Wer Anspruch hat und wie lange
Wer wegen Krankheit arbeitsunfähig ist und daran keine Schuld trägt, bekommt bis zu 6 Wochen sein Entgelt weiter (§ 3 Abs. 1 EFZG). Das gilt für alle Beschäftigten: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, befristet und in der Probezeit. Die 6 Wochen sind 42 Kalendertage. Gezählt wird jeder Tag der Arbeitsunfähigkeit, auch Wochenenden, Feiertage und Tage, an denen die Person nach ihrem Dienstplan gar nicht arbeiten würde.
Für Teilzeitkräfte heißt das: Wer nur montags bis mittwochs arbeitet, verbraucht trotzdem 7 Tage pro Woche vom Anspruch. Bezahlt werden aber nur die Tage, an denen sie gearbeitet hätte. Auch eine Arbeitsunfähigkeit über den Jahreswechsel zählt einfach weiter; das Kalenderjahr spielt keine Rolle.
Wird jemand während der Arbeit krank und geht nach Hause, ist dieser Tag noch ein Arbeitstag mit normalem Lohn. Die 42 Tage beginnen dann erst am nächsten Tag. Im Rechner setzt du dafür den Haken bei "Am ersten Tag wurde noch gearbeitet".
Die Wartezeit von 4 Wochen
Der Anspruch entsteht erst nach 4 Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis (§ 3 Abs. 3 EFZG). Beginnt jemand am 01.03., besteht der Anspruch ab dem 29.03. Wer vorher krank wird, bekommt für diese Tage kein Entgelt vom Arbeitgeber, sondern Krankengeld von der Krankenkasse, wenn die Person gesetzlich versichert ist.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit über das Ende der Wartezeit hinaus, beginnt die Entgeltfortzahlung am ersten Tag nach der Wartezeit, und zwar für volle 6 Wochen. Die Tage in der Wartezeit werden nicht angerechnet. So hat es das Bundesarbeitsgericht entschieden (Urteil vom 26.05.1999, 5 AZR 476/98). Der Rechner zeigt die Tage in der Wartezeit getrennt an.
Eine Kündigung während der Wartezeit beendet den Anspruch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Kündigt der Arbeitgeber aber gerade aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit, bleibt der Anspruch nach § 8 EFZG über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus bestehen. Das gilt auch, wenn die Kündigung schon in der Wartezeit ausgesprochen wird.
Fortsetzungserkrankung: wann die 6 Wochen neu beginnen
Erkrankt jemand mehrmals an derselben Krankheit, werden die Zeiten zusammengerechnet. Die 42 Tage gelten dann für alle Episoden zusammen. Ein typisches Beispiel ist ein Rückenleiden mit mehreren Ausfällen im Jahr. Nach Ablauf der 42 Tage zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Es gibt zwei Ausnahmen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Erstens: Die Person war vor der neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens 6 Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig. Zweitens: Seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit sind 12 Monate abgelaufen. Dann gibt es wieder volle 6 Wochen. Der Rechner prüft beide Ausnahmen für jeden Zeitraum und nennt dir die Daten, ab denen wieder ein voller Anspruch besteht.
Unterschiedliche Krankheiten haben jeweils eigene 6 Wochen. Wer im Januar 3 Wochen mit einer Grippe fehlt und im April 5 Wochen mit einem Bänderriss, bekommt beide Male Entgeltfortzahlung in voller Länge.
Wenn du die Ursache nicht kennst
Auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung steht keine Diagnose. Ob dieselbe Krankheit vorliegt, weißt du als Arbeitgeber deshalb meist nicht. Du kannst bei der Krankenkasse nachfragen, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt. Die Kasse prüft das anhand der Diagnosen und teilt dir nur das Ergebnis mit, nicht die Krankheit selbst. In vielen Lohnprogrammen läuft diese Anfrage elektronisch über das Lohnbüro.
Bis die Antwort da ist, hilft die Option "Nicht sicher, ob es dieselbe Erkrankung ist". Der Rechner zeigt dann zwei Varianten: einmal als Fortsetzungserkrankung, einmal als neue Krankheit. So siehst du, um wie viele Tage es geht. Im Streit muss übrigens die beschäftigte Person darlegen, dass keine Fortsetzungserkrankung vorliegt, wenn der Arbeitgeber das bestreitet.
Neue Krankheit während einer laufenden Krankschreibung
Kommt während einer Arbeitsunfähigkeit eine zweite Krankheit hinzu, verlängert das die 6 Wochen nicht. Es bleibt ein einziger Verhinderungsfall, und die 42 Tage zählen ab dem ersten Tag weiter. Erst wenn die erste Arbeitsunfähigkeit beendet war und danach eine neue Krankheit beginnt, entsteht ein neuer Anspruch.
Heikel ist der direkte Anschluss: Die erste Krankschreibung endet am Freitag, die zweite beginnt am Montag mit einer anderen Diagnose. Das Bundesarbeitsgericht verlangt in solchen Fällen, dass die Person nachweist, dass die erste Arbeitsunfähigkeit wirklich vor Beginn der zweiten beendet war. Liegt kein Arbeitstag dazwischen, rechnet der Rechner beide Krankschreibungen deshalb als einen Fall mit einmal 6 Wochen (BAG, 11.12.2019, 5 AZR 505/18). Kläre Ausnahmen mit Lohnbüro oder Krankenkasse.
Ein Beispiel aus dem Betrieb
Eine Lageristin ist seit 2024 im Betrieb. Sie fehlt vom 05.01. bis 30.01.2026 wegen eines Rückenleidens, das sind 26 Kalendertage. Am 02.03.2026 wird sie wegen desselben Leidens erneut krankgeschrieben, diesmal bis 31.03.2026. Zwischen beiden Zeiträumen liegen keine 6 Monate, und 12 Monate seit dem 05.01. sind auch nicht vergangen. Es handelt sich also um eine Fortsetzungserkrankung.
Von den 42 Tagen sind 26 verbraucht, es bleiben 16. Die Entgeltfortzahlung läuft deshalb vom 02.03. bis 17.03.2026. Ab dem 18.03. zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Wird sie im Juni wegen einer Grippe krank, beginnt für diese neue Krankheit ein eigener Anspruch über 42 Tage. Genau diese Rechnung zeigt dir der Rechner Zeile für Zeile, damit du sie an dein Lohnbüro weitergeben kannst.
Was es kostet und was du zurückbekommst
Fortgezahlt wird das Entgelt, das die Person in dieser Zeit verdient hätte (§ 4 EFZG). Regelmäßige Zuschläge gehören dazu, Überstundenvergütung nicht. Die genaue Berechnung macht dein Lohnbüro. Für die Planung reicht oft die Faustregel: 6 Wochen Ausfall kosten rund 1,4 Monatsgehälter plus Arbeitgeberanteile.
Firmen mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten nehmen am Ausgleichsverfahren U1 teil (§ 1 AAG). Sie zahlen eine Umlage an die Krankenkassen und bekommen dafür einen Teil der Entgeltfortzahlung erstattet. Wie hoch die Erstattung ist, hängt vom Satz ab, den du bei der jeweiligen Kasse gewählt hast; die Satzungen erlauben Sätze zwischen 40 und 80 Prozent. Den Antrag stellst du nach jedem Krankheitsfall, meistens über das Lohnprogramm.
Fällt jemand innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen aus, ob am Stück oder in mehreren Zeiten, musst du ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Diese Grenze ist unabhängig von der Entgeltfortzahlung: Hier zählen alle Krankheitstage, auch wenn sie verschiedene Ursachen haben.