Warum strukturierte Interviews besser funktionieren
In einem freien Gespräch entscheidet oft der erste Eindruck. Wer sympathisch wirkt, ähnlich spricht oder dieselbe Uni besucht hat, schneidet besser ab. Das ist menschlich, aber kein guter Maßstab dafür, ob jemand die Arbeit gut machen wird. Strukturierte Interviews setzen dagegen: Alle Bewerbenden bekommen dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, und die Antworten werden an vorher festgelegten Ankern gemessen.
Die Forschung zur Personalauswahl kommt seit Jahrzehnten zum selben Ergebnis: Strukturierte Interviews sagen spätere Leistung deutlich besser vorher als unstrukturierte. Für eine Firma mit 40 Beschäftigten ist das kein akademischer Punkt. Eine Fehlbesetzung kostet dich Einarbeitung, Nerven im Team und oft eine zweite Suche. Ein Leitfaden kostet dich eine halbe Stunde Vorbereitung.
Es gibt einen zweiten Vorteil. Wenn eine abgelehnte Person sich benachteiligt fühlt und nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz klagt, hilft dir eine dokumentierte, für alle gleiche Auswahl. Du kannst zeigen, nach welchen Kriterien du entschieden hast und dass diese Kriterien mit der Stelle zu tun hatten.
Gute Anforderungen sind beobachtbar
Der Leitfaden ist nur so gut wie die Anforderungen, die du eingibst. Schreib auf, was die Person in den ersten sechs Monaten können muss, und zwar so konkret, dass man es beobachten kann. "Teamfähig" lässt sich nicht bewerten. "Stimmt Touren mit drei Kollegen in der Frühschicht ab und übergibt sauber an die Spätschicht" schon.
Drei bis fünf Anforderungen reichen. Mehr lassen sich in 45 Minuten nicht seriös prüfen. Konzentriere dich auf das, was über Erfolg oder Misserfolg in der Stelle entscheidet, und lass Dinge weg, die du ohnehin im Lebenslauf siehst, etwa einen Führerschein oder einen Abschluss.
Gibst du trotzdem allgemeine Begriffe ein, macht die KI sie für die Rolle konkret und weist dich darauf hin. Prüf diese Übersetzung. Sie ist ein Vorschlag, und du kennst die Stelle besser.
Verhaltensfragen, Situationsfragen und Nachfragen
Je Anforderung enthält der Leitfaden zwei Fragen. Die erste ist eine Verhaltensfrage nach einer echten Situation aus der Vergangenheit, etwa: "Erzähl von einer Situation, in der ein Fahrer kurzfristig ausgefallen ist. Was hast du gemacht?" Sie beruht auf der Annahme, dass vergangenes Verhalten der beste Hinweis auf künftiges Verhalten ist.
Die zweite ist eine Situationsfrage: "Stell dir vor, es ist Montag, 7 Uhr, zwei Fahrzeuge fallen aus und ein Großkunde ruft an. Wie gehst du vor?" Sie eignet sich besonders für Berufseinsteiger, die noch wenig eigene Beispiele haben. Die Nachfrage hilft dir, hinter allgemeine Antworten zu kommen. Wer sagt "wir haben das dann gelöst", wird gefragt, was er selbst getan hat.
Die Bewertungsanker für 1, 3 und 5 beschreiben, wie eine schwache, eine solide und eine sehr starke Antwort aussieht. Notiere direkt nach jeder Antwort Stichworte und vergib die Punkte erst nach dem Gespräch. Wenn zwei Personen das Interview führen, bewerten beide zuerst allein und vergleichen danach.
Fragen, die du nicht stellen darfst
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität (§§ 1, 7 AGG). Fragen, die auf diese Merkmale zielen, sind im Vorstellungsgespräch unzulässig. Dazu gehören die Frage nach einer Schwangerschaft oder Familienplanung, nach Religion, nach Krankheiten und nach dem Alter. Auch die Frage nach einer Gewerkschaftszugehörigkeit ist tabu.
Erlaubt sind Fragen, die unmittelbar mit der Stelle zu tun haben. Du darfst fragen, ob jemand eine Arbeitserlaubnis hat, ob er die Sprachkenntnisse für die Aufgaben mitbringt oder ob es gesundheitliche Gründe gibt, die die Kernaufgaben der Stelle unmöglich machen. Nach Vorstrafen darfst du nur fragen, wenn sie für die Stelle relevant sind, etwa Vermögensdelikte bei einer Tätigkeit mit Kassenzugriff.
Stellst du eine unzulässige Frage, darf die Person lügen, ohne dass du den Vertrag später deswegen anfechten kannst. Außerdem kann die Frage als Indiz für eine Benachteiligung gelten. Bei einer Absage drohen dann Entschädigungsansprüche. Der Leitfaden enthält deshalb immer eine feste Liste der Themen, die du auslässt.
Notizen, Absage und Aufbewahrung
Schreib während des Gesprächs mit, aber nur, was die Person zu den Fragen sagt. Bemerkungen zu Aussehen, Akzent oder Familie gehören nicht in deine Notizen. Sie wären in einem Streit ein Problem. Nach dem Gespräch vergibst du die Punkte je Anforderung und notierst in einem Satz, warum.
Abgelehnte Bewerbende können Ansprüche nach dem AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen und danach klagen. Deshalb bewahren viele Firmen Unterlagen und Interviewnotizen rund sechs Monate nach der Absage auf und löschen sie dann. Länger brauchst du sie in der Regel nicht, es sei denn, die Person hat eingewilligt, im Bewerberpool zu bleiben.
Die Absage selbst sollte kurz und neutral sein. Nenne keine Gründe, die sich auf geschützte Merkmale beziehen könnten. Ein Satz wie "Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden, die besser zu den Anforderungen der Stelle passt" reicht.
So nutzt du den Generator
Der Generator schickt deine Eingaben an Claude (Anthropic) und bekommt einen strukturierten Leitfaden zurück. Wir speichern die Eingaben nicht. Gib keine Namen von Bewerbenden und keine Gesundheitsdaten ein. Die Rolle und die Anforderungen reichen völlig.
Lies die Fragen vor dem Einsatz. Streich, was nicht passt, und ergänze Fachfragen, die nur du stellen kannst, etwa zu einer bestimmten Software. Den Leitfaden kannst du kopieren, als Textdatei laden oder direkt drucken. Nimm ihn ausgedruckt ins Gespräch mit und nutz für jede Person ein eigenes Exemplar.
Wenn du mehrere Gespräche für dieselbe Stelle führst, ändere die Fragen zwischendurch nicht. Sonst kannst du die Antworten nicht mehr vergleichen. Fällt dir nach dem ersten Gespräch eine bessere Frage ein, nimm sie für alle Bewerbenden auf oder heb sie dir für die nächste Ausschreibung auf. Am Ende legst du die Bewertungen nebeneinander. Die Person mit der höchsten Summe ist nicht automatisch die richtige, aber du musst gut begründen können, warum du von der Reihenfolge abweichst.