Sieben Fragen zeigen in etwa zwei Minuten, an welcher Stelle deine Konstruktion eine Lücke hat.
Entscheidungshilfe
Wo hat deine Auslagerung eine Lücke?
Orientierung, keine Rechtsberatung.
Soll die externe Person oder Firma Dokumente erstellen, die an Beschäftigte gehen (Kündigung, Abmahnung, Vertrag, Zeugnis)?
Was du abgeben kannst
Aufgaben fallen in drei Gruppen. Ein Dienstleister übernimmt sie vollständig, er bereitet sie nur vor, oder sie bleiben bei dir.
| Gruppe | Beispiele | Wer trägt die Verantwortung |
|---|---|---|
| Vollständig abgebbar | Fristenkalender führen, Personalakten ordnen, Entwürfe schreiben, Daten fürs Lohnbüro zusammenstellen, Fragen der Belegschaft beantworten | Du, mit Kontrolle durch Stichproben |
| Vorbereiten, du gibst frei | Arbeitsvertrag, Nachweis, Abmahnung, Zeugnis, Kündigungsschreiben | Du entscheidest und unterschreibst |
| Bleibt bei dir | Einstellung, Kündigung, Gehalt, Führungsgespräch, Umgang mit dem Betriebsrat | Du |
Schreibe jede Aufgabe, die du abgeben willst, in eine der drei Gruppen. Was in der dritten Gruppe landet, wird nicht Teil des Auftrags. Ein Steuerberater oder Lohnbüro übernimmt die Abrechnung, aber nicht die Personalarbeit davor und danach. Wer die dann macht, steht in Steuerberater macht Lohn: Wer macht das Personal?
Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit bestimmt der Arbeitgeber nach billigem Ermessen (§ 106 GewO). Gibt ein Dienstleister im Alltag Anweisungen an Beschäftigte, handelt er für dich. Lege deshalb schriftlich fest, in welchen Bereichen er das darf, etwa bei Urlaubsanträgen oder Dokumentenanfragen, und teile das den Führungskräften mit.
Unterschrift und Vollmacht
Eine Kündigung und ein Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Gesetzliche Schriftform bedeutet: eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde (§ 126 Abs. 1 BGB). Ein Scan, eine E-Mail oder ein digitaler Signaturstempel genügen für die Kündigung nicht.
Das Gesetz verlangt nicht, dass der Inhaber persönlich unterschreibt. Wer bei dir vertretungsberechtigt ist, steht im Handelsregister und im Gesellschaftsvertrag. Sind bei einer GmbH mehrere Geschäftsführer bestellt, sind sie nur gemeinschaftlich zur Vertretung befugt, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag bestimmt etwas anderes (§ 35 Abs. 2 GmbHG). Dann braucht eine Kündigung womöglich mehrere Unterschriften.
Auch ein Bevollmächtigter darf kündigen. Dann greift aber § 174 BGB: Ein einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten ist unwirksam, wenn er keine Vollmachtsurkunde vorlegt und die Gegenseite es deshalb unverzüglich zurückweist. Die Zurückweisung ist ausgeschlossen, wenn du die Beschäftigten von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hast. Ist jemand als Personalleiter berufen und ist das im Betrieb bekannt, müssen die Beschäftigten von einer Kündigungsvollmacht ausgehen. Ein Externer sitzt nicht ohne Weiteres in einer solchen Stelle (BAG, Urteil vom 25.9.2014, 2 AZR 567/13).
Das kleinste Risiko hat dieser Weg. Die vertretungsberechtigten Personen unterschreiben Kündigungen im Original und übergeben sie nachweisbar. Gibt es einen Grund für einen Bevollmächtigten, dann schreibe die Vollmacht auf, nenne die Handlungen, für die sie gilt, und gib sie jeder betroffenen Person bekannt.
Wer welche Frist kennt
Bei der fristlosen Kündigung gilt eine Frist von zwei Wochen. Sie beginnt, wenn der Kündigungsberechtigte von den maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt (§ 626 Abs. 2 BGB).
Erfährt dein Dienstleister von einem Vorfall, aber du nicht, läuft die Zeit womöglich trotzdem. Ob und ab wann dir sein Wissen zugerechnet wird, hängt vom Einzelfall ab. Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Der Dienstleister erfährt am Montag von einem schweren Verstoß, du am Donnerstag. Wird dir sein Wissen zugerechnet, sind am Donnerstag schon drei von vierzehn Tagen weg. Vereinbare deshalb einen Kanal (Telefon und E-Mail), einen Namen und eine Vertretung. Lege fest, dass der Partner bei jedem Vorfall am selben Tag meldet und nicht selbst über eine Kündigung entscheidet.
Gibt es einen Betriebsrat, hörst du ihn vor jeder Kündigung an, sonst ist sie unwirksam (§ 102 Abs. 1 BetrVG). Plane die Anhörung bei einer fristlosen Kündigung in die vierzehn Tage ein. Weitere Fristen stehen unter Personalfristen verpasst.
Haftung für den Dienstleister
Wer eine eigene Pflicht durch einen Dritten erfüllen lässt, muss dessen Verschulden wie eigenes vertreten (§ 278 BGB). Gegenüber den Beschäftigten bist du der Schuldner. Ob du dich beim Dienstleister schadlos hältst, regelt dein Vertrag mit ihm. Die Tabelle zeigt, was er bei typischen Pflichten tun kann.
| Pflicht | Rechtsquelle | Was der Dienstleister tun kann | Was bei dir bleibt |
|---|---|---|---|
| Nachweis der Vertragsbedingungen | § 2 NachwG | Entwurf, Fristenüberwachung | Unterschrift oder Textform mit Empfangsnachweis, Aushändigung |
| Hinweis zum Urlaubsverfall | BAG 9 AZR 423/16 | Texte, Versand, Dokumentation | Verantwortung für den Zugang |
| BEM | § 167 Abs. 2 SGB IX | Fristen beobachten, Einladung entwerfen | Entscheidung über Maßnahmen, Beteiligung der Interessenvertretung |
| Anhörung Betriebsrat | § 102 BetrVG | Unterlagen vorbereiten | Mitteilung der Gründe |
| Sozialversicherungsbeiträge | § 28e SGB IV | Berechnung, Meldung durch das Lohnbüro | Zahlungspflicht |
| Kündigung | § 623 BGB | Entwurf, Fristberechnung | Entscheidung, Unterschrift |
Ein Beispiel: Der Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber die Person zuvor aufgefordert und klar auf den Verfall hingewiesen hat. Vergisst dein Partner den Hinweis, verfällt der Urlaub nicht, und du zahlst später. Mehr dazu im Artikel Resturlaub und Verfall. Lege deshalb Stichproben fest: einen Vertrag, einen Urlaubshinweis, eine BEM-Einladung pro Quartal.
Datenschutz bei der Auslagerung
Gibst du Beschäftigtendaten an einen Dienstleister, bleibst du Verantwortlicher, er ist Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 7 und 8 DSGVO). Vor dem ersten Datenexport liegt der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO unterschrieben vor, mit Gegenstand, Dauer, Zweck, Datenarten und deinen Weisungsrechten. Weitere Unterauftragnehmer brauchen deine Genehmigung (Art. 28 Abs. 2), lass dir die Liste geben. Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO), gib also nur den Zugriff, den die Aufgabe braucht.
Bei einer Datenpanne meldest du als Verantwortlicher unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde, der Auftragsverarbeiter meldet dir unverzüglich (Art. 33 Abs. 1 und 2 DSGVO). Mehrere Beteiligte haften der betroffenen Person jeweils für den gesamten Schaden, die Beschäftigten können sich also an dich halten (Art. 82 Abs. 2 und 4 DSGVO). Mehr im Artikel Datenschutz im Personalbereich.
Wann Auslagerung zum Problem wird
Kritisch wird es, wenn die externe Person wie eine Angestellte arbeitet: feste Zeiten in deinem Büro, Anleitung durch deine Führungskräfte. Bei Verleihfirmen ist das Überlassung, für die der Verleiher eine Erlaubnis braucht (§ 1 Abs. 1 AÜG), bei Einzelnen kann es eine Beschäftigung sein (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Ist der Vertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer nach § 9 AÜG unwirksam, gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen dir und der überlassenen Person als zustande gekommen (§ 10 Abs. 1 Satz 1 AÜG). Beschreibe im Vertrag, was geliefert wird, zum Beispiel Fristenkalender aktuell und Entwurf binnen zwei Arbeitstagen, und lebe es so.
Was in den Vertrag gehört
Mit der Vorlage bespricht oder prüfst du einen Vertrag mit einem HR-Partner. Sie ist kein Rechtstext. Lass den fertigen Vertrag von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht gegenlesen.
Checkliste Dienstleistungsvertrag Personalarbeit, Stand [Datum]
- Leistung: Welche Aufgaben, in welchem Umfang, mit welchem Ergebnis. [Liste]
- Ausschlüsse: Was ausdrücklich nicht dazugehört (zum Beispiel Entscheidungen, Rechtsberatung, Lohnabrechnung). [Liste]
- Freigabe: Welche Dokumente gehen erst nach deiner Prüfung und Unterschrift raus. [Liste]
- Vollmacht: Wenn es eine gibt, schriftlich, mit benannten Handlungen und Bekanntmachung an die Beschäftigten. Musterzeile: "[Name] ist bevollmächtigt, [Handlung] für [Firma] zu erklären, nicht aber Kündigungen." [Text oder: keine]
- Reaktionszeit: Antwort auf Anfragen der Belegschaft binnen [Zahl] Arbeitstagen, Vertretung bei Urlaub und Krankheit: [Name]
- Information: Musterzeile: "Der Auftragnehmer meldet jede Frist, Beschwerde und jeden Vorfall am selben Arbeitstag bis [Uhrzeit] telefonisch und per E-Mail an [Name], Vertretung [Name]."
- Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung als Anlage, Liste der Unterauftragnehmer, Rückgabe oder Löschung der Daten bei Vertragsende.
- Laufzeit und Ende: Kündigungsfrist [Zeitraum], Übergabe der Akten in [Format] binnen [Zahl] Tagen.
Gegengelesen von: [Name], am [Datum]
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Pauschale Vollmacht ohne Bekanntmachung | Zurückweisung einer Kündigung nach § 174 BGB | Vollmacht schriftlich, mit benannten Handlungen, bekannt gemacht |
| Belegschaft weiß nichts vom Partner | Misstrauen, Zugriffsfragen, fehlende Bekanntmachung | Vor dem Start informieren |
| Kein Plan für das Vertragsende | Akten und Daten bleiben beim Dienstleister | Rückgabe und Löschung vereinbaren |
Die ersten vier Wochen
Woche eins: Aufgabeninventur, jede Aufgabe in eine der drei Gruppen. Woche zwei: Vertrag und Auftragsverarbeitung klären, Vollmacht entscheiden, Unterauftragnehmer prüfen. Woche drei: Zugänge einrichten, Beschäftigte informieren, Informationsweg testen. Woche vier: ein echter Fall durch den Prozess, vom Entwurf bis zur Unterschrift. Als Testfall eignet sich ein neuer Arbeitsvertrag oder ein Zeugnis. Danach folgt ein Termin pro Monat, in dem du Stichproben ansiehst.
Checkliste
Personalarbeit auslagern: bereit für den Start?
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Häufige Fragen
Kann ich die gesamte Personalarbeit auslagern?
Aufgaben kannst du weitgehend abgeben, die Arbeitgeberrolle nicht. Du bleibst Vertragspartner der Beschäftigten, trägst die Pflichten daraus und entscheidest über Einstellung, Kündigung und Vergütung. Ein Dienstleister bereitet vor, setzt um und erinnert.
Darf ein externer Dienstleister für mich kündigen?
Das Gesetz erlaubt eine Kündigung durch einen Bevollmächtigten, aber sie muss schriftlich mit eigenhändiger Unterschrift ergehen. Legt er keine Vollmachtsurkunde vor, kann der Beschäftigte sie unverzüglich zurückweisen (§ 174 BGB). Sicherer ist, dass du selbst unterschreibst.
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, wenn der Dienstleister Personaldaten in deinem Auftrag verarbeitet. Der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO legt Gegenstand, Dauer, Zweck und deine Weisungsrechte fest. Schließe ihn ab, bevor die ersten Daten fließen.
Haftest du, wenn der Dienstleister einen Fehler macht?
Gegenüber den Beschäftigten oft ja. Wer sich zur Erfüllung einer eigenen Pflicht eines Dritten bedient, muss dessen Verschulden wie eigenes vertreten (§ 278 BGB). Ob du den Schaden beim Dienstleister zurückholen kannst, regelt dein Vertrag mit ihm.
Gilt auch das Lohnbüro als ausgelagerte Personalarbeit?
Ja, die Entgeltabrechnung ist die häufigste ausgelagerte Aufgabe. Die Beitragspflicht bleibt trotzdem beim Arbeitgeber (§ 28e Abs. 1 SGB IV). Welche anderen Aufgaben das Lohnbüro übernimmt, steht in seinem Vertrag und nicht automatisch fest.
Wann wird ein Externer zum Problem?
Wenn er faktisch wie ein Angestellter in deinem Betrieb arbeitet. Bei Verleihfirmen spricht man von Überlassung (§ 1 Abs. 1 AÜG), bei Einzelnen prüft sich Beschäftigung nach § 7 Abs. 1 SGB IV. Beides hängt an Weisung und Eingliederung im Alltag.
Muss ich meine Beschäftigten über den Dienstleister informieren?
Ja, sinnvollerweise vor dem Start. Sie sollten wissen, wer Anträge bearbeitet und wer Zugriff auf ihre Daten hat. Für die Kündigungsvollmacht nach § 174 BGB zählt außerdem, ob die Bevollmächtigung im Betrieb bekannt gemacht wurde.