Was das Nachweisgesetz verlangt
Das Nachweisgesetz verpflichtet dich, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten und der Person auszuhändigen (§ 2 NachwG). Seit August 2022 ist die Liste der Pflichtangaben auf 15 Punkte gewachsen. Sie gilt für alle Arbeitsverhältnisse, auch für Minijobs, Aushilfen und Werkstudierende.
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag erfüllt die Pflicht, wenn er alle Angaben enthält (§ 2 Abs. 5 NachwG). Fehlt etwas, kannst du es in einem separaten Nachweis ergänzen. Viele ältere Musterverträge decken die Liste nicht vollständig ab. Typische Lücken sind die Zusammensetzung des Entgelts, die Ruhezeiten, die Anordnung von Überstunden und das Kündigungsverfahren mit Klagefrist.
Die 15 Pflichtangaben im Überblick
Name und Anschrift beider Seiten, Beginn, bei Befristung Enddatum oder Dauer, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer der Probezeit, Entgelt mit allen Bestandteilen samt Fälligkeit und Auszahlungsart, Arbeitszeit mit Pausen und Ruhezeiten und bei Schichtarbeit das Schichtsystem. Dazu Regeln zur Arbeit auf Abruf, zur Anordnung von Überstunden, die Urlaubsdauer, ein Anspruch auf Fortbildung, der Versorgungsträger der betrieblichen Altersversorgung, das Kündigungsverfahren und ein Hinweis auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Einige Punkte gelten nur, wenn sie vereinbart sind: Probezeit, Abrufarbeit, Überstundenanordnung, Fortbildungsanspruch und bAV über einen Versorgungsträger. Der Check bietet für diese Punkte die Antwort "entfällt" an. Beim Kündigungsverfahren reicht ein allgemeiner Satz nicht. Nötig sind mindestens die Schriftform, die Fristen und die 3-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage.
Drei Fristen ab Arbeitsbeginn
Das Gesetz staffelt die Fristen (§ 2 Abs. 1 NachwG). Name und Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit musst du spätestens am ersten Arbeitstag aushändigen. Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Abrufarbeit und Überstunden spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn. Alle übrigen Angaben spätestens einen Monat nach Beginn.
Der Check rechnet diese Daten aus dem Arbeitsbeginn aus und markiert Lücken, deren Frist schon abgelaufen ist. In der Praxis brauchst du die Staffel selten: Gib den vollständigen Vertrag vor dem ersten Arbeitstag heraus. Das spart doppelte Arbeit und wirkt professionell.
Papier oder PDF: welche Form gilt
Seit dem 1. Januar 2025 darfst du den Nachweis auch in Textform erteilen, etwa als PDF per E-Mail (§ 2 Abs. 1 NachwG). Bedingung: Das Dokument ist für die Person zugänglich, speicher- und druckbar, und du forderst sie auf, den Empfang zu bestätigen. Eine kurze Antwortmail reicht als Bestätigung.
In bestimmten Branchen bleibt es beim Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Das sind die Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG: Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Die Person kann außerdem verlangen, dass du den Nachweis schriftlich auf Papier erteilst. Dann gilt das, unabhängig von der Branche.
Befristung: hier hilft keine Textform
Eine Befristung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart ist, mit Originalunterschrift beider Seiten (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das muss vor dem ersten Arbeitstag passieren. Ein PDF, ein Scan oder eine E-Mail reicht nicht. Fehlt die Schriftform, gilt der Vertrag als unbefristet (§ 16 TzBfG).
Die Erleichterung beim Nachweisgesetz ändert daran nichts. Wenn du befristest, schick den Vertrag deshalb rechtzeitig auf Papier oder lass ihn beim ersten Treffen vor Arbeitsbeginn unterschreiben. Der Check zeigt eine rote Warnung, wenn du Befristung und PDF kombinierst.
Altverträge, Bußgeld und Beweislage
Für Arbeitsverhältnisse, die schon vor dem 1. August 2022 bestanden, musst du den Nachweis nur auf Verlangen erteilen (§ 5 NachwG). Die Angaben Nr. 1 bis 10 dann spätestens am siebten Tag nach der Aufforderung, die übrigen spätestens nach einem Monat. Frisch alte Verträge trotzdem bei Gelegenheit auf, etwa bei der nächsten Gehaltsrunde.
Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht ist eine Ordnungswidrigkeit. Das Bußgeld beträgt bis zu 2.000 Euro je Fall (§ 4 NachwG). Bei 30 Beschäftigten mit lückenhaften Verträgen kommt da rechnerisch einiges zusammen.
Teurer ist oft die Beweislage. Fehlt ein Nachweis, kann das im Streit über Arbeitszeit, Überstunden oder Zuschläge zu deinen Lasten gehen. Die Klagefrist von 3 Wochen gilt aber auch dann, wenn du sie nicht nachgewiesen hast.
Bewahr die Empfangsbestätigung bei Textform und das unterschriebene Exemplar bei Papier in der Personalakte auf. Damit kannst du bei einer Prüfung durch Zoll oder Rentenversicherung und im Streitfall belegen, wann die Person welche Angaben bekommen hat.
So schließt du Lücken im laufenden Betrieb
Fehlt in bestehenden Verträgen etwas, musst du nicht alle Verträge neu unterschreiben lassen. Ein ergänzender Nachweis reicht, der die fehlenden Punkte auflistet. Er ändert nichts am Vertrag, er dokumentiert nur, was ohnehin gilt. Neue Regeln vereinbarst du damit nicht. Dafür brauchst du eine Vertragsänderung.
Geh dabei systematisch vor: Liste alle Beschäftigten mit Vertragsdatum auf, prüf je Vertragsmuster einmal mit diesem Check und schick allen mit demselben Muster denselben ergänzenden Nachweis. Bei 30 Beschäftigten mit zwei oder drei Mustern ist das an einem Nachmittag erledigt.
Für neue Einstellungen brauchst du einen Mustervertrag, der alle 15 Punkte abdeckt. Prüf ihn einmal gründlich und aktualisier ihn, wenn sich das Gesetz ändert. Ein Beispiel ist die Angabe der Ruhezeiten: Ein Satz mit Verweis auf die 11 Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG reicht in der Regel.
Bei Änderungen wesentlicher Bedingungen, etwa beim Wechsel in Teilzeit oder bei einer Gehaltserhöhung mit neuen Bestandteilen, musst du die Änderung spätestens an dem Tag schriftlich mitteilen, an dem sie wirksam wird (§ 3 NachwG). Gesetzesänderungen und Tarifänderungen sind davon ausgenommen.
Typische Lücken in Musterverträgen
Viele Verträge nennen beim Entgelt nur das Bruttogehalt. Das Gesetz verlangt jeden Bestandteil getrennt, also auch Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen und die Vergütung von Überstunden, dazu Fälligkeit und Art der Auszahlung. Ein Satz wie "Das Gehalt wird am Monatsende auf ein vom Mitarbeiter benanntes Konto überwiesen" deckt Fälligkeit und Auszahlungsart ab.
Beim Kündigungsverfahren reicht der Satz "Es gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen" nicht. Nötig sind die Schriftform, die Fristen und die 3-Wochen-Frist zur Klage. Eine kurze Klausel mit diesen drei Punkten schließt die Lücke.
Fortbildung und Tarifhinweis fehlen oft, weil sie scheinbar nicht passen. Wenn keine Fortbildung zugesagt ist und kein Tarifvertrag gilt, entfallen die Punkte. Wenn du aber Fortbildungen anbietest oder eine Betriebsvereinbarung gilt, gehört ein Satz dazu in den Vertrag.