Ermahnung.
Abmahnen kannst du nur Verhalten. Wer wegen häufiger Krankheit abmahnt, produziert ein Schreiben, das im Prozess wertlos ist. Anders liegt es bei Verstößen rund um die Krankheit, etwa die Krankmeldung zu spät abgeben oder die Bescheinigung nicht vorlegen.
Ein Vorfall pro Abmahnung. Wenn du drei Vorwürfe in ein Schreiben packst und einer davon nicht beweisbar ist, muss die ganze Abmahnung aus der Akte. Drei getrennte Schreiben kosten zehn Minuten mehr und sind im Streit deutlich stabiler.
Der Abmahnung-Generator baut aus deinem Sachverhalt die vier Bestandteile und markiert, wo Daten fehlen. Prüfen musst du das Ergebnis selbst, denn nur du weißt, was du beweisen kannst.
Wann du nicht abmahnen musst
Entscheidungshilfe
Brauchst du vor der Kündigung eine Abmahnung?
Orientierung nach § 1 und § 23 KSchG und der Rechtsprechung des BAG, keine Rechtsberatung.
Ist die Person länger als 6 Monate bei dir und hat dein Betrieb mehr als 10 Beschäftigte?
Teilzeitkräfte zählen anteilig (§ 23 KSchG).
| Situation | Abmahnung nötig? | Warum |
|---|---|---|
| Erste 6 Monate (Wartezeit) | Nein, für ordentliche Kündigung | KSchG gilt erst nach 6 Monaten (§ 1 KSchG) |
| Kleinbetrieb bis 10 Beschäftigte | Nein, für ordentliche Kündigung | KSchG gilt nicht (§ 23 KSchG) |
| Schwere Pflichtverletzung | Meist nein | Hinnahme ist für den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen |
| Mitarbeitender sagt klar, dass er sein Verhalten nicht ändern wird | Ausnahmsweise nein | Verhaltensänderung ist nicht zu erwarten |
| Krankheit, fehlende Eignung | Sinnlos | Kein steuerbares Verhalten |
Auf die schwere Pflichtverletzung verlassen sich viele Arbeitgeber zu schnell. Typische Fälle sind Diebstahl, Tätlichkeiten, sexuelle Belästigung, bewusster Betrug bei der Arbeitszeit oder grobe Beleidigungen. Auch hier prüfen Gerichte den Einzelfall. Im Fall „Emmely“ hat das Bundesarbeitsgericht 2010 eine fristlose Kündigung wegen zweier eingelöster Pfandbons über 1,30 € für unwirksam gehalten, weil die Kassiererin über 30 Jahre ohne Beanstandung gearbeitet hatte (BAG, 10.06.2010, 2 AZR 541/09). Eine Abmahnung hätte gereicht.
Bist du unsicher, mahne ab. Eine verlorene Kündigungsschutzklage kostet Abfindung, Verzugslohn und Anwaltskosten, die du in der ersten Instanz selbst trägst, auch wenn du gewinnst (§ 12a ArbGG).
Wie viele Abmahnungen vor der Kündigung
Die Regel „drei Abmahnungen, dann Kündigung“ ist ein Mythos. In den meisten Fällen reicht eine wirksame Abmahnung. Kommt danach ein gleichartiger Verstoß, kannst du verhaltensbedingt kündigen. Gleichartig heißt nicht identisch, beide Verstöße müssen aus demselben Pflichtenkreis stammen.
| Abgemahnt wegen | Neuer Verstoß | Gleichartig? |
|---|---|---|
| Zu spät gekommen | Zu früh gegangen ohne Abmeldung | Ja, beides Arbeitszeit |
| Krankmeldung zu spät | AU-Bescheinigung nicht vorgelegt | Ja, beides Anzeige- und Nachweispflicht |
| Zu spät gekommen | Kunden beleidigt | Nein |
| Privat-Surfen in der Arbeitszeit | Firmenlaptop privat verliehen | Eher nein, im Einzelfall prüfen |
Formuliere die Pflicht deshalb so, dass sie den ganzen Pflichtenkreis trifft, etwa „Pflicht zur pünktlichen Arbeitsaufnahme“.
Wer immer wieder abmahnt, ohne je zu kündigen, schwächt seine Warnung. Zahlreiche Abmahnungen ohne Folgen können die Warnfunktion entwerten (BAG, 15.11.2001, 2 AZR 609/00). Willst du nach der dritten Abmahnung wegen Verspätung noch nicht kündigen, bezeichne die nächste ausdrücklich als „letztmalige Abmahnung“.
Bei leichten Verstößen, etwa einmal fünf Minuten zu spät, hält ein Gericht die Kündigung nach nur einer Abmahnung oft für unverhältnismäßig. Je leichter der Verstoß und je länger jemand ohne Beanstandung im Betrieb ist, desto mehr Abmahnungen brauchst du. Wie es nach der Abmahnung weitergeht, steht im Artikel zur Kündigung durch den Arbeitgeber.
Form, Übergabe, Frist
Du kannst mündlich, per E-Mail oder als Brief abmahnen. Praktisch gehört die Abmahnung auf Papier, mit Unterschrift einer Person, die dem Mitarbeitenden Weisungen zu Ort, Zeit und Art der Arbeit erteilen darf. Das kann auch die Teamleitung sein. Kündigen darf sie meistens nicht.
Den Zugang musst du im Streit beweisen. Drei Wege funktionieren:
- Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung auf einer Kopie. Die Unterschrift bestätigt nur den Erhalt, nicht den Inhalt.
- Übergabe mit Zeugen, wenn der Mitarbeitende die Bestätigung verweigert. Der Zeuge sollte den Inhalt kennen und notieren, wann und wo übergeben wurde.
- Einwurf in den Briefkasten durch einen Boten, der den Inhalt gesehen hat und ein Protokoll schreibt. Einschreiben mit Rückschein ist schwächer, weil es den Inhalt nicht beweist.
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die zwei Wochen aus § 626 Abs. 2 BGB gelten nur für die fristlose Kündigung. Handle trotzdem innerhalb von ein bis zwei Wochen. Wer drei Monate wartet, signalisiert, dass der Vorfall nicht so schlimm war, und riskiert, dass das Recht zur Abmahnung verwirkt ist.
In der Privatwirtschaft musst du vorher nicht anhören. Ein kurzes Gespräch ist trotzdem klug, vielleicht war ein Arzttermin abgesprochen. Dafür hilft der Leitfaden für Mitarbeitergespräche.
Fehler, die Abmahnungen kippen
Neben fehlenden Bestandteilen führen diese Fehler dazu, dass die Abmahnung im Kündigungsschutzprozess nicht zählt:
- Falsche Tatsachen. Ein falsches Datum oder eine falsche Uhrzeit reicht, wenn der Mitarbeitende es belegen kann. Prüf die Daten gegen die Zeiterfassung.
- Abmahnung für Nicht-Verhalten. Krankheit, Schwangerschaft, Elternzeit, Betriebsratsarbeit. Das ist unwirksam und kann zusätzlich als Maßregelung verboten sein (§ 612a BGB).
- Unverhältnismäßigkeit. Eine Abmahnung wegen zwei Minuten Verspätung nach zehn Jahren ohne Beanstandung kann ein Gericht als unverhältnismäßig ansehen.
- Kündigung wegen desselben Vorfalls. Wer abmahnt, verzichtet auf die Kündigung wegen genau dieses Verhaltens (BAG, 2 AZR 751/08).
- Unklare Regel. Gab es nie eine klare Anweisung, etwa zum Privat-Handy am Arbeitsplatz, ist die erste Reaktion eine Anweisung, keine Abmahnung.
Gegendarstellung und Entfernung
Nach § 83 Abs. 2 BetrVG darf der Mitarbeitende eine Gegendarstellung zur Personalakte geben. Leg sie zur Abmahnung. Entkräftet sie den Vorwurf, nimm die Abmahnung zurück, bevor ein Gericht das tut.
Die Entfernung kann er verlangen, wenn die Abmahnung unbestimmt ist, falsche Tatsachen enthält, das Verhalten rechtlich falsch bewertet oder unverhältnismäßig ist. Eine berechtigte Abmahnung muss erst raus, wenn das Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (BAG, 19.07.2012, 2 AZR 782/11). Er kann die Abmahnung auch erst im Kündigungsschutzprozess angreifen, dann musst du Jahre später beweisen, was passiert ist. Bewahr Zeiterfassung, E-Mails und Zeugennotizen auf. Wie lange, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.
Muster und Checkliste
Das Muster passt für eine Verspätung trotz Kernzeit. Pass Daten, Pflicht und Ton an deinen Fall an.
Muster: Abmahnung wegen Verspätung
Abmahnung
Sehr geehrter Herr [Name],
am Dienstag, 15.09.2026, haben Sie Ihre Arbeit erst um 10:42 Uhr aufgenommen. Nach § 4 Ihres Arbeitsvertrags in Verbindung mit unserer Gleitzeitregelung vom 01.02.2025 sind Sie verpflichtet, während der Kernzeit von 10:00 bis 15:00 Uhr anwesend zu sein. Eine Abwesenheit war nicht abgesprochen. Durch Ihre Verspätung konnten Sie an dem Kundentermin um 10:00 Uhr nicht teilnehmen.
Mit diesem Verhalten haben Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Wir mahnen Sie hiermit ab und fordern Sie auf, Ihre Arbeit künftig spätestens zu Beginn der Kernzeit aufzunehmen.
Sollten Sie erneut gegen Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis in gleicher oder ähnlicher Weise verstoßen, müssen Sie mit einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.
Eine Kopie dieses Schreibens nehmen wir zu Ihrer Personalakte.
Frankfurt, 16.09.2026, [Unterschrift, Funktion]
Erhalten am: ______ Unterschrift: ______
Checkliste vor der Übergabe
Abmahnung prüfen, bevor sie rausgeht
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Quellen
Häufige Fragen
Ist eine mündliche Abmahnung wirksam?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor. Im Streit musst du aber beweisen, dass die Abmahnung ausgesprochen wurde und was genau gesagt wurde. Deshalb gehört jede Abmahnung schriftlich in die Personalakte, mit Nachweis über den Zugang.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Eine feste Frist gibt es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2012 entschieden, dass eine berechtigte Abmahnung erst dann entfernt werden muss, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist (2 AZR 782/11). Die oft genannten zwei oder drei Jahre sind eine Faustregel aus der Praxis, kein Gesetz.
Muss der Betriebsrat bei einer Abmahnung beteiligt werden?
Nein. Die Abmahnung ist nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat muss erst angehört werden, wenn du später kündigen willst (§ 102 BetrVG). Viele Betriebe informieren ihn trotzdem, damit er die Vorgeschichte kennt.
Kann ich wegen desselben Vorfalls erst abmahnen und dann kündigen?
Nein. Mit der Abmahnung verzichtest du in der Regel auf die Kündigung wegen genau dieses Vorfalls (BAG, 2 AZR 751/08). Kündigen kannst du erst, wenn ein neuer, gleichartiger Verstoß hinzukommt oder du später von weiteren Gründen erfährst.
Wer darf eine Abmahnung aussprechen?
Jede Person, die dem Mitarbeitenden verbindliche Anweisungen zu Ort, Zeit und Art der Arbeit geben darf. Das sind neben der Geschäftsführung auch Teamleitungen und Abteilungsleitungen. Kündigen dürfen dagegen nur Personen mit Kündigungsbefugnis.
Brauche ich in der Probezeit eine Abmahnung?
Für eine ordentliche Kündigung in den ersten sechs Monaten nicht, weil das Kündigungsschutzgesetz noch nicht greift (§ 1 KSchG). Das Gleiche gilt in Kleinbetrieben mit in der Regel zehn oder weniger Beschäftigten (§ 23 KSchG). Eine Abmahnung kann trotzdem sinnvoll sein, wenn du die Person halten willst.