Was in ein Kündigungsschreiben gehört
Eine ordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber braucht wenig Text. Pflicht ist die klare Erklärung, dass das Arbeitsverhältnis beendet wird, und zu welchem Termin. Dazu kommen Absender, Empfänger, Datum und die eigenhändige Unterschrift einer berechtigten Person. Eine Begründung ist bei der ordentlichen Kündigung nicht nötig und gehört in aller Regel nicht hinein. Was du schreibst, kann in einem Prozess gegen dich verwendet werden.
Der Generator ergänzt den Satz "hilfsweise zum nächstmöglichen Termin". Hast du dich bei der Frist verrechnet, endet das Arbeitsverhältnis dann zum richtigen späteren Termin, statt dass die Kündigung angreifbar wird. Außerdem enthält das Schreiben den Hinweis auf die Pflicht, sich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden. Diesen Hinweis sollst du nach § 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III geben.
Optional kommen hinzu: eine Freistellung, die Bitte um Rückgabe von Arbeitsmitteln, der Hinweis auf das Zeugnis und eine Empfangsbestätigung für die persönliche Übergabe. Bei einem Betriebsrat steht im Brief, dass er angehört wurde.
Schriftform: Papier und Kugelschreiber
Eine Kündigung muss nach § 623 BGB schriftlich erfolgen. Das bedeutet: ein Papierdokument, eigenhändig unterschrieben. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, SMS, WhatsApp, als PDF mit eingescannter Unterschrift oder mit qualifizierter elektronischer Signatur ist unwirksam. Das Arbeitsverhältnis läuft dann weiter, als hätte es die Kündigung nie gegeben.
Unterschreiben muss jemand, der die Firma vertreten darf. Das sind die Geschäftsführung, der Inhaber, eine Person mit Prokura oder die Personalleitung, wenn die Belegschaft weiß, dass sie kündigen darf. Unterschreibt jemand anderes, etwa eine Teamleitung, leg die Vollmacht im Original bei. Fehlt sie, kann die gekündigte Person die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, und du musst neu kündigen. Bis dahin läuft die Frist weiter.
Die Unterschrift muss den Namen erkennen lassen. Ein Kürzel oder eine Paraphe reicht nicht. Schreib den Namen der unterschreibenden Person zusätzlich in Druckbuchstaben darunter. Der Generator setzt dafür eine Zeile mit Name und Funktion.
Zugang: Nur was ankommt, zählt
Die Kündigungsfrist läuft ab dem Tag, an dem die Kündigung zugeht. Zugegangen ist sie, wenn sie so in den Machtbereich der Person gelangt, dass diese unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Bei persönlicher Übergabe ist das der Moment der Übergabe. Beim Einwurf in den Briefkasten ist es der Zeitpunkt, zu dem man üblicherweise den Briefkasten leert. Ein Einwurf am Abend gilt meist erst am nächsten Tag als zugegangen.
Im Streit musst du den Zugang beweisen. Die sicherste Methode ist die persönliche Übergabe vor Zeugen, idealerweise mit Empfangsbestätigung. Fast genauso gut ist ein Bote, der das Schreiben vorher liest, selbst kuvertiert, einwirft und Datum, Uhrzeit und Adresse protokolliert. Das Einwurf-Einschreiben beweist den Einwurf, nicht aber den Inhalt des Umschlags. Vom Übergabe-Einschreiben raten wir ab: Ist niemand zu Hause und holt die Person den Brief nicht ab, ist er nicht zugegangen.
Plane den Zugang deshalb mit Puffer, vor allem wenn es auf ein Monatsende ankommt. Der Generator zeigt dir neben dem Kündigungstermin auch die nächsten möglichen Termine und den jeweils spätesten Tag für den Zugang.
Die Kündigungsfrist nach § 622 BGB
Die Frist berechnet der Generator mit derselben Logik wie unser Kündigungsfrist-Rechner. In der Probezeit, höchstens in den ersten sechs Monaten, beträgt sie zwei Wochen zu jedem beliebigen Tag. Danach gilt die Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Ab zwei Jahren Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Frist für Kündigungen durch den Arbeitgeber auf einen Monat zum Monatsende, ab fünf Jahren auf zwei Monate und so weiter bis zu sieben Monaten ab zwanzig Jahren.
Alle Beschäftigungsjahre zählen, auch die vor dem 25. Geburtstag. Steht im Arbeitsvertrag eine längere Frist, etwa drei Monate zum Quartalsende, gilt die Frist, die zum späteren Termin führt. Ein Tarifvertrag darf eigene Fristen festlegen. Diese berechnet der Generator nicht, er warnt dich aber, wenn du angibst, dass einer gilt.
Fällt das Ende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich nicht. Die Regel des § 193 BGB gilt für Kündigungsfristen nicht. Das Arbeitsverhältnis endet am berechneten Tag.
Vor dem Kündigen prüfen
Bevor du das Schreiben aufsetzt, prüf drei Dinge. Erstens den Sonderkündigungsschutz. Schwangere und Mütter bis vier Monate nach der Geburt, Beschäftigte in Elternzeit oder Pflegezeit, schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen und Mitglieder des Betriebsrats sind besonders geschützt. Teils ist eine Kündigung nur mit vorheriger Zustimmung einer Behörde möglich, teils gar nicht. Der Generator verlangt deshalb eine Bestätigung, dass du das geprüft hast.
Zweitens den Betriebsrat. Gibt es einen, musst du ihn vor jeder Kündigung anhören und ihm die Gründe mitteilen (§ 102 BetrVG). Eine Kündigung ohne Anhörung ist unwirksam. Bei einer ordentlichen Kündigung hat er eine Woche Zeit zur Stellungnahme. Erst danach darf die Kündigung raus.
Drittens den Kündigungsschutz. Hast du mehr als zehn Beschäftigte und ist die Person länger als sechs Monate dabei, brauchst du einen Kündigungsgrund im Sinne des Kündigungsschutzgesetzes. Die gekündigte Person kann innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage erheben. Wer hier unsicher ist, sollte vor dem Brief mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt sprechen. Oft ist ein Aufhebungsvertrag oder ein Gespräch der bessere Weg.
Freistellung und Resturlaub
Mit der Kündigung kannst du die Person von der Arbeit freistellen, etwa wenn sie Zugriff auf Kundendaten hat oder die Stimmung im Team leidet. Die Vergütung zahlst du weiter. Eine widerrufliche Freistellung erlaubt dir, die Person zurückzuholen, wenn du sie brauchst. Urlaub kannst du in dieser Zeit aber nicht wirksam gewähren.
Willst du den Resturlaub mit der Freistellung verrechnen, muss sie unwiderruflich sein, und das Schreiben muss klar sagen, dass der Urlaub angerechnet wird. Am eindeutigsten ist es, die Zahl der Urlaubstage zu nennen. Ohne diese Klarheit kann die Person den Urlaub am Ende zusätzlich ausbezahlt verlangen. Arbeitsmittel wie Laptop, Telefon und Schlüssel forderst du bei einer Freistellung am besten zum Beginn der Freistellung zurück.