Warum es nicht die eine Mitarbeiterzahl gibt
Viele Pflichten im Arbeitsrecht hängen an der Zahl der Beschäftigten. Das Problem: Fast jedes Gesetz zählt anders. Das Kündigungsschutzgesetz gewichtet Teilzeitkräfte und lässt Auszubildende weg. Das Hinweisgeberschutzgesetz zählt jeden Kopf, Auszubildende eingeschlossen. Das Aufwendungsausgleichsgesetz für die U1-Umlage hat eigene Teilzeitfaktoren und lässt zusätzlich schwerbehinderte Menschen außer Ansatz. Das Schwerbehindertenrecht zählt keine Köpfe, sondern Arbeitsplätze ab 18 Wochenstunden.
Eine Firma mit 22 Arbeitnehmern und 3 Auszubildenden kann deshalb beim Kündigungsschutz bei 17 liegen, bei der Meldestelle bei 25 und bei der Schwerbehindertenquote bei 18. Wer nur eine Zahl im Kopf hat, liegt bei einigen Pflichten falsch. Der Check rechnet jede Zeile mit der Zählweise ihres Gesetzes und schreibt sie dazu.
Maßgeblich ist fast immer die Zahl, die in der Regel beschäftigt ist. Gemeint ist der normale Personalstand über das Jahr, nicht ein einzelner Stichtag. Eine Aushilfe im Weihnachtsgeschäft hebt dich nicht über eine Schwelle. Eine Stelle, die gerade unbesetzt ist, aber neu besetzt wird, zählt dagegen meist mit.
Teilzeit gewichten: 0,5 und 0,75
Beim Kündigungsschutz nach § 23 KSchG, bei der Kleinbetriebsregel für Kündigungsfristen in § 622 Abs. 5 BGB und beim Arbeitsschutzausschuss nach § 11 ASiG zählen Teilzeitkräfte anteilig. Wer regelmäßig nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet, zählt 0,5, wer nicht mehr als 30 Stunden arbeitet, zählt 0,75. Alle darüber zählen voll. Minijobber zählen also ebenfalls, meist mit 0,5.
Beispiel: Eine Agentur hat 9 Vollzeitkräfte, 2 Personen mit 25 Stunden und 3 Minijobber. Nach Köpfen sind das 14. Gewichtet sind es 9 + 1,5 + 1,5 = 12. Das Kündigungsschutzgesetz gilt, weil mehr als 10 erreicht sind. Hätte die Agentur statt der zwei Teilzeitkräfte mit 25 Stunden zwei mit 15 Stunden, wären es 11,5 und es gälte ebenfalls. Mit nur 7 Vollzeitkräften läge sie bei 10,0 oder 9,5 und damit nicht mehr über 10. Dann gälte das Gesetz nicht.
Die U1-Umlage hat eine eigene Staffel: bis 10 Stunden 0,25, bis 20 Stunden 0,5, bis 30 Stunden 0,75. Dort bleiben auch schwerbehinderte Menschen außer Ansatz. Bei den Teilzeitansprüchen nach TzBfG und BEEG, bei Pflegezeit und Familienpflegezeit zählt dagegen jeder Kopf voll.
Die Schwellen, die für Firmen bis 150 am häufigsten zählen
Ab 5 wahlberechtigten Beschäftigten darf die Belegschaft einen Betriebsrat wählen. Mehr als 10 Beschäftigte brauchen einen Pausenraum, wenn es keine gleichwertige Möglichkeit gibt. Mit mehr als 10 gewichteten Arbeitnehmern gilt das Kündigungsschutzgesetz. Wer länger als sechs Monate dabei ist, kann dann nur noch mit sozialer Rechtfertigung gekündigt werden.
Bei mehr als 15 Arbeitnehmern entsteht der Anspruch auf Teilzeit nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, auf Teilzeit in Elternzeit und auf Pflegezeit. Ab 20 Arbeitsplätzen gilt die Beschäftigungspflicht für schwerbehinderte Menschen mit Ausgleichsabgabe. Ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten am Rechner arbeiten, brauchst du einen Datenschutzbeauftragten. Bei mehr als 20 Beschäftigten kommen der Arbeitsschutzausschuss und die Anzeigepflicht bei Massenentlassungen hinzu, und die Kleinbetriebsregel für kurze Kündigungsfristen fällt weg. Bei mehr als 25 gibt es Familienpflegezeit, bei mehr als 30 entfällt die U1-Umlage.
Ab 50 Beschäftigten brauchst du eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und Sicherheitsbeauftragte. Bei mehr als 45 Beschäftigten entsteht der Anspruch auf Brückenteilzeit. Gibt es einen Betriebsrat, kommen ab mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten Zustimmungsrechte bei Einstellungen und Versetzungen und Rechte bei Betriebsänderungen hinzu, ab mehr als 100 der Wirtschaftsausschuss.
Betrieb, Unternehmen oder Arbeitgeber
Die zweite Falle neben der Zählweise ist die Bezugsgröße. Manche Schwellen gelten je Betrieb, also je organisatorischer Einheit mit eigener Leitung in personellen Fragen. Das ist zum Beispiel beim Kündigungsschutz, beim Betriebsrat und bei der Massenentlassung so. Andere gelten für das ganze Unternehmen oder den Arbeitgeber, etwa der Teilzeitanspruch, die Schwerbehindertenquote, der Datenschutzbeauftragte und die Meldestelle.
Für eine Firma mit einem Standort spielt das keine Rolle. Hast du zwei Filialen mit je 9 Beschäftigten und jeweils eigener Leitung, kann der Kündigungsschutz in beiden Filialen nicht gelten, obwohl die Firma insgesamt 18 Menschen beschäftigt. Wo die Personalentscheidungen tatsächlich zentral getroffen werden, gelten die Filialen dagegen oft als ein Betrieb. Der Check zeigt bei jeder Zeile, worauf sie sich bezieht.
Leiharbeitskräfte zählen bei einigen Schwellen mit, wenn sie regelmäßig Arbeitsplätze besetzen, die sonst mit eigenen Leuten besetzt wären. Das gilt zum Beispiel beim Kündigungsschutz und bei vielen Schwellen im Betriebsverfassungsgesetz. Geschäftsführer, Freelancer und Praktikanten in einem Pflichtpraktikum zählen in der Regel nicht. Ruhende Arbeitsverhältnisse, etwa in Elternzeit, zählen meist dann nicht doppelt, wenn eine Vertretung eingestellt ist.
Was ab dem ersten Beschäftigten gilt
Viele Pflichten haben gar keine Schwelle. Jede Firma mit Beschäftigten muss die Gefährdungen am Arbeitsplatz beurteilen und dokumentieren, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit und einen Betriebsarzt bestellen (in kleinen Betrieben oft über das Unternehmermodell der Berufsgenossenschaft), Ersthelfer stellen und eine Beschwerdestelle nach dem AGG benennen. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen nach dem Nachweisgesetz schriftlich oder in Textform vorliegen.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die gesetzliche Regelung dazu steht noch aus, die Pflicht selbst gilt schon. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement, der Mutterschutz, die Elternzeit und die kurzzeitige Arbeitsverhinderung bei akuter Pflege gelten ebenfalls ab dem ersten Beschäftigten.
Der Check ersetzt keine vollständige Prüfung. Er zeigt dir, wo du stehst, und warnt dich, bevor du die nächste Schwelle erreichst. Liegst du knapp an einer Grenze, lass die Zählung prüfen. Bei Wachstum lohnt es sich, die Liste bei jeder Neueinstellung kurz durchzugehen.
Typische Momente, in denen Firmen eine Schwelle verpassen: die elfte Einstellung, nach der plötzlich das Kündigungsschutzgesetz gilt, die Umwandlung mehrerer Minijobs in Teilzeitstellen, die zwanzigste Stelle mit mindestens 18 Wochenstunden, ab der die Ausgleichsabgabe fällig wird, und der fünfzigste Kopf, ab dem die Meldestelle Pflicht ist. Für die Ausgleichsabgabe gilt: Die Anzeige an die Agentur für Arbeit und die Zahlung an das Integrationsamt sind jeweils bis zum 31. März für das Vorjahr fällig.