Die ersten 5 Schritte nach der Mitteilung
- Mitteilung festhalten. Datum und voraussichtlicher Entbindungstermin. Du darfst ein ärztliches Zeugnis oder ein Zeugnis der Hebamme verlangen (§ 15 Abs. 2 MuSchG), die Kosten trägst du (§ 9 Abs. 6 MuSchG).
- Aufsichtsbehörde benachrichtigen. Unverzüglich, in der Regel innerhalb weniger Tage (§ 27 MuSchG). Zuständig ist je nach Bundesland das Gewerbeaufsichtsamt, das Amt für Arbeitsschutz oder das Regierungspräsidium, meist mit Formular oder Online-Verfahren.
- Schutzmaßnahmen festlegen. Auf Basis der Gefährdungsbeurteilung für ihren Arbeitsplatz, dazu ein Gespräch über weitere Anpassungen anbieten (§ 10 Abs. 2 MuSchG).
- Arbeitszeit prüfen. Grenzen in der Tabelle unten.
- Fristen eintragen und das Lohnbüro informieren. Die Daten rechnet dir der Mutterschutz-Rechner aus.
| Regel | Inhalt | Quelle |
|---|---|---|
| Mehrarbeit | höchstens 8,5 Stunden täglich, 90 Stunden in der Doppelwoche (unter 18: 8 und 80), nicht mehr als die vertragliche Wochenarbeitszeit im Monatsdurchschnitt | § 4 Abs. 1 MuSchG |
| Ruhezeit | mindestens 11 Stunden ununterbrochen nach Arbeitsende | § 4 Abs. 2 MuSchG |
| Nachtarbeit | verboten zwischen 20 und 6 Uhr, bis 22 Uhr nur mit behördlichem Verfahren | § 5, § 28 MuSchG |
| Sonn- und Feiertage | grundsätzlich verboten, Ausnahmen nur mit Einverständnis und unter Bedingungen | § 6 MuSchG |
| Untersuchungen | bezahlte Freistellung für Vorsorgeuntersuchungen | § 7 Abs. 1 MuSchG |
Die Grenzen gelten für Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Ausbildung gleich. Bei zwei Jobs werden die Stunden zusammengerechnet. Die Schwangerschaft ist ein Gesundheitsdatum, du darfst sie nicht unbefugt weitergeben (§ 27 Abs. 1 Satz 2 MuSchG). Wer im Team was erfährt, entscheidet die Mitarbeiterin.
Geld: Mutterschaftsgeld, Zuschuss und U2
| Phase | Leistung | Wer zahlt | Erstattung an dich |
|---|---|---|---|
| Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen | Mutterschutzlohn (§ 18 MuSchG) | du | 100 % über U2, inkl. Arbeitgeberanteile SV |
| Schutzfristen | Mutterschaftsgeld bis 13 € pro Kalendertag | Krankenkasse | entfällt |
| Schutzfristen | Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (§ 20 MuSchG) | du | 100 % über U2 |
| Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit | Entgeltfortzahlung | du | nur über U1, falls teilnahmepflichtig |
| Elternzeit | Elterngeld | Elterngeldstelle | du zahlst nichts |
Der Zuschuss ist die Differenz zwischen 13 Euro und dem kalendertäglichen Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Monate. Bei 2.700 Euro netto sind das 77 Euro pro Tag, für 14 Wochen rund 7.550 Euro, die du vorstreckst und erstattet bekommst.
Rechner
Wie hoch ist dein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld?
Durchschnittliches Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Monate, vereinfacht mit 30 Tagen je Monat gerechnet.
Zuschuss pro Kalendertag
77 €
Zuschuss für 14 Wochen (98 Tage, Regelfall)
7.546 €
§ 20 MuSchG (Differenz zwischen 13 € und kalendertäglichem Netto), Erstattung 100 % über U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz.
Die U2 gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Den Antrag stellt dein Lohnbüro bei der Krankenkasse der Mitarbeiterin, bei Minijobberinnen bei der Minijob-Zentrale. Sag ihm rechtzeitig, wann Beschäftigungsverbot oder Schutzfrist beginnen.
Gefährdungsbeurteilung und Beschäftigungsverbot
Für jede Tätigkeit musst du schon vorab beurteilen, ob sie für eine Schwangere gefährlich wäre, auch wenn gerade niemand schwanger ist (§ 10 Abs. 1 MuSchG). Das Ergebnis lautet: keine Maßnahmen nötig, Umgestaltung nötig oder Weiterarbeit nicht möglich. Darüber informierst du alle Beschäftigten (§ 14 Abs. 2 MuSchG). Nach der Mitteilung legst du die Maßnahmen für ihren Platz fest und dokumentierst sie (§ 10 Abs. 3, § 14 Abs. 1 MuSchG).
| Branche | Typische Gefährdung | Mögliche Maßnahme |
|---|---|---|
| Büro, Agentur, IT | langes Sitzen, Stress, Dienstreisen | Pausen, Wechsel von Sitzen und Stehen, Ruheraum, keine langen Fahrten |
| Pflege | Heben, Infektionen, Nachtdienste, Umgang mit Medikamenten | Umsetzung in Beratung oder Planung, keine Nachtschicht, oft betriebliches Beschäftigungsverbot |
| Gastronomie | langes Stehen, Hitze, Abenddienste nach 20 Uhr, Lasten | Frühdienst, Sitzgelegenheit, keine schweren Tabletts und Kisten |
| Logistik | Heben über 5 kg regelmäßig oder 10 kg gelegentlich, Stapler, Akkord | Umsetzung in Disposition oder Wareneingang am Bildschirm |
Bei unverantwortbarer Gefährdung gilt die Rangfolge nach § 13 MuSchG:
- Arbeitsbedingungen umgestalten, etwa Hilfsmittel, andere Arbeitszeiten, Wegfall einzelner Aufgaben.
- Geht das nicht, Wechsel auf einen geeigneten und zumutbaren Arbeitsplatz.
- Geht auch das nicht, betriebliches Beschäftigungsverbot, ganz oder teilweise.
Ein ärztliches Beschäftigungsverbot nach § 16 MuSchG bindet dich auch ohne Gefährdung durch den Arbeitsplatz. Ist die Mitarbeiterin krank, gilt dagegen die normale Entgeltfortzahlung. Der Unterschied zählt für die Erstattung.
Kündigungsverbot
Kündigen darfst du nicht während der Schwangerschaft, bis vier Monate nach einer Fehlgeburt nach der zwölften Woche und bis zum Ende der Schutzfrist nach der Entbindung, mindestens bis vier Monate danach (§ 17 Abs. 1 MuSchG). Das gilt in jedem Betrieb, ab dem ersten Tag, in der Probezeit und für Minijobberinnen. Erfährst du erst nach der Kündigung davon, reicht eine Mitteilung innerhalb von zwei Wochen. Auch Vorbereitungen sind verboten, etwa die Stelle mit Blick auf eine Kündigung neu auszuschreiben.
Ausnahmen erlaubt nur die Landesbehörde vorher, etwa bei Stilllegung des Betriebs. Nicht erfasst sind Aufhebungsverträge, die Kündigung durch die Mitarbeiterin und das Ende einer Befristung. Mit der Elternzeit kommt ein zweiter Schutz hinzu (§ 18 BEEG), den der Sonderkündigungsschutz-Check prüft.
Schutzfristen und Elternzeit
| Zeitraum | Dauer | Darf sie arbeiten? |
|---|---|---|
| Vor der Entbindung | 6 Wochen vor dem errechneten Termin | nur, wenn sie sich ausdrücklich bereit erklärt, jederzeit widerruflich |
| Nach der Entbindung, Regelfall | 8 Wochen | nein |
| Früh- oder Mehrlingsgeburt | 12 Wochen | nein |
| Behinderung des Kindes, festgestellt in den ersten 8 Wochen | 12 Wochen auf Antrag | nein |
| Geburt vor dem errechneten Termin | Schutzfrist danach verlängert sich um die Tage, die vorher nicht genommen werden konnten | nein |
| Fehlgeburt ab der 13., 17. oder 20. Woche (seit 01.06.2025) | bis zu 2, 6 oder 8 Wochen | nur, wenn sie sich ausdrücklich bereit erklärt (§ 3 Abs. 5 MuSchG) |
Kommt das Kind später, bleiben die acht Wochen danach voll erhalten. Plane die Vertretung mit zwei bis drei Wochen Puffer.
Schutzfristen und Beschäftigungsverbote zählen beim Urlaub voll mit, Resturlaub verfällt nicht (§ 24 MuSchG). Für volle Monate Elternzeit darfst du den Urlaub um je ein Zwölftel kürzen, wenn du das erklärst (§ 17 Abs. 1 BEEG). Elternzeit verlangt sie spätestens sieben Wochen vorher, für Kinder ab dem 1. Mai 2025 genügt eine E-Mail (§ 16 Abs. 1 BEEG). Danach hat sie Anspruch auf eine gleichwertige Aufgabe zu gleichem Gehalt (§ 25 MuSchG). Alles Weitere steht im Artikel Elternzeit aus Arbeitgebersicht.
Fehler aus der Praxis
Die Beispiele sind erfunden, die Fehler darin kommen ständig vor.
Die Pflegedienstleitung, die weiter Spätdienste einplant
Ein ambulanter Pflegedienst mit 45 Beschäftigten meldet die Schwangerschaft einer Pflegefachkraft erst nach drei Wochen an die Behörde. Bis dahin steht sie weiter für Spätdienste bis 21 Uhr im Plan, weil „sie das selbst wollte“. Ohne behördliches Verfahren nach § 28 MuSchG ist das unzulässig, bei einer Kontrolle droht ein Bußgeld.
Das Restaurant ohne Gefährdungsbeurteilung
Ein Restaurant mit 18 Beschäftigten hat nie eine Gefährdungsbeurteilung gemacht. Als eine Köchin schwanger wird, spricht der Inhaber vorsorglich ein Beschäftigungsverbot aus. Die Krankenkasse fragt bei der Erstattung, warum keine Umgestaltung oder Umsetzung möglich war. Belegen kann der Inhaber das nicht, die Erstattung verzögert sich um Wochen. Eine vorher erstellte Beurteilung mit der Einstufung „Weiterarbeit am Herd nicht möglich, Umsetzung in Vorbereitung und Einkauf prüfen“ hätte das geklärt.
Zum Abhaken
Checkliste nach der Mitteilung
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Quellen
Häufige Fragen
Muss eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft dem Arbeitgeber mitteilen?
Sie soll es, sobald sie es weiß (§ 15 MuSchG), muss es aber nicht. Viele warten bis nach der 12. Woche. Erst ab der Mitteilung kannst du deine Pflichten erfüllen. Den Kündigungsschutz hat sie trotzdem von Beginn der Schwangerschaft an, sie kann ihn nach einer Kündigung innerhalb von zwei Wochen geltend machen.
Wer bezahlt ein Beschäftigungsverbot?
Du zahlst den Mutterschutzlohn nach § 18 MuSchG in Höhe des Durchschnittsverdiensts der letzten drei abgerechneten Monate vor der Schwangerschaft. Über das Umlageverfahren U2 bekommst du ihn von der Krankenkasse vollständig erstattet, einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Das gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe.
Darf ich einer schwangeren Mitarbeiterin in der Probezeit kündigen?
Nein. Das Kündigungsverbot nach § 17 MuSchG gilt ab dem ersten Tag des Arbeitsverhältnisses und in jeder Betriebsgröße. Eine Kündigung ist nur möglich, wenn die zuständige Landesbehörde sie vorher ausnahmsweise für zulässig erklärt, und das passiert nur bei Gründen, die nichts mit der Schwangerschaft zu tun haben, etwa einer Betriebsschließung.
Endet ein befristeter Vertrag trotz Schwangerschaft?
Ja. Eine Befristung endet zum vereinbarten Datum, das Mutterschutzgesetz verlängert sie nicht. Du darfst eine Verlängerung aber nicht wegen der Schwangerschaft verweigern, wenn du sie sonst angeboten hättest. Das wäre eine Benachteiligung nach dem AGG.
Was gilt seit Juni 2025 bei einer Fehlgeburt?
Nach einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche gilt eine Schutzfrist: zwei Wochen ab der 13., sechs Wochen ab der 17. und acht Wochen ab der 20. Woche (§ 3 Abs. 5 MuSchG). Die Frau darf in dieser Zeit nur arbeiten, wenn sie es ausdrücklich will. Nach einer Fehlgeburt nach der 12. Woche gilt außerdem vier Monate Kündigungsschutz.
Verringert der Mutterschutz den Urlaubsanspruch?
Nein. Schutzfristen und Beschäftigungsverbote gelten für den Urlaub als Beschäftigungszeit (§ 24 MuSchG). Resturlaub von vor dem Mutterschutz kann die Mitarbeiterin im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr nehmen. Kürzen darfst du den Urlaub erst für volle Monate einer späteren Elternzeit, und nur, wenn du die Kürzung erklärst.