Wofür eine Abmahnung da ist
Eine Abmahnung ist die förmliche Beanstandung eines Fehlverhaltens, verbunden mit der Warnung vor einer Kündigung. Sie ist in den meisten Fällen die Voraussetzung dafür, später verhaltensbedingt kündigen zu können. Das Bundesarbeitsgericht leitet das für die fristlose wie für die ordentliche Kündigung aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ab, für die fristlose zusätzlich aus § 314 Abs. 2 BGB: Die Person soll die Chance bekommen, ihr Verhalten zu ändern.
Abgemahnt wird ein Verhalten, das die Person steuern kann: Unpünktlichkeit, unentschuldigtes Fehlen, eine zu späte Krankmeldung, die Weigerung, eine zulässige Anweisung auszuführen, oder ein respektloser Umgang mit Kollegen. Nicht abmahnbar sind Dinge, auf die die Person keinen Einfluss hat. Krankheit selbst gehört dazu. Abmahnbar ist nur, wenn jemand die Arbeitsunfähigkeit nicht unverzüglich meldet oder die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorlegt (§ 5 EFZG).
Abmahnen darf jede Person, die gegenüber der oder dem Beschäftigten weisungsbefugt ist. Das muss nicht die Geschäftsführung sein. Eine Mitbestimmung des Betriebsrats gibt es bei der Abmahnung nicht, eine kurze Information ist aber gute Praxis.
Rüge, Hinweis, Warnung: die drei Teile
Eine wirksame Abmahnung hat drei Teile. Fehlt einer, taugt sie später nicht als Grundlage für eine Kündigung. Der Generator baut den Entwurf genau so auf und markiert die Teile.
Die Rüge beschreibt das Fehlverhalten so genau, dass ein Arbeitsgericht es ohne Vorwissen nachvollziehen kann: Datum, Uhrzeit, Ort, was passiert ist und wie lange. "Sie kommen ständig zu spät" reicht nicht. "Am 15.09.2026 haben Sie die Arbeit statt um 8:00 Uhr erst um 9:40 Uhr aufgenommen" reicht. Zur Rüge gehört auch die verletzte Pflicht, am besten mit Fundstelle im Arbeitsvertrag, in der Betriebsordnung oder in einer Weisung.
Der Hinweis fordert die Person auf, das Verhalten künftig zu unterlassen und die konkrete Pflicht einzuhalten. Die Warnung macht unmissverständlich klar, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Weiche Formulierungen wie "wir behalten uns weitere Schritte vor" erfüllen diese Funktion nicht. Das Wort Kündigung muss fallen.
Häufige Fehler, an denen Abmahnungen scheitern
Zu ungenau: Pauschale Vorwürfe ohne Datum und ohne konkrete Handlung sind der häufigste Grund, warum eine Abmahnung vor Gericht nichts wert ist. Ist deine Schilderung zu vage, schreibt der Generator keinen Entwurf, sondern stellt dir Rückfragen.
Mehrere Vorwürfe in einem Schreiben: Stellt sich auch nur einer davon als falsch heraus, muss die ganze Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden. Schreib deshalb für jeden Sachverhalt eine eigene Abmahnung. Der Generator weist dich darauf hin, wenn deine Schilderung mehrere Vorfälle enthält.
Wertungen statt Tatsachen: Formulierungen über den Charakter, Vermutungen über Motive oder Diagnosen haben in einer Abmahnung nichts zu suchen. Sie machen das Schreiben angreifbar und belasten das Verhältnis unnötig. Bleib bei dem, was du belegen kannst. Ebenso problematisch ist eine Abmahnung für eine Bagatelle ohne vorherige Ermahnung; sie kann unverhältnismäßig sein.
Zu lange gewartet: Eine Frist für die Abmahnung gibt es nicht. Wer aber Monate später abmahnt, signalisiert, dass das Verhalten so schlimm nicht war. Mahne zeitnah ab, idealerweise innerhalb von 2 bis 3 Wochen, nachdem der Sachverhalt geklärt ist.
Übergabe und Personalakte
Die Abmahnung wird mit dem Zugang wirksam. Schriftform ist nicht vorgeschrieben, aber nur ein Schreiben lässt sich beweisen. Übergib es persönlich und lass dir den Empfang auf einer Kopie bestätigen. Verweigert die Person die Unterschrift, notiere Datum, Uhrzeit und eine Zeugin oder einen Zeugen, die bei der Übergabe dabei waren.
Hör die Person vorher an. Das ist nicht in jedem Fall Pflicht, schützt dich aber vor falschen Annahmen. Vielleicht gab es für die Verspätung einen Grund, den du nicht kanntest. Die Kopie der Abmahnung kommt in die Personalakte. Die Person kann eine Gegendarstellung abgeben, die du zur Akte nehmen musst (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
Eine feste Frist, nach der eine Abmahnung aus der Akte muss, gibt es nicht. Mitarbeitende können die Entfernung verlangen, wenn die Abmahnung inhaltlich falsch ist oder für das Arbeitsverhältnis keine Bedeutung mehr hat. Für eine spätere Kündigung zählt nur eine Abmahnung wegen eines gleichartigen Verstoßes; eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit trägt keine Kündigung wegen Arbeitsverweigerung.
Ermahnung, Abmahnung, Kündigung: die Stufen
Nicht jeder Fehler braucht gleich eine Abmahnung. Bei einem ersten, kleinen Verstoß reicht oft ein klärendes Gespräch oder eine Ermahnung. Die Ermahnung beanstandet das Verhalten ebenfalls, droht aber keine Kündigung an. Sie ist deshalb keine Grundlage für eine spätere Kündigung, zeigt aber, dass du das Thema angesprochen hast.
Die Abmahnung ist die nächste Stufe. Sie kommt, wenn ein Verhalten sich wiederholt oder wenn der Verstoß von Anfang an erheblich ist. Erst wenn die Person nach einer Abmahnung erneut gleichartig gegen ihre Pflichten verstößt, ist eine verhaltensbedingte Kündigung in der Regel möglich. Halte jede Stufe schriftlich fest, auch das Gespräch. Wer später kündigen muss, braucht eine lückenlose Linie: Was ist wann passiert, was wurde besprochen, was hat sich geändert.
Abmahnung oder gleich Kündigung?
Bei schweren Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung entbehrlich sein. Das betrifft vor allem Fälle, in denen die Person nicht ernsthaft damit rechnen konnte, dass der Arbeitgeber ihr Verhalten hinnimmt: Diebstahl, Betrug, Gewalt, Bedrohung oder sexuelle Belästigung. Hier kommt unter Umständen eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB in Betracht.
Für die fristlose Kündigung gilt eine Frist von 2 Wochen ab dem Zeitpunkt, an dem die kündigungsberechtigte Person von den maßgeblichen Tatsachen erfährt (§ 626 Abs. 2 BGB). Wer stattdessen abmahnt, verzichtet auf eine Kündigung wegen genau dieses Vorfalls. Lass solche Fälle deshalb prüfen, bevor du abmahnst. Der Generator erkennt typische Begriffe in deiner Schilderung und weist dich darauf hin.
Was der Generator macht und was nicht
Der Generator formuliert aus deinen Angaben einen Entwurf mit klarer Struktur und neutraler Sprache. Namen ersetzt er durch Platzhalter in eckigen Klammern, die du im fertigen Dokument einsetzt. Er erfindet keine Fundstellen: Fehlt die Angabe, steht dort ein Platzhalter.
Er prüft nicht, ob deine Schilderung stimmt, ob die verletzte Pflicht wirksam vereinbart ist oder ob eine Abmahnung in deinem Fall verhältnismäßig ist. Lies den Entwurf deshalb vollständig, gleiche jede Tatsache mit deinen Belegen ab und lass das Schreiben von einer weisungsbefugten Person unterschreiben. Bei Zweifeln oder wenn eine Kündigung im Raum steht, frag eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht.