Muster: Absage vor dem Gespräch
Muster: Absage vor dem Gespräch
Betreff: Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung] und das Interesse an [Firma].
Wir haben alle Bewerbungen sorgfältig geprüft und uns entschieden, andere Bewerberinnen und Bewerber zum Gespräch einzuladen. Wir wissen, dass das nicht die Nachricht ist, auf die Sie gehofft haben.
Ihre Bewerbungsunterlagen löschen wir spätestens sechs Monate nach dieser Nachricht.
Für Ihre weitere Suche wünschen wir Ihnen viel Erfolg.
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname], [Funktion]
[Firma]
Ersetze Anrede und Stellenbezeichnung jedes Mal. „Sehr geehrte Damen und Herren“ in einer Absage wirkt wie ein Serienbrief. Hast du in der Stellenanzeige geduzt, kannst du auch in der Absage duzen.
Muster: Absage nach dem Gespräch
Wer zum Gespräch da war, hat Zeit investiert. Ruf am besten vorher kurz an und schick danach die E-Mail zur Bestätigung.
Muster: Absage nach dem Gespräch
Betreff: Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung], unser Gespräch am [Datum]
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
danke für das Gespräch am [Datum] und die Zeit, die Sie sich für uns genommen haben. [Persönlicher Satz, zum Beispiel: Ihre Fragen zur Tourenplanung haben uns gezeigt, wie gründlich Sie sich vorbereitet hatten.]
Nach allen Gesprächen haben wir uns für eine andere Person entschieden. Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen.
[Optional, nur wenn ehrlich gemeint: Wir würden uns freuen, wenn wir Sie bei passenden Stellen erneut ansprechen dürfen. Wenn Sie einverstanden sind, antworten Sie kurz auf diese E-Mail. Dann nehmen wir Ihre Unterlagen für [12] Monate in unseren Talentpool auf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.]
Ohne Ihre Zustimmung löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach dieser Nachricht.
[Falls zutreffend: Ihre Fahrtkosten erstatten wir Ihnen gern. Senden Sie uns dafür die Belege bis zum [Datum].]
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname], [Funktion]
[Firma]
Muster: Absage auf eine Initiativbewerbung
Muster: Absage auf eine Initiativbewerbung
Guten Tag [Frau/Herr Nachname],
danke für Ihre Initiativbewerbung und Ihr Interesse an [Firma]. Im Moment haben wir keine Stelle, die zu Ihrem Profil passt, und planen auch in den nächsten Monaten keine.
Ihre Unterlagen löschen wir spätestens sechs Monate nach dieser Nachricht. Unsere offenen Stellen finden Sie jederzeit unter [Link zur Karriereseite].
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
Leitfaden für den Absage-Anruf
- Gleich zur Sache: „Ich rufe an wegen Ihrer Bewerbung. Wir haben uns für jemand anderen entschieden.“
- Dank für das Gespräch, ein konkreter positiver Punkt.
- Wenn der Bewerber nach dem Grund fragt: eine fachliche Anforderung aus der Anzeige nennen, nicht diskutieren.
- Talentpool nur anbieten, wenn du es ernst meinst.
- Ankündigen, dass die Bestätigung per E-Mail kommt.
Internen Bewerbern sagst du die Entscheidung persönlich, bevor sie im Team bekannt wird, fachlich begründet und danach kurz schriftlich bestätigt. Hat der Bewerber den Vertrag schon unterschrieben, brauchst du statt einer Absage eine Kündigung mit Originalunterschrift. Das kann schon nach einer Einigung am Telefon über Stelle, Beginn und Gehalt gelten, denn ein Arbeitsvertrag braucht keine Schriftform.
Wann du absagen solltest
- Offensichtlich unpassende Bewerbungen: innerhalb von einer bis zwei Wochen nach Eingang.
- Bewerber nach dem Erstgespräch: innerhalb einer Woche nach der Entscheidung.
- Zweite Wahl: erst, wenn der Vertrag mit der ersten Wahl unterschrieben ist. Sag dem Bewerber vorher offen, dass die Entscheidung noch etwas dauert.
Die Frist für AGG-Ansprüche beginnt nach § 15 Abs. 4 AGG mit dem Zugang der Ablehnung. Wer gar nicht absagt, setzt keine Frist in Gang und weiß nicht, ab wann er die Unterlagen löschen darf.
Was nicht hinein darf: AGG
Das AGG schützt Bewerber vor Benachteiligung wegen sechs Merkmalen (§ 1 AGG): ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität. Legt der Bewerber Indizien vor, musst du beweisen, dass es keine Benachteiligung gab (§ 22 AGG). Ein unbedachter Satz in der Absage ist so ein Indiz. Ein Bauunternehmen mit 70 Beschäftigten schrieb einem 58-jährigen Bauleiter, man habe sich für jemanden entschieden, der „langfristig in unser Team hineinwachsen kann“. Gemeint war fehlende Software-Erfahrung, der Bewerber las daraus sein Alter. Die Firma einigte sich auf zwei Monatsgehälter. Der Fall ist erfunden, der Fehler ist typisch.
| Riskante Formulierung | Merkmal | Besser |
|---|---|---|
| „Wir suchen eher jemanden, der ins junge Team passt.“ | Alter | keine Begründung |
| „Sie sind für die Stelle überqualifiziert.“ | kann als Hinweis auf Alter gelesen werden | keine Begründung |
| „Uns ist wichtig, dass die Stelle mit einem Muttersprachler besetzt wird.“ | ethnische Herkunft | wenn nötig: „sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift“ schon in der Anzeige, sachlich begründet |
| „Die Stelle verlangt viel Reisetätigkeit, die mit kleinen Kindern schwierig ist.“ | Geschlecht | keine Begründung |
| „Die körperliche Belastung erscheint uns in Ihrem Fall zu hoch.“ | Behinderung | keine Begründung |
| „Ihr Kopftuch passt nicht zu unserem Kundenkontakt.“ | Religion | so etwas darf keine Rolle spielen |
Selbsttest · 4 Fragen
Würde dieser Satz in deiner Absage halten?
Frage 1 von 4
„Wir haben uns für eine andere Person entschieden.“
Wäre der Bewerber auch ohne Benachteiligung nicht eingestellt worden, liegt die Entschädigung bei bis zu drei Monatsgehältern (§ 15 Abs. 2 AGG). Wäre er der beste Kandidat gewesen, gibt es keine feste Obergrenze. Er muss den Anspruch innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen und danach innerhalb von drei Monaten klagen (§ 61b ArbGG). Bei schwerbehinderten Bewerbern musst du vorher prüfen, ob du die Stelle mit ihnen besetzen kannst (§ 164 Abs. 1 SGB IX). Welche Fragen schon im Gespräch Indizien liefern, steht unter Unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch.
Begründen oder nicht
Du musst nicht begründen. Abgelehnte Bewerber haben keinen Anspruch auf Auskunft, ob und wen du eingestellt hast (EuGH, 19.04.2012, C-415/10). Eine vollständige Verweigerung jeder Information kann aber zusammen mit anderen Umständen ein Indiz sein. Schriftlich bleibt es beim neutralen Standardsatz. Ruft jemand an und fragt nach, nennst du kurz eine Anforderung aus der Anzeige: „Wir haben uns für eine Bewerberin entschieden, die schon drei Jahre mit unserem Warenwirtschaftssystem gearbeitet hat.“
Intern dokumentierst du die Entscheidung immer: Kriterien laut Anzeige, Bewertung je Kandidat, fachlicher Grund, Datum. Leg die Kriterien vor den Gesprächen fest und bewerte alle nach demselben Schema, zum Beispiel mit dem Interviewfragen-Generator.
Unterlagen löschen nach 6 Monaten
Bewerberdaten darfst du nur so lange speichern, wie du sie für das Verfahren und die Abwehr möglicher Ansprüche brauchst. Daraus ergibt sich die Faustregel von sechs Monaten nach Zugang der Absage:
| Baustein | Dauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Geltendmachung von AGG-Ansprüchen | 2 Monate ab Zugang der Absage | § 15 Abs. 4 AGG |
| Klage nach Geltendmachung | 3 Monate | § 61b ArbGG |
| Puffer für Zustellung und Bearbeitung | etwa 1 Monat | Praxis |
| Summe | rund 6 Monate |
Trag den Löschtermin beim Versand der Absage in den Kalender ein, den Termin rechnet dir der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus. Liegt eine Geltendmachung vor, behältst du die Unterlagen bis zum Ende des Verfahrens. Lösch alle Kopien, auch in weitergeleiteten Mails, Jobportalen, Notizen und Chats.
Länger speicherst du nur mit einer Einwilligung für einen Talentpool (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a und Art. 7 DSGVO). Sie muss freiwillig und aktiv erteilt sein, also nicht an die laufende Bewerbung gekoppelt und ohne vorausgewähltes Häkchen. Sie nennt Zweck und Dauer, etwa zwölf oder 24 Monate, weist auf das Widerrufsrecht hin, und du speicherst sie nachweisbar.
Checkliste
- Auswahlkriterien vor den Gesprächen festgelegt und dokumentiert.
- Absage innerhalb von ein bis zwei Wochen, persönliche Anrede, keine Begründung.
- Versand per E-Mail, gesendete Nachricht gespeichert.
- Hinweis auf Löschung nach sechs Monaten, Talentpool nur mit aktiver Einwilligung.
- Löschtermin im Kalender, alle Kopien inklusive Ausdrucke und Chats erfasst.
- Bei schwerbehinderten Bewerbern: Pflichten nach § 164 SGB IX geprüft.
Quellen
Häufige Fragen
Muss ich Bewerbern überhaupt absagen?
Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Du solltest es trotzdem immer tun. Die Zwei-Monats-Frist, in der ein Bewerber AGG-Ansprüche geltend machen kann, beginnt erst mit dem Zugang der Ablehnung (§ 15 Abs. 4 AGG). Ohne Absage bleibt dein Risiko offen. Du weißt dann auch nicht, ab wann du die Unterlagen löschen darfst.
Muss ich eine Absage begründen?
Nein. Bewerber haben keinen Anspruch auf eine Begründung und auch keinen Anspruch darauf zu erfahren, wen du eingestellt hast (EuGH, 19.04.2012, C-415/10). Eine Begründung kann aber AGG-Indizien liefern. Schriftlich reicht ein neutraler Satz. Fragt jemand nach einem Gespräch telefonisch nach, gib eine kurze, rein fachliche Rückmeldung.
Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen nach der Absage aufbewahren?
In der Regel bis zu sechs Monate nach Zugang der Absage. Die Zahl ergibt sich aus der Zwei-Monats-Frist des AGG, der Drei-Monats-Klagefrist nach § 61b ArbGG und einem Puffer für die Zustellung. Länger nur mit ausdrücklicher Einwilligung für einen Talentpool.
Was kostet ein AGG-Fehler bei einer Absage?
Die Entschädigung nach § 15 Abs. 2 AGG ist auf drei Monatsgehälter begrenzt, wenn der Bewerber auch ohne Benachteiligung nicht eingestellt worden wäre. Wäre er der beste Kandidat gewesen, gibt es keine feste Obergrenze. Dazu kommen Anwalts- und Zeitaufwand. Vor dem Arbeitsgericht trägt in erster Instanz jede Seite ihre Anwaltskosten selbst.
Muss ich Fahrtkosten für das Vorstellungsgespräch erstatten?
Wenn du jemanden zum Gespräch eingeladen hast, in der Regel ja (§ 670 BGB analog), auch wenn du danach absagst. Willst du das nicht, musst du es vorher in der Einladung ausdrücklich ausschließen. Für Videogespräche stellt sich die Frage nicht.