Pflichten des Mitarbeitenden: Anzeige und Nachweis
§ 5 Abs. 1 EFZG trennt zwei Pflichten. Die Anzeige sagt, dass jemand krank ist und wie lange es voraussichtlich dauert. Der Nachweis ist die ärztliche Feststellung. Fehlt er, darfst du die Lohnfortzahlung zurückhalten, bis er da ist.
| Pflicht | Wann | Grundlage |
|---|---|---|
| Krankheit und voraussichtliche Dauer melden | Sofort, am ersten Tag | § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG |
| Arbeitsunfähigkeit feststellen lassen | Bei mehr als drei Kalendertagen, spätestens am folgenden Arbeitstag | § 5 Abs. 1 und 1a EFZG |
| Verlängerung melden und feststellen lassen | Sobald klar ist, dass es länger dauert | § 5 Abs. 1 EFZG |
| Aufenthalt im Ausland melden | Sofort, mit Adresse | § 5 Abs. 2 EFZG |
Leg schriftlich fest, wie die Meldung erfolgt, zum Beispiel Anruf bei der Teamleitung bis 8 Uhr. Eine Nachricht an einen Kollegen reicht dann nicht. „Drei Tage“ sind Kalendertage, Samstag und Sonntag zählen mit.
Muster: Regel zur Krankmeldung für alle
„So meldest du dich krank: Ruf bis spätestens 8 Uhr deine Teamleitung an. Ist sie nicht erreichbar, schreib an [Adresse]. Nenne, wie lange du voraussichtlich fehlst. Dauert die Krankheit länger als drei Kalendertage, lass sie spätestens am vierten Tag ärztlich feststellen. Die Bescheinigung rufen wir bei deiner Krankenkasse ab. Bist du privat versichert oder im Ausland krank, schick uns die Bescheinigung selbst. Deine Diagnose musst du uns nicht nennen.“
Entscheidungshilfe
Wie kommst du an den Nachweis?
Drei Fragen, eine Antwort. Orientierung, keine Rechtsberatung.
Ist die Person gesetzlich krankenversichert?
eAU: wie der Abruf funktioniert
Seit dem 01.01.2023 gibt es für gesetzlich Versicherte keinen gelben Schein für den Arbeitgeber mehr. Die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, du rufst sie dort ab (§ 109 SGB IV), über dein Lohnprogramm, das Lohnbüro oder die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net. Du siehst Beginn und voraussichtliches Ende, Erst- oder Folgebescheinigung und Hinweise auf Arbeitsunfall oder Klinikaufenthalt, nicht die Diagnose.
- Abrufen darfst du nur, wenn der Mitarbeiter dir die Krankheit gemeldet hat. Ein Abruf auf Verdacht ist nicht erlaubt.
- Bei der gesetzlichen Vorlagefrist empfiehlt der GKV-Spitzenverband, frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen. Hast du den Nachweis ab dem ersten Tag verlangt, rufst du entsprechend früher ab.
- Findest du nichts, frag nach dem Datum des Arztbesuchs und versuch es erneut.
Weiter auf Papier laufen privat Versicherte, Minijobs in Privathaushalten, Ärzte ohne Kassenzulassung und Krankheit im Ausland. Kläre, ob du oder das Lohnbüro abruft, sonst fehlen am Monatsende die Daten.
Ab wann eine Bescheinigung verlangt werden darf
§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG erlaubt dir, die Feststellung früher als nach drei Tagen zu verlangen, auch ab dem ersten Tag. Einen Grund brauchst du dafür nicht (Bundesarbeitsgericht, 14.11.2012, 5 AZR 886/11). Sinnvoll ist die Einzelweisung bei auffälligen Mustern, etwa Krankmeldungen immer an Wochenenden mit hoher Auslastung. Eine generelle Regel für alle ist mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.
Muster: Nachweis ab dem ersten Tag
„Hallo [Vorname], ab sofort bitten wir dich, bei jeder Arbeitsunfähigkeit schon ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Feststellung einzuholen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Die Krankmeldung schickst du wie bisher bis 8 Uhr an [Kontakt]. Die Bescheinigung rufen wir bei deiner Krankenkasse ab. Bei Fragen melde dich bei [Name].“
Die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie erlaubt eine Rückdatierung nur ausnahmsweise und in der Regel für bis zu drei Tage. Eine Bescheinigung, die zwei Tage zurückreicht, ist normal.
Telefonische Krankschreibung und Videosprechstunde
Seit dem 07.12.2023 erlaubt die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie die telefonische Krankschreibung dauerhaft: nur für Patienten, die in der Praxis bekannt sind, ohne schwere Symptome, für höchstens fünf Kalendertage. Per Videosprechstunde geht es bis zu sieben Kalendertage bei bekannten und bis zu drei bei unbekannten Patienten. Beides ist genauso gültig wie ein Praxisbesuch, die Daten kommen als eAU. Du darfst sie nicht zurückweisen. Eine Verlängerung braucht in der Regel einen persönlichen oder Video-Kontakt.
Stand 04.10.2026: Die Spitzen von CDU, CSU und SPD haben Anfang Juli 2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und eine Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag zur Pflicht zu machen. Ein Termin steht nicht fest, bis dahin gilt die bisherige Regel. Ändere deine Abläufe erst, wenn die neue Regel veröffentlicht ist.
Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit: was erlaubt ist
Eine ärztliche Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Wer zweifelt, braucht konkrete Tatsachen. Der Beweiswert kann erschüttert sein, wenn:
- die Krankschreibung genau die Kündigungsfrist abdeckt, nach einer Eigenkündigung (BAG, 08.09.2021, 5 AZR 149/21) oder nach deiner Kündigung (BAG, 13.12.2023, 5 AZR 137/23),
- die Krankheit angekündigt wurde, etwa nach einem abgelehnten Urlaubsantrag,
- der Mitarbeiter während der Krankschreibung woanders arbeitet.
Dann muss er die Krankheit anders beweisen, etwa durch Aussage der Ärztin. Gelingt das nicht, besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung.
| Erlaubt | Nicht erlaubt |
|---|---|
| Krankenkasse um Prüfung durch den Medizinischen Dienst bitten (§ 275 Abs. 1a SGB V) | Nach der Diagnose fragen oder in der Praxis anrufen |
| Nachweis ab dem ersten Tag anordnen | Den Mitarbeiter zu Hause kontrollieren |
| Lohnfortzahlung zurückhalten, wenn der Beweiswert erschüttert ist | Krankheit abmahnen |
Notiere die Tatsachen, die deine Zweifel stützen. Bei Verdacht auf vorgetäuschte Krankheit sprich vor jeder Kündigung mit einer Anwältin oder einem Anwalt.
Lohnfortzahlung und Fortsetzungserkrankung
Nach § 3 EFZG zahlst du bei Krankheit das Gehalt bis zu sechs Wochen weiter, auch an Minijobber. Der Anspruch entsteht erst nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis. Wer vorher krank wird, bekommt bis dahin Krankengeld, danach zahlst du bis zu volle sechs Wochen.
Jede neue Krankheit löst einen neuen Anspruch aus. Bei derselben Krankheit gibt es einen neuen Anspruch nur, wenn der Mitarbeiter sechs Monate nicht wegen ihr arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind. Weil du die Diagnose nicht kennst, stellst du über das Lohnprogramm eine Vorerkrankungsanfrage an die Krankenkasse. Bei mehreren Krankmeldungen in kurzer Zeit lohnt sie fast immer.
Selbsttest
Wie viel Lohnfortzahlung ist fällig?
Drei Fälle nach § 3 EFZG.
Frage 1 von 3
Februar 3 Wochen Rücken, Mai 4 Wochen Rücken, dieselbe Ursache. Wie viel zahlst du im Mai?
Quelle: § 3 Abs. 1 und 3 EFZG,
Die Beträge rechnet der Entgeltfortzahlung-Rechner aus. Firmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden nehmen an der Umlage U1 teil und bekommen einen Teil der Lohnfortzahlung erstattet, bei Minijobbern über die Minijob-Zentrale.
- Krank im Urlaub mit ärztlicher Feststellung: Die Tage kommen zurück aufs Urlaubskonto (§ 9 BUrlG).
- Kündigst du gerade wegen der Krankheit, zahlst du die sechs Wochen auch über das Ende hinaus (§ 8 EFZG).
- Ist das Kind krank, gilt das EFZG nicht. Dann greift § 616 BGB, wenn der Vertrag ihn nicht ausschließt, sonst Kinderkrankengeld der Kasse nach § 45 SGB V.
Arbeiten trotz Krankschreibung ist erlaubt, die Bescheinigung ist eine Prognose und kein Beschäftigungsverbot. Wirkt jemand offensichtlich krank, schick ihn nach Hause.
Wenn Krankheit häufiger wird: Weg zum BEM
War ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, am Stück oder in Abschnitten, musst du ihm ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX), in jeder Firmengröße. Ohne BEM-Angebot ist eine spätere krankheitsbedingte Kündigung kaum zu halten. Die Tage zählt der BEM-Pflicht-Rechner, das Gespräch beschreibt der Artikel zum BEM-Ablauf.
Ablaufplan für das Office-Management
Zum Abhaken
Ablauf bei jeder Krankmeldung
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Krankheitstage sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die Teamleitung muss wissen, dass und wie lange jemand fehlt, nicht ob er krank ist. Im Schichtplan reicht „abwesend“, die Details liegen beim Office und beim Lohnbüro.
Quellen
Häufige Fragen
Muss der Mitarbeiter mir den gelben Schein noch geben?
Bei gesetzlich Versicherten nein. Seit dem 01.01.2023 rufst du die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Der Mitarbeiter muss die Krankheit aber sofort melden und die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen.
Darf ich schon ab dem ersten Krankheitstag eine Bescheinigung verlangen?
Ja. § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG erlaubt das. Einen besonderen Grund brauchst du nach dem Bundesarbeitsgericht (14.11.2012, 5 AZR 886/11) nicht. Eine allgemeine Regel für alle ist mitbestimmungspflichtig, wenn es einen Betriebsrat gibt.
Darf ich nach der Diagnose fragen?
Nein. Die Diagnose geht dich grundsätzlich nichts an, die eAU enthält sie auch nicht. Ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, fragst du bei der Krankenkasse, nicht beim Mitarbeiter.
Gibt es die telefonische Krankschreibung 2026 noch?
Ja, Stand 04.10.2026 gilt sie weiter, für bekannte Patienten bis zu fünf Kalendertage. Die Regierungskoalition hat im Juli 2026 beschlossen, sie abzuschaffen und eine Bescheinigung ab dem ersten Tag einzuführen. Umgesetzt ist das bisher nicht.
Wie lange zahle ich bei Krankheit das Gehalt weiter?
Bis zu sechs Wochen je Krankheit (§ 3 EFZG). Der Anspruch entsteht erst nach vier Wochen im Arbeitsverhältnis. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Darf ich eine verspätete Krankmeldung abmahnen?
Ja. Wer sich nicht unverzüglich krankmeldet, verletzt eine Nebenpflicht. Das kann eine Abmahnung rechtfertigen. Die Krankheit selbst darfst du nie abmahnen.