Phasenplan und Checkliste zum Kopieren
| Phase | Zeitraum | Ziel | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Preboarding | Unterschrift bis Tag 0 | Formalien erledigt, Vorfreude statt Funkstille | Geschäftsführung oder Office |
| Tag 1 | Erster Arbeitstag | Empfang, Arbeitsplatz, Pflichtunterweisungen | Teamleitung |
| Woche 1 | Tag 2 bis 5 | Erste echte Aufgaben, Kennenlernen | Teamleitung und Pate |
| Monat 1 bis 6 | Bis Ende Probezeit | Eigenständigkeit, Feedback, Entscheidung | Teamleitung, Geschäftsführung |
Onboarding-Checkliste
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Vor dem ersten Tag: Vertrag, Nachweis, Lohnbüro
Entscheidungshilfe
Darf die neue Person am ersten Tag anfangen?
Prüft die Punkte, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein müssen. Orientierung nach § 14 Abs. 4 TzBfG, § 28a Abs. 4 SGB IV und § 43 IfSG, keine Rechtsberatung.
Ist der Vertrag befristet?
Eine Befristung braucht die Schriftform vor Arbeitsantritt, sonst ist der Vertrag unbefristet (mehr zum befristeten Arbeitsvertrag). Bei unbefristeten Verträgen ist die Unterschrift vorher rechtlich nicht zwingend, aber üblich. Nach dem Nachweisgesetz müssen Parteien, Entgelt und Arbeitszeit am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen, die übrigen Angaben nach sieben Tagen oder einem Monat (§ 2 NachwG). Steht alles im Arbeitsvertrag, ist die Pflicht erfüllt. Die Textform reicht, außer in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG wie Bau, Gastronomie und Logistik. Ein Verstoß kann bis 2.000 € pro Fall kosten (§ 4 NachwG). Deine Vertragsvorlage prüfst du mit dem Arbeitsvertrags-Check.
Lohnbüro und Sozialversicherung
Dein Lohnbüro braucht vor der ersten Abrechnung Steuer-ID, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung und ein Stammdatenblatt mit Gehalt, Stunden und Eintrittsdatum. Beim Minijob kommen weitere Beschäftigungen und gegebenenfalls der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht dazu.
Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV). In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt die Sofortmeldung: Sie muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung bei der Rentenversicherung eingehen (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
Preboarding
Zwischen Unterschrift und erstem Tag liegen oft zwei bis drei Monate, in denen die alte Firma ein Gegenangebot macht. Ruf eine Woche nach der Unterschrift an und schick eine Woche vor Start eine Willkommensmail mit Uhrzeit, Ort, Ansprechperson und Ablauf des ersten Tages.
Tag 1
| Uhrzeit | Programm | Wer |
|---|---|---|
| 9:00 | Empfang, Kaffee, Rundgang | Teamleitung |
| 9:30 | Arbeitsplatz, Laptop, Zugänge, Telefon | IT oder Office |
| 10:30 | Sicherheitsunterweisung, Fluchtwege, Erste Hilfe | Sicherheitsbeauftragte oder Teamleitung |
| 11:00 | Datenschutzverpflichtung, IT-Richtlinie, Anweisung zur Zeiterfassung | Office |
| 12:00 | Mittagessen mit dem Team | Pate |
| 13:30 | Gespräch: Aufgaben, Ziele der ersten 4 Wochen, Ansprechpersonen | Teamleitung |
| 15:00 | Erste kleine Aufgabe, die am selben Tag fertig werden kann | Pate |
| 16:30 | Kurzer Rückblick: Was fehlt noch? | Teamleitung |
Gib am ersten Tag auch die Arbeitsmittel gegen Übergabeprotokoll aus, den Hinweis auf den Urlaubsanspruch mit Belehrung zum Verfall (warum er wichtig ist) und die schriftliche Anweisung zur Arbeitszeiterfassung. Bestimm eine Patin oder einen Paten aus dem Team für die kleinen Fragen. Startet die Person im Homeoffice, muss der Laptop zwei bis drei Tage vorher mit funktionierendem Login ankommen, Unterweisung und Datenschutzverpflichtung bestätigt sie dann digital.
Woche 1
- Kurze Termine mit den wichtigsten Schnittstellen, je 30 Minuten: Wer bist du, was brauchst du von mir, was brauche ich von dir?
- Einführung in die Werkzeuge, die wirklich gebraucht werden, nicht in alle.
- Zwei bis drei Aufgaben mit klarem Ergebnis, die innerhalb der Woche fertig werden.
- Am Freitag: 30 Minuten Rückblick mit der Teamleitung. Was lief gut, was war unklar, was fehlt?
Schreib die Ergebnisse des Freitagsgesprächs in zwei, drei Sätzen auf. Diese Notizen sind die Grundlage für die Gespräche in der Probezeit.
Monat 1 bis 6 mit Probezeitgespräch
Bei sechs Monaten Probezeit passt dieser Takt:
| Wann | Gespräch | Inhalt |
|---|---|---|
| Ende Monat 1 | Feedback 1 | Ankommen, offene Fragen, Ziele für Monat 2 und 3 |
| Ende Monat 3 | Zwischenbilanz | Leistung gegen die Ziele, Stärken, Lücken, Unterstützung |
| Anfang Monat 5 | Probezeitgespräch | Entscheidung: Übernahme, Trennung oder klare Bedingungen |
| Ende Monat 6 | Abschluss | Bestätigung der Übernahme, Ziele für das erste Jahr |
Warum das Probezeitgespräch früh sein muss
In der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB). Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern. Gleichzeitig beginnt nach sechs Monaten der Kündigungsschutz, wenn der Betrieb mehr als zehn Beschäftigte hat (§ 1 KSchG). Eine Kündigung muss dem Mitarbeitenden vor Ablauf der sechs Monate zugegangen sein. Dass die Kündigungsfrist erst danach endet, ist unschädlich. Schriftform, Zustellung und Sonderkündigungsschutz stehen im Artikel zur Kündigung in der Probezeit.
Rechenbeispiel: Eintritt am 01.10.2026, sechs Monate Probezeit. Die Probezeit endet am 31.03.2027. Eine Kündigung muss spätestens am 31.03.2027 zugehen, die Frist von zwei Wochen läuft dann bis zum 14.04.2027. Ein Probezeitgespräch Ende März lässt keine Zeit für Nachbesserung und kaum Puffer für die Zustellung, eines Anfang Februar schon. Die Daten für deinen Fall rechnet der Probezeit-Rechner aus.
Leitfragen für das Probezeitgespräch
- Welche Ziele aus Monat 1 und 3 sind erreicht, welche nicht, und woran lag es?
- Wie sieht das Team die Zusammenarbeit? (Vorher zwei Kolleginnen oder Kollegen fragen.)
- Was braucht der Mitarbeitende, um im nächsten Halbjahr eigenständig zu arbeiten?
- Wie geht es ihm selbst mit der Stelle? Passt sie zu dem, was im Vorstellungsgespräch besprochen wurde?
- Welche Entscheidung treffen wir, und was halten wir schriftlich fest?
Pflichten, die gern vergessen werden
Diese Pflichten gelten unabhängig von der Betriebsgröße und fallen in Prüfungen und Streitfällen auf, wenn niemand sie dokumentiert hat.
| Pflicht | Wann | Grundlage |
|---|---|---|
| Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz | Bei Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens jährlich | § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1 |
| Verpflichtung auf Vertraulichkeit im Datenschutz | Vor dem ersten Zugriff auf personenbezogene Daten | Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO |
| Datenschutzinformation für Beschäftigte | Bei Erhebung der Daten, also spätestens am ersten Tag | Art. 13 DSGVO |
| Angebotsvorsorge bei Bildschirmarbeit | Vor Aufnahme der Tätigkeit anbieten, danach regelmäßig | ArbMedVV |
| Belehrung nach Infektionsschutzgesetz (Lebensmittel) | Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt nicht älter als 3 Monate, danach Belehrung durch den Arbeitgeber alle 2 Jahre | § 43 IfSG |
| Erfassung der Arbeitszeit | Ab dem ersten Tag | BAG 1 ABR 22/21, § 17 MiLoG |
| Hinweis auf Urlaubsanspruch und Verfall | Am ersten Tag oder kurz danach | § 7 BUrlG, BAG 9 AZR 423/16 |
| Jugendliche: ärztliche Erstuntersuchung | Vor Beginn der Beschäftigung, nicht älter als 14 Monate | § 32 JArbSchG |
Für einen Büroarbeitsplatz reichen 20 bis 30 Minuten Unterweisung: Fluchtwege, Ersthelfer, Brandschutz, Bildschirmarbeit, Unfälle auf dem Arbeitsweg. In Lager, Werkstatt oder Pflege kommen die Gefährdungen aus der Gefährdungsbeurteilung dazu. Lass sie mit Datum, Inhalt und Unterschrift bestätigen.
Praxisfall aus einem Handwerksbetrieb (erfunden, typisch)
Ein Elektrobetrieb mit 35 Beschäftigten schickte einen neuen Monteur am ersten Tag ohne Unterweisung auf die Baustelle. In der dritten Woche stürzte er von einer Leiter, und die Berufsgenossenschaft fragte nach dem Unterweisungsnachweis. Es gab keinen. Der Unfall war trotzdem versichert, aber der Betrieb musste seine Arbeitsschutzorganisation ohne Beleg erklären.
Minijob, Aushilfe, Werkstudent: dieselben Pflichten
Auch eine Aushilfe mit zehn Stunden pro Woche bekommt den Nachweis nach dem Nachweisgesetz, die Sicherheitsunterweisung und die Datenschutzverpflichtung, wenn sie mit Kundendaten arbeitet. Bei Minijobs kommt die Zeiterfassung nach § 17 MiLoG hinzu, mit Eintrag spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag. Der Hinweis auf den Urlaubsverfall gilt auch hier.
Quellen
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein guter Onboarding-Prozess?
Bis zum Ende der Probezeit, also meist sechs Monate. Die ersten zwei Wochen sind am dichtesten. Danach geht es um feste Gesprächstermine, damit Probleme früh auffallen und die Entscheidung über die Probezeit rechtzeitig fällt.
Was muss vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein?
Der unterschriebene Arbeitsvertrag, bei Befristung zwingend auf Papier vor Arbeitsantritt. Die Angaben nach dem Nachweisgesetz, die am ersten Tag fällig sind. In Branchen mit Sofortmeldepflicht die Meldung zur Sozialversicherung. Und praktisch: Arbeitsplatz, Zugänge und eine Person, die den neuen Mitarbeitenden empfängt.
Wann sollte das Probezeitgespräch stattfinden?
Bei sechs Monaten Probezeit spätestens Anfang des fünften Monats, also rund acht Wochen vor dem Ende. Wenn du dich trennen willst, muss die Kündigung vor dem Ende der Probezeit zugehen. Mit diesem Vorlauf bleibt Zeit für Nachbesserung oder eine geordnete Entscheidung. Eine Zwischenbilanz nach drei Monaten macht das Gespräch leichter.
Ist die Sicherheitsunterweisung auch im Büro Pflicht?
Ja. § 12 ArbSchG verlangt eine Unterweisung bei der Einstellung, vor Aufnahme der Tätigkeit, für alle Beschäftigten. Im Büro geht es um Fluchtwege, Erste Hilfe, Brandschutz und Bildschirmarbeit. Die Unterweisung wird dokumentiert und regelmäßig wiederholt.
Braucht jeder neue Mitarbeitende eine Datenschutzverpflichtung?
Jeder, der mit personenbezogenen Daten arbeitet, und das sind in fast jedem Betrieb fast alle. Die DSGVO verlangt, dass Beschäftigte Daten nur auf Weisung verarbeiten (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Eine schriftliche Verpflichtung auf Vertraulichkeit ist der übliche Nachweis.
Was ist Preboarding?
Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. In dieser Phase springen viele neue Mitarbeitende noch ab. Ein kurzer Anruf, ein Willkommensschreiben mit Ablauf des ersten Tages und erledigte Formalitäten senken das Risiko.