Wofür ein Gesprächsleitfaden gut ist
Schwierige Gespräche kippen meist in den ersten fünf Minuten: beim Einstieg oder bei der ersten Gegenreaktion. Wer unvorbereitet hineingeht, redet zu lange um das Thema herum, bewertet statt zu beschreiben oder lässt sich auf eine Diskussion über Nebensächlichkeiten ein. Am Ende steht keine klare Vereinbarung, und drei Wochen später geht alles von vorn los.
Ein Leitfaden gibt dem Gespräch eine Reihenfolge mit Zeitanteilen, die ersten Sätze im Wortlaut und Antworten für die Momente, in denen es kippt. Führungserfahrung ersetzt er nicht. Er hilft vor allem Teamleitungen in Firmen ohne HR-Abteilung, die solche Gespräche zwei- oder dreimal im Jahr führen und keine Routine darin haben.
Das Werkzeug deckt vier Anlässe ab: das Kritikgespräch, das Probezeitgespräch, das Jahresgespräch und das Rückkehrgespräch nach Krankheit. Trennungsgespräche gehören nicht dazu. Sie brauchen eine rechtliche Vorbereitung, die ein Leitfaden nicht leisten kann.
Das Kritikgespräch: Beobachtung statt Bewertung
Im Kritikgespräch geht es um ein bestimmtes Verhalten. Deshalb beschreibst du, was du beobachtet hast, wann es war und welche Folge es hatte. „Du bist in den letzten sechs Wochen an elf Tagen nach 8 Uhr gekommen, die Kolleginnen haben in der Zeit deine Anrufe übernommen“ lässt wenig Raum für Streit. „Du bist unzuverlässig“ dagegen führt sofort in die Verteidigung.
Danach fragst du nach der Sicht der anderen Person und hörst zu. Oft gibt es einen Grund, den du nicht kennst: Pflege eines Angehörigen, ein geänderter Busfahrplan, ein Konflikt im Team. Erst dann formulierst du die Erwartung und vereinbarst etwas Überprüfbares mit Termin.
Ein Kritikgespräch ist keine Abmahnung. Es hat keine arbeitsrechtliche Warnfunktion und kann eine Kündigung nicht vorbereiten. Wiederholt sich ein Pflichtverstoß nach dem Gespräch, ist eine schriftliche Abmahnung der nächste Schritt. Dafür gibt es einen eigenen Generator mit den drei Bestandteilen Rüge, Hinweis und Warnung.
Probezeit- und Jahresgespräch
Das Probezeitgespräch führst du am besten zweimal: nach etwa drei Monaten als Zwischenstand und rechtzeitig vor dem Ende der Probezeit. Die Kündigungsfrist in der Probezeit beträgt zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB), wenn Vertrag oder Tarifvertrag nichts anderes regeln. Die Kündigung muss spätestens am letzten Tag der Probezeit zugehen. Wer erst in der letzten Woche spricht, hat keine Wahl mehr. Sag im Zwischengespräch ehrlich, wo die Person steht, und nenne konkret, was bis zum Ende passieren muss. Versprich keine Übernahme, die noch nicht entschieden ist.
Das Jahresgespräch schaut zurück und nach vorn. Rückblick mit zwei oder drei Beispielen, Feedback in beide Richtungen, zwei bis drei Ziele für das nächste Jahr, Wünsche zur Entwicklung. Gehalt hat in diesem Gespräch nur Platz, wenn du es bewusst einplanst. Sonst überlagert es alles andere. Viele Firmen trennen deshalb Gehaltsgespräch und Entwicklungsgespräch.
Das Rückkehrgespräch nach Krankheit
Ein Rückkehrgespräch heißt die Person willkommen zurück, informiert über das, was sich in der Abwesenheit geändert hat, und fragt, ob sie am Arbeitsplatz Unterstützung braucht. Für einen guten Wiedereinstieg reicht das. Nach Diagnose, Ursache oder Behandlung fragst du nicht. Die Person muss darauf nicht antworten, und Gesundheitsdaten gehören nicht in die Personalakte.
Ein Rückkehrgespräch ist kein Betriebliches Eingliederungsmanagement. War jemand innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen arbeitsunfähig, ob am Stück oder in mehreren Zeiten, musst du ein BEM anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das BEM ist freiwillig für die Person, hat ein eigenes Verfahren mit Einladung und Datenschutzhinweis und ist später wichtig, falls es zu einer krankheitsbedingten Kündigung kommt. Den Zeitpunkt prüfst du mit dem BEM-Rechner.
Das Werkzeug lässt Gesundheitsangaben aus den Stichpunkten weg und weist dich darauf hin, wenn es welche gefunden hat. Gib sie trotzdem gar nicht erst ein.
Protokoll und Vereinbarung
Am Ende jedes Gesprächs steht eine Vereinbarung: Wer macht was bis wann, und wann sprecht ihr wieder. Das Protokoll-Raster des Leitfadens hält genau das fest, dazu Datum, Teilnehmende und Anlass, beim Kritikgespräch zusätzlich die konkrete Beobachtung und die Erwartung.
Schreib das Protokoll direkt nach dem Gespräch, solange die Formulierungen frisch sind. Gib der anderen Person eine Kopie oder schick ihr die Vereinbarung per E-Mail. Das schafft Klarheit und hilft, wenn es später Streit darüber gibt, was besprochen wurde.
Gibt es einen Betriebsrat, darf die Person nach § 82 Abs. 2 BetrVG ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, wenn es um die Beurteilung ihrer Leistung oder ihre berufliche Entwicklung geht. Das gilt für Probezeit- und Jahresgespräche. Plane das ein und weise in der Einladung darauf hin.
So nutzt du die KI sinnvoll
Je konkreter die Stichpunkte, desto besser der Leitfaden. „Ist oft zu spät“ ergibt allgemeine Sätze. „Seit sechs Wochen an elf Tagen zwischen 15 und 30 Minuten zu spät, im August schon einmal angesprochen“ ergibt Formulierungen, die du wörtlich übernehmen kannst. Fehlende Details setzt die KI als Platzhalter in eckige Klammern, etwa [Datum].
Lies den Leitfaden vor dem Gespräch einmal laut. Was nicht nach dir klingt, änderst du. Lies im Gespräch nicht ab. Nimm den Leitfaden als Spickzettel für Einstieg, Vereinbarung und die Momente, in denen es hakt.
Die Eingaben gehen zur Auswertung an Claude (Anthropic). Wir speichern die Eingaben nicht. Namen und Gesundheitsdaten gehören trotzdem nicht hinein. Ersetze Namen durch eine Rolle, zum Beispiel „Mitarbeiter im Lager“.
Plane auch den Rahmen. Lade mit ein paar Tagen Vorlauf ein und nenne das Thema, damit die Person sich vorbereiten kann. Ein Kritikgespräch ohne Ankündigung am Freitagnachmittag wirkt wie ein Überfall. Wähl einen Raum, in dem niemand mithört, und schalte das Telefon stumm. Setz dich nicht hinter den Schreibtisch, sondern über Eck oder an einen Besprechungstisch.
Bei Kritikgesprächen hilft eine zweite Person aus der Führung als Zeugin, wenn du mit Widerspruch rechnest. Sag das vorher an. Probezeit- und Jahresgespräche führst du besser allein, damit ein offener Austausch möglich ist. Nach dem Gespräch nimmst du dir fünf Minuten für das Protokoll und trägst den Folgetermin direkt in beide Kalender ein.