KI und Datenschutz

Die KI in Lintelly entscheidet nichts über Menschen. Sie formuliert Entwürfe, beantwortet Fragen und liest Dokumente. Jedes Ergebnis prüft ein Mensch, bevor es wirkt. Zeugnisse, Abmahnungen und Fristen kommen nie von der KI, sondern aus geprüften Vorlagen und festen Regeln.

Diese Seite beschreibt die Lintelly-Software, mit der deine HR-Leitung und deine Führungskräfte arbeiten. Für die kostenlosen Tools auf dieser Website gilt die Datenschutzerklärung.

• „Frag Lintelly“ beantwortet Fragen der Geschäftsführung und der HR-Leitung aus euren Firmendaten und eurem Handbuch. Jede Antwort trägt den Hinweis „Von einer KI geschrieben“.
• Entwürfe für frei formulierte Briefe, etwa einen Glückwunsch zum Firmenjubiläum oder das Angebot einer Festanstellung an einen Freelancer.
• Überarbeiten eines Entwurfs, wenn die HR-Leitung einen Kommentar dazu schreibt.
• Zerlegen einer Lohnnachricht in einzelne Felder, zum Beispiel „ab 1. November 200 Euro mehr“.
• Rechtschreibung und klare Sätze in Textfeldern, auf Knopfdruck.
• Lesen von PDFs für die Personalakte. Die KI schlägt Werte vor und belegt jeden mit einem wörtlichen Zitat aus dem Dokument. Diese Funktion ist ab Werk ausgeschaltet.

Alles, was rechtlich feststeht, läuft über feste Regeln und geprüfte Vorlagen: Fristen und Risiken, Verträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Einladungen zum BEM, der Lohn-Input an dein Lohnbüro, Meldungen bei Unfällen und Datenpannen und die tägliche Zusammenfassung. Zeugnisse, Abmahnungen und BEM-Einladungen überarbeitet die KI auch auf Kommentar nicht.

Immer ein Mensch. Ein Entwurf wird erst zum Dokument, wenn die HR-Leitung jeden Prüfpunkt bestätigt und ihn freigegeben hat. Eine Lohnänderung geht erst nach Freigabe an das Lohnbüro. Fragen zu Kündigung, Abmahnung, Gehalt, Konflikten, Gesundheit oder Schwangerschaft gehen ohne KI direkt an die HR-Leitung. Ob eine Maßnahme rechtlich zulässig ist, bewertet die KI nie.

Lintelly trifft damit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Software bewertet keine Leistung, kein Verhalten und keine Gesundheit einzelner Personen und gibt keine Prognosen über Mitarbeitende ab.

Gesundheitsdaten einzelner Personen, Krankmeldungen, Schwangerschaft und Mutterschutz und Schwerbehinderung gehen nie an die KI. Fragen zu Religion, Herkunft, politischer Meinung, Gewerkschaft oder sexueller Orientierung (Art. 9 DSGVO) leitet Lintelly ohne KI an die HR-Leitung weiter.

Auch sonst bekommt die KI nur, was sie für die eine Aufgabe braucht. Bei einer Frage zum Resturlaub sind das Namen und Urlaubstage, keine Gehälter. Gehälter sieht die KI nur, wenn die fragende Person sie sehen darf und ausdrücklich nach Geld fragt. Der Lohn-Assistent bekommt Namen, keine Gehälter.

• Jede KI-Funktion lässt sich einzeln ausschalten. Dann gilt der Weg ohne KI: Vorlage, feste Regel oder die Frage geht an die HR-Leitung.
• Hat deine Firma einen Betriebsrat und noch keine Betriebsvereinbarung zur KI, sind alle KI-Funktionen aus (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
• Jeder KI-Aufruf steht mit Zeitpunkt, Zweck und Modell im Protokoll, ohne den Inhalt. So sieht deine Firma, wann die KI gearbeitet hat, ohne dass Personaldaten im Protokoll landen.

Eine Antwort, die eine Zahl enthält, die nicht in euren Daten steht, verwirft Lintelly und gibt die Frage an die HR-Leitung. Die KI rechnet nicht selbst, Summen und Quoten kommen fertig aus der Software. Beim Lesen von PDFs fliegt jeder Wert raus, der nicht wörtlich im Dokument steht.

Texte aus Dokumenten und Nachrichten behandelt Lintelly als Daten, nie als Anweisung an die KI. Ein präpariertes Dokument kann die KI also nicht dazu bringen, Daten anderer Personen herauszugeben. Links in KI-Antworten entfernt die Software, wenn sie nicht aus euren Daten stammen.

Die Software nutzt Claude der Anthropic, PBC (USA) über die Programmierschnittstelle. Nach den Bedingungen für diese Schnittstelle nutzt Anthropic die Daten nicht zum Training seiner Modelle. Vor dem Start mit echten Personaldaten schließen wir den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für die Software ab und tragen hier ein, in welcher Region Anthropic die Daten verarbeitet und auf welcher Grundlage sie in die USA übermittelt werden.

Die EU-Regeln für Hochrisiko-KI im Personalbereich gelten ab dem 2. Dezember 2027. Hochrisiko sind dort Systeme, die Bewerbungen auswählen oder über Beförderung, Kündigung oder Aufgaben entscheiden oder Leistung und Verhalten bewerten. Nichts davon macht die KI in Lintelly. Nach unserer eigenen Einordnung ist die Software deshalb kein Hochrisiko-KI-System. Vor dem Start mit echten Personaldaten lassen wir diese Einordnung von einer Kanzlei prüfen.

Schon heute gilt die Pflicht, KI-Antworten als solche erkennbar zu machen. Antworten von „Frag Lintelly“ tragen dafür den Hinweis „Von einer KI geschrieben“. Bevor eine neue Funktion Personen bewertet oder auswählt, prüfen wir die Einordnung neu.

Wenn du für deine Firma, deinen Betriebsrat oder deinen Datenschutzbeauftragten mehr Details brauchst, oder wenn dir eine Sicherheitslücke auffällt, schreib an nick@lintelly.com.