Entscheidungshilfe
Was gilt heute für deinen Betrieb?
Orientierung nach BAG 1 ABR 22/21, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG und dem Entwurf vom Juni 2026 (noch kein Gesetz). Keine Rechtsberatung.
Erfasst ihr heute für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit?
Was heute schon gilt
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) musst du Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, für alle Beschäftigten, auch in Teilzeit, Minijob, Homeoffice und Außendienst. Es reicht nicht, ein System anzubieten, die Zeiten müssen tatsächlich erfasst werden. Die Erfassung darfst du auf die Beschäftigten übertragen. Dazu kommen zwei ältere Aufzeichnungspflichten mit festen Fristen.
| Vorschrift | Wer | Was | Frist und Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Alle Beschäftigten | Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich, Arbeit an Sonn- und Feiertagen | Mindestens 2 Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Minijobs (außer Privathaushalt) und Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau, Gastronomie, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung | Beginn, Ende, Dauer | Bis zum Ende des 7. Kalendertags nach der Arbeit, 2 Jahre aufbewahren |
| BAG 1 ABR 22/21 | Alle Beschäftigten | Beginn, Ende, Dauer | Keine gesetzliche Frist, zeitnah |
Für Minijobs und die genannten Branchen gilt die strengste Frist von 7 Tagen. Für alle anderen reicht heute eine zeitnahe Erfassung.
Bei § 17 MiLoG gibt es Ausnahmen für Beschäftigte mit höheren festen Monatsgehältern nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung. Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gelten diese Ausnahmen nicht. Längere Aufbewahrungsfristen, etwa als Lohnunterlage, rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
Bußgelder und Überstundenprozess
Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber im Einzelfall anordnen, dass du ein System einführst (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Verstößt du gegen eine solche Anordnung, droht ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Bei Verstößen gegen § 16 Abs. 2 ArbZG drohen ebenfalls bis 30.000 € (§ 22 ArbZG), bei der Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG bis 50.000 € (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Teurer als das Bußgeld ist oft der Überstundenprozess. Ohne eigene Aufzeichnungen kannst du den Angaben eines Mitarbeitenden wenig entgegensetzen.
Einfache Umsetzung für 10 bis 150 Beschäftigte
Für Firmen in dieser Größe gibt es drei Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wo die Leute arbeiten und wie viel Abrechnung an den Zeiten hängt. Wer ohnehin ein System einführt, nimmt am besten gleich ein elektronisches mit taggleicher Erfassung, dann musst du beim neuen Gesetz nichts umbauen.
| Weg | Passt für | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Stundenzettel oder Tabelle | Kleine Teams, feste Zeiten | Sofort startklar, keine Software | Fehleranfällig, nach dem Entwurf langfristig nicht ausreichend |
| App oder Browser | Büro, Homeoffice, Außendienst | Taggleich, Auswertungen auf Knopfdruck | Laufende Kosten pro Person, Datenschutz prüfen |
| Terminal mit Chip | Produktion, Lager, Gastronomie, Pflege | Schnell, klar für Schichtbetrieb | Anschaffung, Homeoffice braucht zusätzlich App |
Einführung in 6 Schritten
- Bestandsaufnahme: Wer erfasst heute was, und wo gibt es gar nichts? Achte auf Minijobs und Branchen mit MiLoG-Pflichten.
- System wählen: Für die meisten Betriebe mit 10 bis 150 Beschäftigten ist eine App mit optionalem Terminal sinnvoll. Prüf, ob sie taggleiche Erfassung und Export für das Lohnbüro kann.
- Regeln festlegen: Was zählt als Arbeitszeit (Dienstreisen, Rufbereitschaft, Umziehen)? Wie werden Pausen erfasst? Wer korrigiert Fehler?
- Betriebsrat beteiligen, wenn vorhanden. Bei technischen Systemen ist eine Betriebsvereinbarung üblich.
- Mitarbeitende informieren: schriftliche Anweisung zur Erfassung, Datenschutzinformation, kurze Schulung.
- Kontrollroutine: einmal im Monat Auswertung auf Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeit, Rücksprache mit den Betroffenen.
Was als Arbeitszeit zählt
Erfassen musst du die Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, also die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Die Grenzfälle legst du in Schritt 3 einmal schriftlich fest und erklärst sie allen gleich.
| Situation | Arbeitszeit nach ArbZG? |
|---|---|
| Bereitschaftsdienst im Betrieb | Ja, vollständig |
| Rufbereitschaft zu Hause | Nur die Zeit des tatsächlichen Einsatzes, außer die Einschränkungen sind so stark, dass die Freizeit kaum nutzbar ist |
| Umziehen, wenn auffällige Dienstkleidung im Betrieb angelegt werden muss | In der Regel ja |
| Fahrt von zu Hause zum Betrieb | Nein |
| Fahrt zum Kunden im Außendienst ab Wohnung | In der Regel ja, wenn kein fester Arbeitsort besteht |
| Dienstreise als Beifahrer ohne Arbeit | Umstritten, für die Vergütung oft ja, für die Höchstarbeitszeit oft nein |
| E-Mails am Abend im Homeoffice | Ja, und die Ruhezeit beginnt danach neu |
Abendliche E-Mails sorgen in Büros am häufigsten für Verstöße. Wer um 22:30 Uhr noch zehn Minuten Mails beantwortet, darf nach § 5 ArbZG frühestens um 9:40 Uhr wieder anfangen. Mit sauberer Erfassung siehst du solche Muster.
Vorlage: Anweisung zur Arbeitszeiterfassung
Muster für eine Rundmail oder einen Aushang mit Bestätigung
Ab dem 01.11.2026 erfassen alle Beschäftigten ihre Arbeitszeit in [System]. Das gilt für alle Arbeitsorte, also im Betrieb, im Homeoffice und unterwegs.
Bitte trag täglich Beginn und Ende deiner Arbeitszeit und deine Pausen ein, spätestens am Ende des Arbeitstags. Vergessene Einträge trägst du am nächsten Arbeitstag nach und markierst sie als Nachtrag.
Bitte achte auf die gesetzlichen Grenzen: höchstens 10 Stunden Arbeit pro Tag, mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, mindestens 11 Stunden Ruhe bis zum nächsten Arbeitsbeginn. Arbeit am Abend, etwa E-Mails, zählt mit.
Die Daten nutzen wir, um die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen einzuhalten und für die Lohnabrechnung. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt. Die Aufzeichnungen bewahren wir zwei Jahre auf. Details stehen in der beigefügten Datenschutzinformation.
Fragen beantwortet [Name, Funktion].
Die Anweisung sollte jede Person einmal bestätigen, etwa per Klick im System oder mit Unterschrift. Neue Mitarbeitende bekommen sie am ersten Arbeitstag.
Datenschutz bei der Erfassung
Eine Einwilligung brauchst du nicht, die Rechtsgrundlage ist deine gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz). Erfasse nur, was nötig ist: Zeiten, Abwesenheitsgrund ohne Diagnose, bei Bedarf Projekt oder Kunde. Ein Fingerabdruck-Terminal war nach dem Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg nicht erforderlich (04.06.2020, 10 Sa 2130/19), biometrische Daten sind nur zulässig, wenn sie erforderlich sind (Art. 9 DSGVO). Dauerhafte GPS-Ortung des Handys und die Auswertung von Bildschirmaktivität sind unzulässig. Informiere die Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO, nimm das System ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf und schließ mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr dazu im Artikel Beschäftigtendatenschutz.
Woher die Pflicht kommt
Am 14.05.2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten (C-55/18). Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Deutschland hat das Arbeitszeitgesetz danach nicht angepasst. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass die Pflicht trotzdem schon besteht. Es leitet sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Danach müssen Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen, um die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen. Dazu gehört ein System, das Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst. Die Form ist frei, solange der Gesetzgeber nichts regelt.
Was der Entwurf von Juni 2026 vorsieht
Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes wurde am 18.06.2026 bekannt. Er ist eine Arbeitsfassung und noch kein Regierungsentwurf. Einen Kabinettsbeschluss haben wir bis zum Stand dieser Seite nicht gefunden, Inhalt und Zeitplan können sich noch ändern. Die Tabelle fasst die Punkte zusammen, über die Fachmedien übereinstimmend berichten.
| Punkt | Inhalt des Entwurfs |
|---|---|
| Form | Elektronisch, Technik frei (App, Terminal, Tabelle) |
| Zeitpunkt | Am Tag der Arbeitsleistung |
| Inhalt | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit |
| Delegation | Erfassung durch Beschäftigte oder Dritte möglich, Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber |
| Bis 10 Beschäftigte | Dauerhaft keine elektronische Pflicht, Aufzeichnung bleibt Pflicht |
| Übergangsfristen | Grundsätzlich 1 Jahr, unter 250 Beschäftigte 2 Jahre, unter 50 Beschäftigte 5 Jahre |
| Aufbewahrung | Mindestens 2 Jahre |
| Rechte der Beschäftigten | Auskunft und Kopie der eigenen Aufzeichnungen |
| Vertrauensarbeitszeit | Bleibt möglich, Arbeitgeber muss Verstöße erkennen können |
| Wochenhöchstarbeitszeit | Nur über Tarifvertrag oder darauf gestützte Betriebsvereinbarung, ohne Tarif bleibt die tägliche Grenze |
Neu wäre vor allem die elektronische und taggleiche Form. Wer heute schon so erfasst, muss voraussichtlich nichts ändern.
Was das für deine Betriebsgröße bedeuten würde
Wenn das Gesetz so kommt, entscheidet die Zahl der Beschäftigten über deine Frist. Ein Rechenbeispiel mit einem angenommenen Inkrafttreten am 01.07.2027 (das Datum ist frei gewählt, es steht noch nicht fest):
| Beschäftigte | Elektronisch ab |
|---|---|
| 1 bis 10 | Nie verpflichtend, Papier bleibt erlaubt |
| 11 bis 49 | 01.07.2032 |
| 50 bis 249 | 01.07.2029 |
| ab 250 | 01.07.2028 |
Wie gezählt wird, also ob Teilzeitkräfte anteilig zählen und ob es auf den Betrieb oder das Unternehmen ankommt, regelt erst der endgültige Gesetzestext. Einen Überblick, welche Pflichten bei deiner Größe heute schon greifen, gibt der Schwellenwerte-Check.
Die Übergangsfristen betreffen nur die elektronische Form. Die Pflicht, überhaupt zu erfassen, gilt schon heute für jeden Betrieb.
Vertrauensarbeitszeit: geht das noch?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass du nicht vorgibst, wann jemand arbeitet, und nicht kontrollierst, wann jemand anfängt und aufhört. Das bleibt erlaubt. Was nicht mehr geht, ist der Verzicht auf jede Aufzeichnung. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer erfasst werden, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeit eingehalten werden.
Die Mitarbeitenden tragen ihre Zeiten selbst ein. Du schaust nicht täglich drauf, prüfst aber regelmäßig, ob es Verstöße gibt: Tage über zehn Stunden, Ruhezeiten unter elf Stunden, Wochen deutlich über dem Vertrag. Das verlangt auch der Entwurf.
Die Grenzen, die du dabei prüfst, gelten unverändert: höchstens 8 Stunden pro Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG), 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG) und 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). In der Pflege darf die Ruhezeit nach § 5 Abs. 2 ArbZG auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn sie innerhalb eines Monats oder vier Wochen an anderer Stelle auf zwölf Stunden verlängert wird. Diesen Ausgleich hältst du nur mit taggleicher Erfassung nach. Einzelne Schichten prüfst du mit dem Pausen- und Ruhezeit-Rechner.
Checkliste
Zeiterfassung im Betrieb
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Quellen
Häufige Fragen
Ist Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine bestimmte Form, etwa elektronisch, schreibt das geltende Recht noch nicht vor.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Ja, nach heutigem Recht für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Der Entwurf von Juni 2026 sieht vor, dass Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft auch auf Papier erfassen dürfen und kleinere Betriebe längere Übergangsfristen für die elektronische Erfassung bekommen.
Reicht eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel?
Nach geltendem Recht ja, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und verlässlich erfasst werden und du die Aufzeichnungen kontrollierst. Wenn das neue Gesetz wie im Entwurf kommt, müssen Betriebe ab elf Beschäftigten nach der Übergangsfrist elektronisch erfassen. Eine Excel-Datei könnte dann reichen, wenn sie taggleich geführt wird.
Müssen leitende Angestellte ihre Zeit erfassen?
Leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz (§ 18 ArbZG). Das sind deutlich weniger Personen, als viele denken. Abteilungsleitung mit Titel reicht nicht, es braucht etwa eigenständige Befugnis zur Einstellung und Entlassung.
Welche Strafe droht, wenn ich keine Zeiten erfasse?
Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es derzeit kein direktes Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber anordnen, dass du erfasst. Wer die Anordnung nicht befolgt, riskiert ein Bußgeld bis 30.000 €. Direkte Bußgelder gibt es heute schon bei Verstößen gegen § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG, etwa bei Minijobs.
Darf ich die Erfassung auf die Mitarbeitenden übertragen?
Ja. Die Mitarbeitenden dürfen ihre Zeiten selbst eintragen, auch nach dem Entwurf. Die Verantwortung bleibt bei dir. Du musst ein System bereitstellen, die Erfassung anweisen und stichprobenartig prüfen, ob sie vollständig ist.