Ob eine konkrete Aufgabe in diesen Rahmen passt, zeigt der Entscheidungsbaum: erlaubt, nur mit Auflagen oder gar nicht.
Entscheidungshilfe
Darfst du diese Aufgabe der KI geben?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Soll das System Stimmung, Stress oder Emotionen von Beschäftigten aus Gesicht oder Stimme ableiten?
Was erlaubt ist und was nicht
| Ampel | Aufgabe | Was die KI tut | Was bei dir bleibt |
|---|---|---|---|
| Grün | Stellenanzeige, Interviewfragen, Gliederung eines Leitfadens | entwirft Texte ohne Personenbezug | Prüfung auf Inhalt und AGG-Tauglichkeit |
| Grün | Fristenliste, Aufgabenlisten, Terminerinnerungen | sortiert und erinnert | richtige Daten eintragen |
| Gelb | Zeugnisentwurf, Abmahnung, Antwort an Mitarbeitende | formuliert einen Entwurf aus Stichpunkten | inhaltliche Prüfung, Unterschrift |
| Gelb | Arbeitsvertrag, Nachweis | schlägt Klauseln vor | Prüfung der Pflichtangaben, Unterschrift |
| Gelb | Bewerbungen vorsortieren als Hinweis | ordnet nach deinen Kriterien | Einzelprüfung jeder Bewerbung, Auswahl, Hochrisiko-Pflichten bei Einsatz |
| Rot | Bewerber automatisch aussortieren oder ablehnen | nichts allein | Entscheidung |
| Rot | Kündigung, Leistungsurteil, Beförderung entscheiden | nichts allein | Entscheidung und eigenhändige Unterschrift |
| Rot | Stimmung aus Video oder Sprache ableiten | gar nichts | Verbot am Arbeitsplatz |
Die Tabelle ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsprechung. Gelb heißt: Das Ergebnis ist ein Rohentwurf oder ein Hinweis, und du prüfst ihn. Starte mit grünen Aufgaben, dort ist das Risiko klein. Gelb und Rot verlangen Regeln, bevor sie anfangen. Passende Hilfen findest du bei den kostenlosen Werkzeugen für Stellenanzeigen und Arbeitszeugnisse.
Was ein Mensch entscheiden muss
Nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO hat jede Person das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine Kündigung oder eine Absage wirkt so. Entwirfst du sie mit KI und prüfst sie selbst, entscheidet ein Mensch. Lässt du das System entscheiden und hakst nur ab, entscheidet es. Abs. 2 kennt Ausnahmen, etwa wenn die Entscheidung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Verlass dich bei Bewerberauswahl und Kündigung nicht darauf. Das ist eine Einschätzung, keine geklärte Rechtslage.
Der EuGH hat den Maßstab erweitert. Wenn ein automatisch erstellter Wert maßgeblich davon abhängt, ob ein Dritter ein Vertragsverhältnis begründet, durchführt oder beendet, liegt bereits in der Erstellung des Werts eine automatisierte Entscheidung (EuGH, Urteil vom 7. Dezember 2023, C-634/21, SCHUFA). Das Urteil betraf Kreditscoring. Übertragen heißt es: Ein Ranking, nach dem du dich im Alltag richtest, ist keine harmlose Vorarbeit. Wie weit das für Bewerberbewertungen reicht, ist nicht abschließend geklärt.
Zwei Formvorschriften verlangen ohnehin einen Menschen. Eine Kündigung braucht die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Ein Zeugnis ist schriftlich zu erteilen, muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Wertungen enthalten (§ 109 GewO).
Prüfen heißt: Du kannst begründen, warum der Vorschlag stimmt, und du darfst ihn ändern.
Was die KI-Verordnung verbietet
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt in Stufen. Seit dem 2. Februar 2025 gelten die Verbote. Für die Personalarbeit zählt vor allem ein Verbot. Untersagt sind KI-Systeme, die Emotionen einer Person am Arbeitsplatz ableiten, es sei denn aus medizinischen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f). Als Emotionserkennungssystem definiert die Verordnung ein System, das Emotionen oder Absichten auf Grundlage biometrischer Daten feststellt oder ableitet. Betroffen sind Angebote, die in Videocalls oder Telefonaten Stimmung oder Stress auswerten. Eine Mitarbeiterumfrage mit Fragebogen leitet nichts aus Gesicht oder Stimme ab. Frag jeden Anbieter, ob sein Produkt Emotionen oder Stimmung ableitet. Lautet die Antwort ja, ist es für den Arbeitsplatz ungeeignet.
Seit demselben Datum gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz, seit der Verordnung (EU) 2026/1744 in abgeschwächter Form: Betreiber unterstützen die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals, ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren.
Was ab Dezember 2027 gilt
Die KI-Verordnung stuft KI im Personalbereich als hochriskant ein. Dazu zählen Systeme, die Bewerbungen sichten oder filtern und Bewerber bewerten, sowie Systeme für Entscheidungen über Beförderung und Kündigung und für die Bewertung von Leistung und Verhalten (Anhang III Nr. 4). Ein allgemeiner Chatassistent ist nicht allein dadurch hochriskant, dass du ihn nutzt. Wer ihn aber für Auswahl oder Bewertung von Beschäftigten einsetzt, kann selbst als Anbieter eines Hochrisiko-Systems gelten, wenn er die Zweckbestimmung so ändert, dass das System hochriskant wird (Art. 25 Abs. 1 Buchst. c KI-Verordnung). Dann trägst du die Anbieterpflichten.
Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 hat die Pflichten für Systeme nach Anhang III vom 2. August 2026 auf den 2. Dezember 2027 verschoben.
Als Arbeitgeber und Betreiber triffst du ab dann Pflichten nach Art. 26 KI-Verordnung: Du setzt das System nach der Betriebsanleitung ein, überträgst die menschliche Aufsicht Personen mit Kompetenz und Befugnis, bewahrst automatisch erzeugte Protokolle mindestens sechs Monate auf und informierst vor dem Einsatz am Arbeitsplatz Arbeitnehmervertreter und Betroffene. Nimm für Auswahl und Bewertung nur Produkte, deren Hersteller sie dafür ausdrücklich vorsieht. Wer jetzt ein Bewerber-Tool kauft, lässt sich zusagen, dass der Anbieter die Pflichten rechtzeitig erfüllt.
Datenschutz bei Eingaben
Sobald in ein KI-Werkzeug Namen, Krankmeldungen oder Bewertungen von Beschäftigten laufen, verarbeitest du Personaldaten. Das darfst du, wenn es für Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Als Checkliste für Auswahl, Einführung und Nutzung dient die Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024.
| Frage vor dem Start | Warum sie zählt |
|---|---|
| Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? | Der Anbieter verarbeitet nur auf deine dokumentierte Weisung, der Vertrag legt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck fest (Art. 28 Abs. 3 DSGVO) |
| Welche Daten gehen hinein? | Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien sind grundsätzlich untersagt (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) |
| Hat die Verarbeitung ein hohes Risiko? | Dann ist vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 35 Abs. 1 DSGVO) |
| Wissen deine Leute, was sie eingeben dürfen? | Private Konten und kostenlose Zugänge haben keinen Vertrag mit dir, schließe sie in der Teamregel ausdrücklich aus |
| Wo liegen die Server, und was geschieht mit Eingaben? | Frag den Anbieter schriftlich danach und lass dir die Antwort in den Vertrag schreiben |
Gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, gilt die Platzhalter-Regel. Der Rest steht im Artikel zum Datenschutz im Personalbereich.
Betriebsrat und KI
Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Über den Einsatz von KI musst du ihn rechtzeitig unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG), Auswahlrichtlinien brauchen seine Zustimmung (§ 95 BetrVG). Sprich vor dem Testlauf mit ihm.
Diskriminierung durch Auswahl
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet die Benachteiligung wegen eines geschützten Merkmals (§ 7 AGG). Du haftest für das Ergebnis, auch wenn eine Software es erzeugt hat. Beweist jemand Indizien für eine Benachteiligung, trägst du die Beweislast, dass kein Verstoß vorlag (§ 22 AGG). Ein erfundenes Beispiel: Ein Werkzeug wertet Lücken im Lebenslauf ab, ein Bewerber mit Elternzeit-Lücke wird nicht eingeladen. Bei 3.800 € Monatsgehalt liegt die Entschädigung bis 11.400 € (3 Monatsgehälter), wenn er auch bei fairer Auswahl nicht eingestellt worden wäre, sonst höher. Der Anspruch muss binnen zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 2 und 4 AGG). Kannst du das Auswahlkriterium nicht in einem Satz nennen, nutze das Werkzeug nicht dafür. Mehr zur Absage an Bewerber.
Einführung in vier Wochen
Nimm dir eine einzige Aufgabe vor, die viel Zeit frisst und keine Personendaten braucht, zum Beispiel Stellenanzeigen oder Interviewleitfäden. Erst nach dem Test nimmst du eine gelbe Aufgabe dazu.
| Woche | Schritt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Aufgabe wählen, Datenarten festlegen, Anbieter prüfen | Entscheidung grün oder gelb, Vertrag vorhanden oder Platzhalter-Regel |
| 2 | Regel für das Team schreiben und besprechen | eine Seite, die jeder gelesen hat |
| 3 | Testlauf an echten Fällen, mit Platzhaltern | Liste der Fehler und der Zeitersparnis |
| 4 | Auswertung, Entscheidung weitermachen oder stoppen | kurzes Protokoll mit Prüfer |
Die Teamregel muss nicht lang sein. Ein Muster, das du anpassen kannst:
Vorlage: KI-Regel für das Team
- Zugelassene Werkzeuge: [Werkzeug 1, Werkzeug 2]. Andere nur nach Rückfrage bei [Name].
- Erlaubt: Entwürfe für [Aufgaben, z. B. Stellenanzeigen, Interviewleitfäden].
- Ohne Namen, ohne Gesundheitsdaten, ohne Gehaltsangaben, mit Platzhaltern wie [Name].
- Jedes Ergebnis prüft [Rolle] vor dem Versand, Unterschrift immer durch [Name].
- Entscheidungen über Einstellung, Kündigung, Bewertung treffen Menschen, nicht das Werkzeug.
- Fragen und Fehler gehen an [Name], Stand [Datum].
Die Checkliste prüft eine KI-Aufgabe vor dem Start. Der Stand bleibt in deinem Browser.
Checkliste
KI in der Personalarbeit: vor dem Start prüfen
Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Namen und Krankmeldungen im kostenlosen Chat | Daten ohne Vertrag bei einem Anbieter | Platzhalter oder Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Zeugnistext ungeprüft übernommen | versteckte oder falsche Wertungen, Streit um die Note | jeden Satz auf Wahrheit und Verständlichkeit prüfen |
| Absage mit KI-Begründung verschickt | Indiz für Benachteiligung, Beweislast wird schwer | neutral formulieren, Grund selbst festlegen |
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT für Personalfragen nutzen?
Ja, wenn du keine personenbezogenen Daten eingibst oder einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter hast. Gesundheitsdaten gehören nie hinein. Arbeite mit Platzhaltern wie [Name] und prüfe jedes Ergebnis, bevor es die Firma verlässt.
Darf eine KI Bewerbungen aussortieren?
Sie darf Bewerbungen ordnen, wenn ein Mensch jede Entscheidung inhaltlich trifft. Eine Absage, die allein ein System erzeugt, ist riskant nach Art. 22 DSGVO. Software zur Sichtung und Bewertung von Bewerbern gilt außerdem als Hochrisiko-System, dessen Pflichten ab 2. Dezember 2027 gelten.
Muss ich meine Mitarbeitenden über KI-Einsatz informieren?
Bei Hochrisiko-Systemen am Arbeitsplatz verlangt Art. 26 Abs. 7 KI-Verordnung die Information von Arbeitnehmervertretern und Betroffenen vor dem Einsatz, ab 2. Dezember 2027. Unabhängig davon gelten die Informationspflichten der DSGVO, sobald du Personaldaten verarbeitest.
Brauche ich für KI-Werkzeuge einen Datenschutzbeauftragten?
Das hängt nicht von KI allein ab. Nach § 38 Abs. 1 BDSG brauchst du einen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist nötig, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko hat.
Was gilt, wenn wir einen Betriebsrat haben?
Er bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, wenn eine Einrichtung dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Für KI darf er nach § 80 Abs. 3 BetrVG einen Sachverständigen hinzuziehen. Binde ihn vor dem Start ein, nicht danach.
Ist die KI-Verordnung schon in Kraft?
Ja, aber in Stufen. Verbote und die Regel zur KI-Kompetenz gelten seit 2. Februar 2025. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme im Personalbereich wurden durch die Verordnung (EU) 2026/1744 auf den 2. Dezember 2027 verschoben.
Darf KI Zeugnisse schreiben?
Sie darf einen Entwurf liefern. Das Zeugnis muss nach § 109 GewO wahr, klar und verständlich sein und schriftlich erteilt werden. Prüfe jeden Satz auf Wertungen, die nicht zur Person passen, und unterschreibe selbst.