Gesetzlicher Mindesturlaub und Mehrurlaub
Das Bundesurlaubsgesetz garantiert 24 Werktage im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, das Gesetz rechnet also mit einer 6-Tage-Woche. Umgerechnet auf die übliche 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage. Weniger darf kein Vertrag vorsehen.
Die meisten Verträge geben mehr, oft 25 bis 30 Tage. Der Teil über dem gesetzlichen Minimum heißt Mehrurlaub. Für ihn darfst du im Vertrag eigene Regeln treffen, etwa zur anteiligen Kürzung bei Austritt oder zum Verfall. Der gesetzliche Teil ist dagegen geschützt. Der Rechner weist beide Teile deshalb getrennt aus.
Urlaub bei Teilzeit richtig umrechnen
Teilzeitkräfte bekommen Urlaub im Verhältnis ihrer Arbeitstage. Die Formel: vertraglicher Jahresurlaub mal Arbeitstage pro Woche geteilt durch die Bezugstage der Woche. Bei 30 Tagen in der 5-Tage-Woche und 3 Arbeitstagen pro Woche sind das 30 mal 3 geteilt durch 5, also 18 Urlaubstage. Damit hat die Person genauso viele Wochen frei wie eine Vollzeitkraft, nämlich 6.
Die Stundenzahl spielt dafür keine Rolle. Gezählt werden Arbeitstage, und jeder Tag mit Arbeit zählt voll. Wer an 5 Tagen je 4 Stunden arbeitet, hat denselben Anspruch in Tagen wie eine Vollzeitkraft. Ein halber Arbeitstag kostet deshalb einen ganzen Urlaubstag. Wer an 2 Tagen je 10 Stunden arbeitet, hat weniger Tage, aber jeder Urlaubstag deckt 10 Stunden ab.
Bei Minijobs gilt dieselbe Rechnung. Wer auf 603-Euro-Basis an 2 Tagen pro Woche arbeitet, hat bei 30 Tagen Vollzeiturlaub Anspruch auf 12 Urlaubstage im Jahr. Viele Arbeitgeber vergessen das, und der Urlaub wird beim Austritt dann als Abgeltung fällig.
Bei wechselnden Wochen, etwa 2 und 3 Tage im Wechsel, nimmst du den Durchschnitt: 2,5 Tage. Ergibt die Umrechnung einen Bruchteil, etwa 16,8 Tage, schreibt das Gesetz keine Rundung vor. Der Rechner rundet trotzdem auf den nächsten vollen Tag auf, hier auf 17. Das ist eine freiwillige Regel zugunsten der Mitarbeitenden, damit du keine Bruchteile in Stunden abrechnen musst.
Eintritt im Lauf des Jahres: Wartezeit und Teilurlaub
Den vollen Jahresurlaub gibt es erst nach 6 Monaten Beschäftigung (§ 4 BUrlG). Wer am 1. Juli anfängt, erfüllt diese Wartezeit mit Ablauf des 31. Dezember und hat deshalb im Eintrittsjahr Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Das überrascht viele Arbeitgeber, folgt aber direkt aus dem Gesetz.
Wer später anfängt, erfüllt die Wartezeit im Eintrittsjahr nicht. Dann gibt es für jeden vollen Monat der Beschäftigung ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 Abs. 1 a BUrlG). Volle Monate zählen ab dem Eintrittstag, nicht nach Kalendermonaten. Beginnt jemand am 15. August, sind bis zum Jahresende 4 volle Monate erreicht: 15. August bis 14. September, dann bis 14. Oktober, 14. November und 14. Dezember.
Ergibt der Teilurlaub einen Bruchteil von mindestens einem halben Tag, muss auf einen vollen Tag aufgerundet werden (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Aus 12,5 Tagen werden 13. Für kleinere Bruchteile verlangt das Gesetz keine Aufrundung, abrunden darfst du sie aber auch nicht. Der Rechner rundet deshalb jeden Bruchteil auf den nächsten vollen Tag auf, aus 8,33 Tagen werden 9. Das ist eine freiwillige Regel, die für die Mitarbeitenden günstiger ist als das Gesetz und Bruchteile ganz vermeidet. Im Rechenweg siehst du immer den exakten und den aufgerundeten Wert.
Hat die Person im selben Jahr schon bei einem früheren Arbeitgeber Urlaub bekommen, wird dieser angerechnet (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Lass dir die Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers zeigen.
Austritt im Lauf des Jahres
Scheidet jemand in der ersten Jahreshälfte aus, also bis einschließlich 30. Juni, gibt es ein Zwölftel je vollem Monat (§ 5 Abs. 1 c BUrlG). Bei Austritt zum 31. März sind das 3 Zwölftel, bei 30 Tagen Jahresurlaub 7,5 Tage, aufgerundet 8.
Scheidet jemand nach dem 30. Juni aus und war schon mindestens 6 Monate beschäftigt, bleibt der volle gesetzliche Mindesturlaub erhalten. Das gilt schon bei einem Austritt zum 1. Juli. Den vertraglichen Mehrurlaub darfst du nur anteilig kürzen, wenn der Vertrag das ausdrücklich vorsieht. Steht dort nichts, folgt der Mehrurlaub dem Gesetz und bleibt voll bestehen. Mit Kürzungsklausel rechnet der Rechner den Mehrurlaub getrennt mit einem Zwölftel je vollem Monat und rundet Bruchteile auf volle Tage auf.
Urlaub, der bis zum Ende nicht mehr genommen werden kann, wird ausgezahlt (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Beim Austritt stellst du außerdem eine Urlaubsbescheinigung über gewährten und abgegoltenen Urlaub aus (§ 6 Abs. 2 BUrlG).
Wechsel zwischen Voll- und Teilzeit
Ändert sich die Zahl der Arbeitstage im Lauf des Jahres, wird der Urlaub abschnittsweise berechnet. Für die Zeit vor dem Wechsel gilt die alte Verteilung, danach die neue. Urlaub, der vor einem Wechsel in Teilzeit entstanden ist, darf nicht nachträglich gekürzt werden. Das haben der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht klargestellt.
Der Rechner gewichtet die Arbeitstage nach Kalendertagen vor und nach dem Wechsel. Das ist eine gute Näherung. Hat die Person vor dem Wechsel schon Urlaub genommen oder geht es um größere Beträge, rechne die beiden Abschnitte zur Sicherheit einzeln nach.
Zusatzurlaub bei Schwerbehinderung und Verfall
Schwerbehinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 haben Anspruch auf 5 Arbeitstage Zusatzurlaub im Jahr (§ 208 SGB IX). Arbeiten sie mehr oder weniger als 5 Tage pro Woche, ändert sich der Zusatzurlaub entsprechend. Bei 3 Arbeitstagen sind es 3 Tage. Gleichgestellte haben keinen Anspruch auf Zusatzurlaub. Wird die Schwerbehinderung erst im Lauf des Jahres festgestellt, gibt es ein Zwölftel je vollem Monat.
Urlaub verfällt grundsätzlich am Jahresende, bei Übertragung spätestens am 31. März des Folgejahres. Das gilt aber nur, wenn du die Person rechtzeitig und konkret auf ihren Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hast. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaub bestehen, auch über Jahre. Plane den Hinweis deshalb fest im Herbst ein.
Beispiele aus dem Alltag
Eine Bürokraft arbeitet 3 Tage pro Woche, der Vertrag sieht 28 Tage bei 5-Tage-Woche vor. Ihr Anspruch: 28 mal 3 geteilt durch 5, also 16,8 Tage. Gesetzlich garantiert sind davon 12 Tage, der Rest ist Mehrurlaub. Der Rechner rundet freiwillig auf 17 Tage auf, damit keine 0,8 Tage in Stunden abgerechnet werden müssen. Nach dem Gesetz allein müsstest du die 0,8 Tage als Stunden gewähren, bei 8 Stunden pro Arbeitstag also 6,4 Stunden.
Ein Lagermitarbeiter beginnt am 15. August mit 30 Tagen Jahresurlaub in Vollzeit. Bis Jahresende sind 4 volle Monate erreicht, das ergibt 10 Tage. Im Folgejahr hat er den vollen Anspruch, weil die Wartezeit dann im Februar erfüllt ist.
Eine Teamleiterin mit 30 Tagen kündigt zum 30. September. Ihr Vertrag kürzt den Mehrurlaub anteilig. Der gesetzliche Teil von 20 Tagen bleibt voll, weil sie nach dem 30. Juni ausscheidet. Vom Mehrurlaub stehen ihr 10 mal 9 geteilt durch 12 zu, also 7,5 Tage. Aufgerundet sind das 8, zusammen 28 Tage. Ohne Kürzungsklausel hätte sie Anspruch auf alle 30 Tage.